Cloud-Kosten mit Cloud Financial Management optimieren

Seit dem Start der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020 ging es für viele Unternehmen unvermittelt in die Cloud. In den kommenden drei Jahren soll eine Cloud-First-Strategie bei der Mehrheit der Betriebe vorherrschend sein – das prognostiziert der Bericht «The Future of the Cloud» von Gartner. Voraussichtlich fast alle Applikationen werden dann auf Cloud-Plattformen bereitgestellt. 

Ausgabenprozess schaffen

Das liegt in erster Linie an den zahlreichen Vorteilen von Cloud-Lösungen: Daten lassen sich in der Cloud verarbeiten, Anwendungen hosten sowie Bandbreite, Applikationen, Speicher und Server mieten. Dies führt zu einem besseren Stand im Wettbewerb, da das Unternehmen produktiver, flexibler und agiler wird. 

Bei dem hier beschriebenen Szenario handelt es sich jedoch um eine ideale Situation, die oftmals nicht mit der Realität übereinstimmt. Denn die Firmen haben ihre Cloud-Ausgaben laut einer Studie von Gartner aus 2021 weder im Blick noch unter Kontrolle: Die Kosten sind bis zu 70 Prozent höher als nötig. Damit es nicht so weit kommt, sollten Unternehmen klären, welche Kosten aktuell durch die Cloud-Nutzung entstehen und wer für welche Cloud-Dienste und Ressourcen verantwortlich ist. Besonders der zweite Punkt stellt häufig eine Hürde dar. Da ­oftmals verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter dieselben Dienste nutzen, bleiben Verantwortlichkeiten unklar und Zahlungsprozesse unübersichtlich. 

Wenn zudem eine Vielzahl an Ser­vices bei unterschiedlichen Anbietern genutzt wird, lassen sich kaum alle Kosten und Dienste rigide im Blick behalten. Eine zu starke Reglementierung wirkt jedoch kontraproduktiv: Nur mit der Fle­xibilität und Dezentralität von Cloud-Diensten lassen sich heutzutage Kapazitätsanforderungen von Kunden und Mitarbeitern schnell abdecken.

Verantwortlichkeiten festlegen

Um eine Struktur für den Ausgabenprozess zu schaffen, sollten Unternehmen für jede Abteilung einen Verantwortlichen festlegen – und alle Abteilungen und Mitarbeiter mit der Vorgehensweise vertraut machen und deren Einverständnis einholen. Ohne dieses Einbinden lässt sich die Verwaltung von Cloud-Diensten sowie deren Kosten kaum umsetzen. Dafür müssen die jeweiligen Abteilungen jedoch kontinuierlich miteinander kom­munizieren.

Fehlendes technisches sowie kaufmännisches Wissen in der Führungsebene stellt ebenfalls häufig einen Stolperstein dar. Werden bestehende Prozesse aus Soft- und Hardware in die Cloud übertragen, können diese die flexiblen und schnellen Arbeitsprozesse der Cloud ausbremsen. 

Die Herausforderung für die IT ist es demnach, Ausgaben zu managen, ohne die Agilität der Cloud einzuschränken. Um agil arbeiten zu können, brauchen Entwickler finanzielle Mittel. An dieser Stelle muss geklärt sein, welche Cloud-Kosten aktuell entstehen. 

Zudem sollten die Verantwortlichen festlegen, auf welche Summe sich zukünftige Kosten belaufen und welchen Mehrwert die Cloud-Nutzung bereits generiert und generieren soll, damit sie zum Unter­nehmenserfolg beiträgt. 

Optimierung mit Finops

Um diese Zahlen jederzeit im Blick zu ­haben, sollten sich Unternehmen dem Cloud Financial Management (Finops) nähern. Über die Finops-Methodik – das Betriebsmodell der Cloud – gelingt der Spagat zwischen Kontrolle sowie innovativem und schnellem Handeln. 

Finops bedient sich an Daten aus ak­tuellen Systemen und Prozessen, Tools und Best Practices sowie Prognosen und Schwellenwertanalysen. So haben die Verantwortlichen in der IT jederzeit einen Überblick über Ausgaben, Ressourcen und ungenutzte Lizenzen. 

Durch den Einsatz von Finops wird die IT dabei unterstützt, mehr und mehr zu einer Serviceabteilung zu werden, was eine effektive Zusammenarbeit mit den Bereichen Einkauf und Finanzen ermöglicht.

Zudem unterstützt Finops Betriebe bei der Kostenoptimierung. Analysen er­mitteln die Ressourcen, die unzureichend genutzt werden. Anhand der gesam­melten Daten wird ein optimiertes Portfolio erstellt, was dazu dient, die Balance zwischen Spielraum für Innovation, zuverlässiger Kontrolle und agiler Reaktion zu halten. Ab einem Mindestbetrag von 150 000 Euro pro Jahr für eine Cloud-Umgebung ist der Einsatz von Finops erfahrungsgemäss bereits sinnvoll. 

Die Finops Foundation

Die Basis für Finops bildet die Finops Foundation. Die unabhängige Non-Profit-Stiftung gehört zur Linux Foundation und dient als Plattform zum Sammeln von Best Practices. Aus den gesammelten Daten wiederum entstehen Standards und Synergie-Effekte. 

Das Ziel der Foundation ist es, das Finanzmanagement von Cloud-Lösungen für Unternehmen zu verbessern. Dafür werden Zertifizierungen in unterschiedlichen Stufen vergeben. Etwa prüft die Finops Foundation, ob ein Service Provider entsprechendes Know-how besitzt und die Methoden umsetzen kann. 

Auch Lösungen, mit denen sich Finops umsetzen lässt, werden zertifiziert. Dabei handelt es sich um zentrale Plattformen, über welche sich Cloud-Kosten verfolgen, kontrollieren und planen lassen – auch wenn mehrere Cloud-Anbieter im Spiel sind. So ist beispielsweise die «Pyra Cloud» von Software One nach diesen Vorgaben zertifiziert.

Sämtliche Vorteile lassen sich jedoch nur nutzen, wenn die Methodik auf die ­An­forderungen und das Betriebsmodell ­eines Unternehmens angepasst ist. Dafür müssen Unternehmen eine Cloud-Stra­tegie erarbeiten. Sie zeigt auf, was mit der Cloud-Nutzung erreicht werden soll. Nur so lassen sich Prozesse gezielt verfolgen und optimieren. Erst wenn der eigene Reifegrad erkannt und ein Verständnis für die Cloud-Umgebung ­geschaffen wurde, ist es für Unternehmen sinnvoll, Finops umzusetzen. 

Um mit Finops Transparenz zu schaffen, sind automatisierte Datenprozesse notwendig. Über das Chargeback sind Ausgaben intern auf entsprechende Ein­heiten umlegbar. Dafür erhalten Cloud-Ressourcen unterschiedliche Tags, die zum Beispiel eine virtuelle Maschine ­einem bestimmten Service zuordnen. So weiss jeder, der diesen Dienst nutzt, zu welchem Budget dieser gehört. 

Externe Dienstleister 

Im Idealfall wird Finops gemeinsam mit einer Kommunikationsstrategie und einem professionellen Adoption- und Change-Management eingeführt. Eine Umfrage der Finops Foundation aus dem vergangenen Jahr hat allerdings er­geben, dass 39 Prozent der befragten Cloud-Nutzer kaum Kostenoptimierung ­betreiben. 

An dieser Stelle ist es ratsam, einen ex­ternen Dienstleister mit der Finops-Im­plementierung zu beauftragen. Als Experten wissen sie, wie eine Cloud-Ar­chitektur aufgebaut sein muss, welche Optimierungspotenziale und Sicherheitsprobleme bestehen.

Im ersten Schritt bestimmen die Ex­per­ten den Cloud-Reifegrad und vergleichen das Ergebnis mit Best-Practice-Fällen. In einem zweiten Schritt gibt eine Spotlight-Analyse Aufschluss darüber, in welchen Bereichen sich Prozesse optimieren und Kosten einsparen lassen. Anhand der Ergebnisse entwickelt der Dienstleister dann einen objektiven Business Case, um Finops bestmöglich zu etablieren. Auch Handlungsempfehlungen sollten natürlich zum Sortiment eines guten Anbieters gehören.

Auch nach erfolgreicher Implementierung des Cloud Financial Management können Unternehmen von einem ex­ter­nen Dienstleister als Partner profi­tieren. Denn mit einem Managed Service für ­Finops ist sichergestellt, dass die Kostenpunkte kontinuierlich überwacht und ­angepasst werden. Die Managed-Service-Pakete decken häufig zusätzliche Bereiche ab – wie das Betrachten von Cloud-Governance sowie ausfallsicheres Arbeiten und Security.