Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) dienen der Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Informationen – grösstenteils in Form von Dokumenten und Mediendateien. Das tun sie sicher, nachvollziehbar, compliancegerecht – und meist stationär als On-Premise-Installation. Der schnelle und einfache Onlineaustausch gehört nicht zu den Stärken dieser ECM-Systeme. Das führt dazu, dass Mitarbeiter Filesharing- und Onlinespeicher-Dienste à la Dropbox nutzen, die ursprünglich für den Consumer-Bereich bestimmt sind – innerhalb des Unternehmens aber auch für den Austausch mit Geschäftspartnern.
Schnittstellen zur Cloud
Dabei nehmen sie auch ohne grosses Zögern Verstösse gegen die Unternehmensrichtlinien in Kauf, weil eine produktive Teamarbeit im Prozess eben immer häufiger eine hohe Flexibilität, Agilität und Integrationsfähigkeit erfordert. Eigenschaften, die sich nicht in erster Linie mit den klassischen, komplexen ECM-Anwendungen verbinden lassen, sehr wohl aber mit modernem Cloud Computing. Klassische ECM-Konzepte lassen sich jedoch nicht einfach eins zu eins in die Cloud übertragen. Die Lösung: Schnittstellen, die beide Welten zusammenführen.
Heutige ECM-Anwendungen sind für die statische On-Premise-Welt konzipiert. Sie sind gross, monolithisch und meist ziemlich kompliziert. Kein Wunder, denn sie wurden entwickelt, um sämtliche im Unternehmen entstehenden Inhalte zu verwalten. Dieses Entwicklungsziel führte dazu, dass sie an stärker ganzheitlichen Unternehmensprozessen orientiert sind. So fehlt im Allgemeinen die Möglichkeit, Dokumente einfach aus einer Anwendung heraus mit Geschäftspartnern zu teilen. Der Austausch von Dokumenten mit Geschäftspartnern per E-Mail kann sich aber mitunter als sehr mühselig, kompliziert und fehleranfällig erweisen. Es entsteht häufig ein Dschungel aus mangelhaft versionierten Dokumenten, deren Aktualität und Bearbeitungsstatus nicht mehr nachvollziehbar ist. Ausserdem werden die Inhalte so unnötig dupliziert und über etliche dezentrale Speicher gestreut.
Risiko Datenmissbrauch
In der modernen Arbeitswelt regieren jedoch Prinzipien wie Flexibilität, Agilität und Mobilität. Cloud-Services, wie Filesharing- und Onlinespeicher-Dienste, verkörpern genau diese Prinzipien: Ob nun unternehmensseitig erlaubt oder nicht, die unkomplizierte, zentrale Bereitstellung von Dokumenten über das Web, die flexible Nutzung, online wie offline, unabhängig vom Endgerät, der mobile, annähernd unbeschränkte Zugriff zu jeder Zeit an jedem Ort, der schnelle Austausch mit anderen Nutzern: all diese Vorteile überwiegen aus Nutzersicht jegliche Sicherheitsbedenken. Hinzu kommt, dass diese Dienste kostenlos sind und wenn überhaupt nur einen minimalen Installationsaufwand erfordern.
Aus der Perspektive des Unternehmens sieht das anders aus: Diese Dienste speichern die Daten auf externen Systemen, ohne Zugriffskontrollen, und machen es Unternehmen unmöglich, die Hoheit über ihre Daten zu behalten. Spätestens wenn Beschäftigungsverhältnisse und Geschäftsbeziehungen enden, entsteht dadurch ein erhöhtes Risiko des Datenmissbrauchs und -diebstahls.
Neben zweifelhafter Sicherheit und mangelnder Kontrolle haben consumerorientierte Onlinespeicher noch einen weiteren Nachteil. Die Möglichkeit, sie in eine effiziente Prozess- und Wertschöpfungskette zu integrieren, sind extrem beschränkt. Sie nehmen das Dokument entgegen, speichern es in dem vorgegebenen Format ab und versehen es mit einer Adresse. Das war es dann auch. Damit lassen sich aber die darin enthaltenen Geschäftsinformationen nicht für andere Prozesse und Anwendungen nutzbar machen.