Es stellen sich Fragen, unter welcher Telefonnummer die dezentralen Mitarbeiter erreichbar sind oder wie sie untereinander kommunizieren können. Die Antwort auf dieses Thematik heisst Voice over IP – Telefonie über das Datennetz.
Beispiel aus der Praxis
Fusionen sind nicht nur bei Grossunternehmen ein Thema – auch kleinere Organisationen sind davon betroffen. So entstand zum Beispiel Anfang 2009 die Spitex Sense. Drei Spitex-Organisationen und die Mütter- und Väterberatung des Sensebezirks wurden zusammengeführt. Die drei Standorte und die Heimarbeitsplätze der Beratungsstelle blieben aber bestehen. Neu hinzu kam eine Geschäftsstelle in Tafers. Durch den Zusammenzug stand die Spitex Sense vor einer Herausforderung: Wie konnten die verschiedenen Standorte, die Heimarbeitsplätze und die Geschäftsstelle am besten miteinander vernetzt werden. «Wir wollten von Anfang an als eine Organisation wahrgenommen werden und nur noch eine Telefonnummer gegen aussen kommunizieren», sagt Hugo Baeriswyl, Geschäftsleiter der Spitex Sense. Um die passende Lösung zu finden, zog Baeriswyl die Firma H. Lauenstein AG bei. Der Telematik-Spezialist beriet die Spitex Sense in allen relevanten Fragen. Nach einigen Beratungsgesprächen wurde die Lösung gefunden: Es sollte eine «Voice over IP»-Telefonie-Lösung werden. «Damit wird nicht nur unser aktuelles Bedürfnis erfüllt. Wir setzen mit der zukunftsträchtigen Lösung auch den Grundstein für weitere organisatorische Anpassungen», sagt Hugo Baeriswyl.
Flexibel und ausbaufähig
Voice over IP-, kurz VoIP-Lösungen sind dank ihrer Technologie flexibel und ausbaufähig. Bei VoIP wird die Sprache in Datenpakete aufgeteilt und über eine auf dem Internet Protocol (IP) basierenden Datenleitung übertragen. Für die Übertragung werden geschlossene und sichere Datennetze verwendet. Es braucht also keinen herkömmlichen Telefonanschluss mehr − nur noch eine Internetverbindung mit entsprechender Bandbreite. So sind auch die verschiedenen Standorte der Spitex Sense nicht über Telefonleitungen miteinander verbunden, sondern über Datenleitungen. Die Telefonanlage wird virtuell im Netz bereitgestellt und betrieben.
Wenn nun ein Kunde die Spitex Sense anruft, wird der Anruf auf der Geschäftsstelle in Tafers entgegengenommen und anschliessend zum entsprechenden Aussenstandort weitergeleitet. So kann sichergestellt werden, dass immer eine Person das Telefon abnimmt und nicht ein Telefonbeantworter, wie es bisher an den Aussenstandorten oft der Fall war. Allerdings hätten sich die Kunden erst daran gewöhnen müssen, dass sie nicht mehr direkt am richtigen Ort landen, sondern von einer Zentrale weiterverbunden würden, erklärt Hugo Baeriswyl. Sowohl für die Organisation als auch für die Kunden sei es unter dem Strich jedoch ein klarer Vorteil, nur noch eine zentrale Telefonnummer zu brauchen. Zudem hätten die Heimarbeiterinnen der Mütter- und Väterberatung nun Telefonnummern, die in den Nummernblock der Spitex passen und nicht mehr total unterschiedlich sind. «So werden sie als Teil der Organisation wahrgenommen. Das gibt ein besseres und professionelleres Bild gegen aussen ab», sagt Baeriswyl.
