Die versteckten Kosten im Homeoffice vermeiden

Die Schweiz gehörte bei hybriden Arbeitsmodellen nicht zu den Early Adoptern. Viele Arbeitgeber zeigten sich lange zurückhaltend, obwohl sich die An­gestellten zunehmend für flexibles Ar­beiten interessierten. Die Corona-Pandemie hat die Sichtweise der Unternehmen ­verändert: Aus der langsamen Entwicklung an Homeoffice-Modellen wurde ein Schnellzug. Firmen sahen sich quasi über Nacht gezwungen, ihren Mitarbeitenden ein Büro zu Hause einzurichten.

Der UCC-Boom

Um die interne Kommunikation sicher­zustellen, entschieden sich viele Unter­nehmen zu Beginn der Pandemie, eine ­virtuelle Telekommunikations- und Kooperationslösung (UCC – Unified Com­munications and Collaboration) wie beispielsweise Microsoft Teams einzuführen. 2020 erlebte der Schweizer Markt für UCC einen regelrechten Boom: Wie der Markt für Tablets oder Laptops profitierte er von der Pandemie. Gemäss Zahlen des Marktforschungsunternehmens Context verzeichnete der UCC-Markt in der Schweiz gar das zweitgrösste Wachstum in Westeuropa. Nur Dänemark erzielte ­einen höheren Umsatz. Mit Lösungen wie Microsoft Teams konnten die Firmen nicht nur die interne Kommunikation ­verbessern, sondern ihre Mitarbeitenden im Homeoffice auch an das Telefonienetz der Firma anbinden. Dabei war und ist die Wahl der richtigen Telefonielösung entscheidend. Denn vielen Unternehmen ist nicht bewusst, dass im Homeoffice ­versteckte Kosten anfallen können. 

Unterschiedliche Kosten

Als Telefonie-Provider sehen wir drei Phasen, die Firmen bei der Etablierung einer besseren Vernetzung von Angestellten im Homeoffice typischerweise durchlaufen haben. In der ersten Phase der ­Corona-Pandemie verwendeten Unternehmen primär die zur Verfügung stehende Infrastruktur. Die Mitarbeitenden nutzten ihre Firmenlaptops von zu Hause aus und ergänzten diese mit ihren privaten Telefonanschlüssen oder Mobiltele­fonen. Statt über das interne Firmennetz wurde extern kommuniziert und telefoniert. Die Rechnungen für diese Anrufe mussten die Arbeitgeber begleichen, was die Telekommunikationskosten bei vielen Firmen enorm in die Höhe trieb.

In der zweiten Phase nahm eine Mehrheit der KMU eine UCC-Plattform in Betrieb. In den meisten Fällen war das Microsoft Teams, das damit mittlerweile zur dominierenden Plattform geworden ist. Mit der Etablierung von UCC-Lösungen konnten Firmen ihre Kommunikation vereinfachen. Die Videokonferenz etablierte sich in dieser Phase als Alternative zu physischen Meetings und konnte diese in vielen Be­reichen ersetzen. Bei zahlreichen Firmen ­wurden Videocalls durch die Pandemie zu ­einer Selbstverständlichkeit. Gleichzeitig sparten sie durch die Einführung auch Kosten ein, da bei der internen Kommunikation die Telefonkosten wegfielen.

Aktuell befinden wir uns in der dritten Phase. Diese beinhaltet die Integration der UCC-Lösung in die übrige IT-Struktur der Firma – insbesondere in die bestehende Telefonanlage – sowie die Vernetzung des Unternehmens mit Kunden und externen Partnern. Firmen wollen die Vorteile einer Kooperationsplattform wie Microsoft Teams nicht nur für die interne Kommunikation nutzen, sondern auch, um mit externen Kundinnen und Partnern zu kommunizieren. 

Die richtige Lösung finden

Hier gilt es, genau hinzuschauen und die verschiedenen Möglichkeiten gegeneinander abzuwägen. Denn die Wahl der Integrationsart kann einen grossen Einfluss auf die Telekommunikationskosten eines KMU haben. Diese lassen sich in verschiedene Kategorien aufteilen. Da sind zum einen die Kosten für den Betrieb der unterschiedlichen IT-Infrastrukturen. Dabei stellt sich die Frage, ob die Einführung ­einer UCC-Lösung die ­bestehende In­frastruktur beeinflusst oder ob die neue Lösung noch «on-top» hin­zukommt. 

Eine UCC-Anlage wie Microsoft Teams ist in der Lage, eine bestehende Telefon­anlage abzulösen, weist aber meistens nicht den gleichen Funktionsumfang auf. Deshalb sollte das Unternehmen abklären, ob eine Lösung nur mit Microsoft Teams für die eigenen Telefoniebedürfnisse ausreicht oder ob parallel noch eine Telefonanlage betrieben werden muss. Es ist nämlich durchaus möglich, dass der Betrieb einer parallelen Telefonanlage gar kostengünstiger ist, als wenn alles über Microsoft Teams abge­wickelt wird. Das liegt in erster Linie an den Lizenzkosten, die je nach Lösung stark variieren können. 

Darüber hinaus kann auch die Anbindung von Systemen wie CRM-, ERP- oder Callcenter-Lösungen einen Einfluss darauf haben, welche Art der UCC-Integration sinnvoll ist. Für ein KMU ist es deshalb meist empfehlenswert, einen IT-Instal­lationspartner an Bord zu holen, der sich mit Telekommunikation und UCC-Lösungen auskennt.

Die Anbieter vergleichen

Ein weiterer Kostenfaktor betrifft die laufenden Kommunikationskosten. Ein Vergleich der Anbieter lohnt sich auf jeden Fall, weil neben den «gewöhnlichen» Kosten für Anrufe auch auf die Kosten für den Betrieb von Telefonnummern geachtet werden sollte. Auch hier gibt es grosse Preisunterschiede. Was hingegen schon länger problemlos möglich ist: Bei einem Anbieter-Wechsel lassen sich Telefon­nummern ohne grossen Aufwand über­tragen. Das ist insofern relevant, als der Wert von Festnetznummern auch in un­serer heutigen mobilen Telefonie-Welt ­bestehen bleibt. Obwohl die Mitarbeitenden mit einer UCC-Lösung auch per ­E-Mail kontaktiert werden können und das to­tale Gesprächsvolumen  über das ­Te­lefon in der Schweiz stagniert, nimmt die Anzahl der betriebenen Telefonnummern laufend zu. 

Homeoffice als Regel

Beim Einrichten des Homeoffice und einer geeigneten Kommunikationslösung sehen sich KMU also mit gewissen Herausforderungen konfrontiert. Der Aufwand, gemeinsam mit einem Installationspartner genau hinzuschauen, lohnt sich aber allemal. Wie eine repräsentative Umfrage des Beratungsunternehmens Deloitte nämlich zeigt, schätzt die Be­völkerung flexible Arbeitsmöglichkeiten je länger je mehr. So ist der Anteil der Schweizer Beschäftigten, die zumindest gelegentlich von zu Hause arbeiten, seit der Corona-Pandemie von knapp 25 Prozent auf rund 40 Prozent gestiegen (siehe Abbildung). Für eine Mehrzahl der Befragten nahm die Arbeitsproduktivität dadurch nicht ab. Deshalb sollten Unternehmen passende Massnahmen ergreifen, um ihre Mitarbeitenden bei der Heimarbeit ausreichend zu unterstützen. Da eine Vielzahl an Telekommunikationsmöglichkeiten und Vernetzungen auf dem Markt und die Bedürfnisse einer Firma sehr individuell sind, ist es sinnvoll, einen Spezialisten an Bord zu nehmen. Dies umso mehr, als es für Laien häufig schwierig ist, aufgrund der fehlenden Kostentransparenz die preislich beste Variante unter Berücksichtigung aller Faktoren zu wählen. Für ein KMU ist es folglich meist ratsam, ­einen IT-Installationspartner, der sich mit Telekommunikation auskennt, in das Projekt einzubeziehen. Der IT-Installationspartner ist in der Lage, zusammen mit dem Telekom-Provider das richtige Paket zusammenzustellen, um die Anforderungen des KMU zu erfüllen und versteckte und vor ­allem unnötige Kosten zu vermeiden.