Flexibel arbeiten – also unabhängig von einem bestimmten Ort oder fixen Uhrzeiten – bringt entscheidende Vorteile im Geschäftsleben. Kundenanfragen können professionell von unterwegs beantwortet und Anpassungen an einem Dokument gleich beim Kunden oder Partner vor Ort vorgenommen werden. Ermöglicht wird diese Flexibilität dank modernen Technologien – etwa einem mobilen Internetzugang, einer Business-Telefonie-App oder einer Datenablage für das Team in der Cloud.
Festnetznummer immer dabei
Im Geschäftsalltag ist das Festnetztelefon das zentrale Kommunikationsmittel. Im Business gehört eine Festnetznummer nach wie vor zum guten Ton: Es wirkt seriöser, wenn eine Firma übers Festnetz statt bloss unter einer Mobilnummer erreichbar ist. Die klassische Festnetztelefonie zeichnet sich aber nicht durch Flexibilität aus. Telefonate sind nur über den fixen Apparat im Büro möglich. Vor allem in kleinen Betrieben ohne Sekretariat bleibt man ans Büro gefesselt, obwohl man eigentlich schon längst zum nächsten Termin unterwegs sein sollte. Die Festnetznummer lässt sich zwar manuell aufs Mobiltelefon umleiten, aber nur solange man noch im Büro ist.
Mit der Umstellung auf die zukunftsorientierte IP-Technologie gehört dieses umständliche Umleiten der Vergangenheit an. Denn dank IP wird das Festnetz mobil. Unternehmen wie Swisscom bieten eine Business-Telefonie-App an, mit der sich die Festnetznummer individuell und bequem verwalten lässt. Eingehende Festnetzanrufe werden automatisch auf das Smartphone geleitet. Ausgehende Telefonate bis hin zur Telefonkonferenz mit mehreren Teilnehmern tätigen die Mitarbeitenden direkt vom Mobiltelefon, und zwar mit der Festnetznummer des Büros.
Kunden und Geschäftspartner merken keinen Unterschied, egal ob man vom Büro, von der Baustelle, vom Kundenbesuch oder von zu Hause aus anruft: Alle Anrufe erfolgen über die Festnetznummer. Das Festnetz ist folglich immer dabei, kein Anruf geht mehr ins Leere – und wenn doch einmal niemand erreichbar ist, kann später vom Smartphone aus mit der Festnetznummer zurückgerufen werden. Gleichzeitig ist damit die Privatsphäre gewahrt, weil die Mobilnummer privat bleibt. Und die Mitarbeitenden haben stets die volle Kontrolle, denn sie steuern via Business-Telefonie-App individuell, wo und wie sie erreichbar sind.
Zusammenarbeit leicht gemacht
Es ist üblich, Dokumente aller Art, vom Projektkonzept in Word bis zur Preisliste im Excel-Sheet, auf einem Server abzulegen. Steht dieser in der Firma, wird es spätestens dann problematisch, wenn die Mitarbeitenden nicht im Büro arbeiten. Typischerweise lädt man sich vor dem Kundenbesuch noch rasch die letzte Version auf den Laptop, oder man druckt das Nötigste aus und nimmt das Papier zum Feldeinsatz mit. In der Hitze des Gefechts erwischt man zudem vielleicht die falsche Version, oder ein wichtiges Dokument geht vergessen. Und die Geschichte geht weiter: Während der Aussendienstler auf dem Weg zum Kunden oder der Handwerker unterwegs auf die Baustelle ist, werden im Büro neue Preise festgelegt. Oder es gibt eine Änderung an den Plänen.
Solche wichtigen Updates bekommt man nicht mit, wenn nicht alle Unterlagen immer auf dem neuesten Stand sind. Eine gemeinsame, digitale Dokumentenablage in der Cloud beseitigt diese Nachteile. Das mobile Büro wird zur Realität. Alle Teammitglieder haben von überall her Zugriff auf die neuesten Versionen. Die Daten sind immer aktuell. Verschiedene Teammitglieder können am gleichen Dokument arbeiten. Sie müssen keine Änderungen mehr hin- und hermailen und dabei Gefahr laufen, ein wichtiges Update aus den Augen zu verlieren. Externe Geschäftspartner sowie Kunden können via Einladung ebenfalls eingebunden werden. Die Daten liegen verschlüsselt im Rechenzentrum des Cloud-Anbieters und können nur von berechtigten Nutzern gelesen und bearbeitet werden.
