Die zehn wichtigsten Punkte bei der Migration von Office 2010 und Windows 7

Die Performance des neuen Betriebssystems, wenn die 64-Bit-Variante von Windows 7 eingesetzt wird, ist deutlich besser als jene von Windows XP mit SP 3 oder Windows Vista. Die Benutzeroberfläche von Office 2010 ist innovativ und vermag zu begeistern. Also ist es weniger eine Frage, ob migriert werden soll, sondern: wann und wie. Mit der Überprüfung der Hardware-Anforderungen, Software-Kompatibilitäten, Migrations- und Rollout-Planung und Benutzerschulungen kommt im Zuge der Migration auf die IT-Verantwortlichen eine Menge Arbeit zu. Welches ist das optimale Vorgehen, worauf muss man achten, woran könnte die Migration scheitern? Wie werden die Benutzer am effizientesten und besten geschult? Im Folgenden sind die zehn wichtigsten Punkte aufgelistet, die bei einer Migration auf Office 2010 / Windows 7 unbedingt zu beachten sind. Die Punkte sind nicht theoretisch, sondern entspringen persönlichen Erfahrungen des Autors in zahlreichen Projektbegleitungen als IT-Berater.

1. Welche Office-Version?

Vorerst sollte man sich Gedanken darüber machen, welche Office-Version für das Unternehmen die richtige ist: die 32- oder die 64-BitVersion. Wird bei Windows 7 aus Gründen der Performance die 64-Bit-Version empfohlen und für die Nutzung von mehr als 4 GB RAM zwingend, gilt dies für Office 2010 nicht, im Gegenteil. Wird die 64-Bit-Version von Office 2010 eingesetzt, sind gewisse Inkompatibilitäten programmiert – Microsoft rät davon ab. Der Einsatz der 64-Bit-Version ist nur bei speziellen Bedürfnissen wie beispielsweise der Datenanalyse von Millionen von Datensätzen in Excel 2010 zu prüfen.

2. Konzept ist nötig

Office 2010 mit all seinen Möglichkeiten verlangt nach einem durchdachten Konzept, was bei früheren Versionen nicht immer zwingend nötig war. Deshalb sollte man sich vorgängig mit den technischen und funktionellen Änderungen von Office 2010 vertraut machen und dann den Einsatz im Unternehmen bestimmen.

Die generellen Neuerungen sind unter folgendem Link zu finden: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc178954.aspx

Product und Feature Changes unter: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc178980.aspx

Der Wechsel der Dateiformate und das Wegfallen gewisser Funktionalitäten (resp. wie diese ersetzt werden können) sollten ebenso Bestandteil des Konzepts sein wie die Frage, ob ein Upgrade oder eine Neuinstallation in Betracht gezogen werden soll. Wichtig ist das Bewusstsein, dass dieses Konzept der Grundstein einer reibungslosen Migration ist. Das Investment lohnt sich.

3. Inventarisierung und Tests

Bestehende Dokumente und Office-Lösungen müssen auf Kompatibilitätsprobleme mit Office 2010 inventarisiert und getestet werden. Dazu stehen viele kostenlose Microsoft-Werkzeuge zur Verfügung, zum Beispiel:

• Microsoft Assessment and Planning Toolkit (MAP)
• Office Migration Planning Manager (OMPM)
• Office Code CompatibilityInspector (OCCI)
• Office Environment Assessment Tool (OEAT).

Diese im Vorfeld durchgeführten Tests ersparen später möglichen Ärger. Gleichzeitig verschafft man sich mit der Inventarisierung einen Überblick über seine Office-Landschaft.

8. Anpassung der Oberfläche

Eines der herausragenden Merkmale von Office 2010 ist die komplett neue Benutzeroberfläche, die das Arbeiten zum spielerischen Erlebnis mit hoher Effizienz macht. Die neue Benutzeroberfläche lässt sich an die Bedürfnisse anpassen, und in den vorhandenen Vorlagen und Office-Lösungen lassen sich die alten Menus und Symbolleisten durch die neuen Elemente der Office-2010-Oberfläche ersetzen. Dazu gehören das Anpassen der Ribbons, der Quick Access Toolbar, der «Backstage» sowie des Kontextmenus.

9. Neue Vorlagen

Es empfiehlt sich, die Möglichkeiten des neuen Office voll auszuschöpfen und in den verschiedenen Office-2010-Produkten neue Vorlagen mit den Möglichkeiten für bessere und einfacher zu bedienende Elemente zu erstellen: Content Controls in Word, Vorlagenmaster und Layouts in PowerPoint, PowerPivot in Excel.

10. Schulung

Eine erfolgreiche Migration hängt ganz wesentlich von der Akzeptanz der Benutzer ab. Die Mitarbeitenden müssen auf die bevorstehende Migration und die dadurch einhergehenden Änderungen vorbereitet werden: Die Veränderungen der Benutzeroberfläche, die neuen Sicherheitsmechanismen und die möglicherweise abgeänderten Office-Anwendungen können viele Fragen aufwerfen, auf die man vorbereitet sein muss. Die Inhalte der einzelnen Schulungen sollen firmenspezifisch zusammengestellt und mit eigenen Besonderheiten ergänzt sein.

IT-Kompetenz testen

Als hilfreich zu Beginn der Lektionen haben sich Tests erwiesen, mit denen sich feststellen lässt, wie es um die IT-Kompetenz der Mitarbeitenden steht. Anhand der Resultate lassen sich individuelle Schulungen festlegen. Neben Standardangeboten für Endbenutzer können ausgewählte Mitarbeiter schon vor der Migration zu Power Usern ausgebildet werden. Diese können dann als erste Support-Anlaufstelle die weiteren Mitarbeitenden während des Rollouts unterstützen. Als nützlich haben sich auch Kurse für Supporter erwiesen, die sich vorgängig zu Systembetreuern ausbilden lassen können. Ebenfalls hilfreich ist die Möglichkeit des E-Learnings. Mitarbeiter rufen die E-Learning-Module entweder an ihrem Arbeitsplatz oder von zu Hause aus auf und erlernen neue Inhalte selbstständig. Die Module sollen vor dem Start der Schulung ausgewählt und individuell zusammengestellt werden können. So erhält jeder Benutzer exakt die Schulungsinhalte, die er in seiner täglichen Arbeit benötigt.

Wer nicht auf eine grosse IT-Abteilung zurückgreifen kann, kann sich an einen unabhängigen Partner wenden, der die Migration begleitet. Solch ein Partner sollte das Unternehmen dabei unterstützen, einen individuellen Migrationsweg sowie ein Rollout der Schulung festzulegen.