Die elektronische Zollquittung – was auf Importeure zukommt

Seit 2011 bietet die Eidgenössische Zollverwaltung (EZV) die Veranlagungsverfügung (VV) oder Zollquittung nicht mehr nur in Papierform, sondern auch als elektronische Variante in Form der eVV an. So kann der Inhaber des Zollkontos (ZAZ) die per Post zugestellte gelbe Zollquittung bereits heute durch die elektronische Variante ersetzen. Gegen 30 000 Zollkonto-Inhaber werden deshalb die Umstellung von der Papier- auf die digitale Quittung vornehmen müssen.

Der Zeitpunkt, wann die eVV die gelbe Zollquittung vollständig ablösen wird, wurde von der EZV noch nicht festgelegt. Dies wird tendenziell im Laufe von 2013 sein, was nicht mehr in allzu weiter Ferne ist. Trotzdem zeigen sich Importeure und Verzollungsdienstleister, welche ja oft die Zollabwicklung für den Importeur durchführen, gegenüber dieser Neuerung bei der Importverzollung noch recht zurückhaltend.

Prozesse ändern sich

Die Umstellung auf eVV-Import hat Auswirkungen auf eingespielte papierbasierte Prozesse. Was bedeutet dies konkret in der Praxis? Der Grossteil der Importverzollungen wird heute durch Spediteure, Zollagenten oder Kurier-, Express- und Paketdienstleister (KEP) durchgeführt. Die Zollabwicklung erfolgt dabei mit dem bewährten elektronischen e-dec-Importverfahren (electronic declarations). Anschliessend werden die gelbe Papier-Zollquittung sowie die Zollrechnung dem Inhaber des Zollkontos (meist der Importeur) per Briefpost zugestellt.

Mit der eVV muss sich die Arbeitsteilung Verzollung/Zollkontokontrolle nicht ändern. Neu werden die eVV und das Bordereau der Abgaben nach der e-dec-Import-Zollanmeldung jedoch in Datenform (verschlüsselte XML-Dateien) auf dem Server der EZV bereitgestellt. Dies bedeutet, dass der Zollkunde die entsprechenden Daten elektronisch abholen muss, da diese nicht mehr aktiv an den Kontoinhaber versendet werden. Der neue Ablauf bei einer Zollabwicklung über einen Verzollungspartner ist in der Abbildung dargestellt (Seite 72).

Dies hat folgende Änderungen zum heutigen Ablauf zur Folge:

• der Zugriff auf eVV und Bordereau wird von einer Bring- zur Holschuld
• die Abholung der Zollquittung muss mit entsprechenden IT-Hilfsmitteln erfolgen
• die Zollinformationen sind neu als Daten verfügbar und entsprechend nutzbar
• Papierdokumente gelten nicht mehr als Nachweis bei Zoll- und MwSt.-Kontrollen
• die Archivierung der eVV-Daten muss neu elektronisch erfolgen. Gemäss Auflage der Eidg. Steuerverwaltung (ESTV) ist der Importeur zu einer rechtskonformen elektronischen Archivierung während zehn Jahren verpflichtet.

Da gegenüber der EZV und der ESTV ausschliesslich der Zollkontoinhaber verantwortlich und haftbar ist, muss dieser den Prozess zur Abholung und Ablage der elektronischen Daten mit seinem Verzollungsdienstleister unmissverständlich regeln. Für die MwSt. bleibt sowieso immer der Importeur verantwortlich.

Bedeutung der IT

Für die Abholung der eVV bietet die EZV drei IT-basierte Möglichkeiten an:

Direktabholung via Internetbrowser der EZV

Manuelle Abholung via Internetzugang. Der Zollkunde kann über Internet die verfügbaren eVV abfragen, ausdrucken und bei sich lokal ablegen.

Zugangscode  

Wer kein eigenes ZAZ-Konto hat, kann die eVV direkt mit dem Zugangscode und der Zollanmeldungsnummer via EZV-Homepage beziehen. Der 16-stellige Zugangscode (z. B. «kC9q2ybOPLWcvbgl») ist auf jeder Zollanmeldung aufgedruckt und muss für jede einzelne eVV manuell eingetippt werden. Primär für den Privatkunden gedacht.

Direktanbindung mit Web-Services durch Softwareanbieter

Der ZAZ-Inhaber setzt eine spezifische Software eines Zoll-IT-Anbieters ein, welche von der EZV abgenommen sein muss. Diese holt die eVV über eine Direktanbindung vom Server der EZV ab. So kann der Verzollungsdienstleister oder der Importeur laufend alle eVV abholen, gezielt weiterverarbeiten und archivieren.

Die ersten beiden Lösungen eignen sich primär für Kunden mit kleinen bis sehr kleinen Volumen an eVV. Die Anwender müssen die Abholung bei der EZV immer manuell auslösen und die interne Ablage selbst organisieren. Die eVV-Daten können auch nicht spezifisch weiterverarbeitet werden. Lösungen von Zollsoftware-Anbietern ermöglichen, den Abholprozess vollständig zu automatisieren und – abhängig von der Funktionalität der gewählten Software – die eVV-Daten weiterzuverarbeiten, auszuwerten, an interne Systeme weiterzuleiten sowie rechtskonform zu archivieren.

Chance zur Effizienzsteigerung

Die eVV kann also die Prozesse verändern, hat aber Auswirkungen auf die IT-Systeme. Importeur und Spediteur werden eingespielte papiergebundene Abläufe anpassen müssen. Konzentrieren wir uns jedoch auf die neuen Möglichkeiten, welche durch die eVV entstehen, ergeben sich neue Potenziale. Gerade der Einsatz von Web-Services basierter Software mit Direktanbindung an den Zollserver bietet dem Importeur spannende Effizienzvorteile:

• die eVV steht sehr schnell im eigenen System zur Verfügung.
• die Kontrolle der Quittungen und Borde­raux wird IT gestützt und dadurch einfacher
• alle Informationen sind (und bleiben) als Daten anstatt Papierdokumente verfügbar
• die Suche nach Quittungen und Zollinformationen erfolgt online am Bildschirm anstatt im Archiv
• Statistische Auswertungen aller eVV-Zolldaten sind möglich
• die Bewegungen auf dem eigenen Zollkonto sind besser kontrollierbar

Konkretes Vorgehen

Die Tage der gelben Zollquittung sind definitiv gezählt. Es empfiehlt sich deshalb, die Auswirkungen der eVV Import auf die Abläufe des Importeurs detailliert zu analysieren. Die neuen Abläufe müssen mit den Logistikdienstleistern abgestimmt und vereinbart werden. Unbedingt sollten auch Effizienzsteigerungen geprüft werden. Dabei nehmen neue IT-Tools und die Integration mit bestehenden Systemen eine wichtige Rolle ein. Ist der Nutzen erkannt, kann der Importeur mit der Einführung der eVV von Kosteneinsparungen und einem wesentlich besseren Informationsgehalt profitieren.