Auf dem Weg zur Digitalisierung der Telefonie

Telefonapparate mit Wählscheiben funktionieren heute noch, gehören aber längst der Vergangenheit an. ISDN-Telefone hingegen sind weit verbreitetet, denn die ISDN-Technologie ist seit ihrer Einführung sehr beliebt. Doch deren Tage sind gezählt, denn das öffentliche Telefonnetz wird von der Swisscom abgeschaltet. Dies wird nicht nur ISDN-Telefone betreffen, sondern auch analoge Anschlüsse. Von dem Technologiewechsel sind zum Beispiel Alarmanlagen in Liften oder Warenhäusern, Brandmeldeanlagen oder E-Cash-Terminals betroffen. Im schlimmsten Fall wird Hardware, die nicht ans Internet angeschlossen werden kann, Ende 2017 nicht mehr funktionieren. Wer die Abschaltung nicht zum Anlass für eine komplette Umstellung auf eine IP-basierte Kommunikation nehmen möchte, sollte also evaluieren, ob mit entsprechenden Ergänzungen die bisherige Infrastruktur weiterhin genutzt werden kann.

Anbieter prüfen

Die vollständige Umstellung auf die internetbasierte Kommunikation macht Sinn, denn dem universellen technischen Standard Internet-Protokoll, kurz IP, gehört die Zukunft. Künftig werden über das IP-Netz sämtliche Daten übertragen: Telefonate per «Voice over IP», E-Mail, Surfen oder Fernsehen. Dies hat für Unternehmen diverse Vorteile, denn der IP-Standard bietet weitaus mehr Möglichkeiten als die ISDN-Technologie. Dazu gehören die Nutzung von Unified-Communication-Anwendungen und der flexiblere Zugang zu kostensparenden sowie zu effizienzsteigernden Dienstleistungen.

Wer sich mit dem Wechsel beschäftigt, sollte sein Augenmerk nicht nur auf die Technologie richten. Sondern auch evaluieren, ob er bei einem Anbieter ist, der bedarfsgerecht die benötigten Dienstleistungen erbringt. Denn nicht immer muss es ein standardisiertes Bündel-Angebot sein, dessen Umfang man nur teilweise in Anspruch nimmt, jedoch vollumfänglich bezahlt. Bei der Wahl des Anbieters spielen zusätzliche Kriterien eine Rolle.

Grösser ist nicht besser, denn die Qualität der Leistungen hängt nicht von der Anzahl Mitarbeitenden ab. Gleichzeitig gilt aber auch, kleiner ist nicht besser. Eine gewisse kritische Grösse plus ein langjähriger Leistungsausweis sollten gegeben sein. Denn mit der Gewährleistung eines professionellen Betriebs erhöht sich die Ausfallsicherheit, und seit Jahren etablierte Dienstleistungen sprechen für Qualität. Ebenfalls vorsichtig beurteilt werden sollten scheinbar sehr günstige Anbieter. Hier steckt der Teufel oft im Detail. Was auf den ersten Blick wie das kostengünstigste Angebot aussieht, stellt sich aufgrund zusätzlich zu beziehender Leistungen als teurer heraus.

IP-Telefonie kann mehr

ISDN revolutionierte in den 1990er-Jahren die Telekommunikation. Viele Unternehmen stellten ihre gesamte Kommunikationsinfrastruktur um und sind seither dabei geblieben. Mitte 2014 zeigte eine Umfrage, dass noch immer 70 Prozent aller Schweizer KMU ihren ISDN-Anschluss nutzten. Die Gründe für diese Treue sind zum einen die hohen Investitionskosten. Zum anderen spielt die Zuverlässigkeit des ISDN-Netzes eine entscheidende Rolle.

Letztgenanntes war bis anhin eines der zentralen Argumente gegen eine Umstellung auf die Internet-Telefonie. Probleme aus der Anfangszeit verfestigten sich zu Vorurteilen: Schlechte Gesprächsqualität und instabile Leitungen. Doch diese Kinderkrankheiten hat die IP-Telefonie hinter sich gelassen. Dies nicht zuletzt, da sich die Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit und die Bandbreite bei Internetanschlüssen heute auf einem hohen Niveau befindet.

Wenn die Qualität der Internet-Telefonie heute mit dem öffentlichen Telefonnetz gleichwertig ist, bietet sie wesentlich mehr Funktionen und mehr Flexibilität als ein ISDN-Anschluss. Für ein Unternehmen sind Rufnummernblöcke, parallel nutzbare Leitungen und einfach zu administrierende Anschlüsse wichtig. Dies lässt sich mit der IP-Technologie unkompliziert und kostengünstig umsetzen. Gleichzeitig bietet sie eine hohe Skalierbarkeit, die gerade für kleine und mittelgrosse Unter­nehmen interessant ist.

Denn sie sind aufgrund schwankender Wachstumsphasen auf eine flexible IT angewiesen und profitieren von den zahlreichen Selbstverwaltungsmöglichkeiten einer solchen IP-Telefonlösung. Über Online-Control Panel können die Konfigurationen der Telefonanlage rund um die Uhr selbstständig eingesehen und verändert werden. Losgelöst von mitunter einschränkenden Standardpaketen und Kündigungsfristen kann so die Anzahl Leitungen und Telefonnummern bedarfsgerecht angepasst werden, ohne dass das Supportcenter involviert werden muss. Die gleiche Flexibilität gilt für Funktionalitäten wie zum Beispiel Anrufweiterleitungen, das Sperren von abgehenden Verbindungen, Zuweisen von Nummern und das Einrichten von Ausfallszenarien.

Herausforderungen

Mit der Umstellung auf die IP-Telefonie ergeben sich weitere Vorteile. Dazu gehö­ren einerseits Kosteneinsparungen bei der Infrastruktur und den Anschluss- sowie Verbindungskosten. Andererseits werden Unified-Communications-Anwendungen möglich, die einen verbesserten Informationsaustausch und effizientere Zusammenarbeit ermöglichen. Dieser Zugewinn an Flexibilität und Mobilität steigert die Produktivität der Mitarbeitenden und entspricht heutigen modernen Arbeitskonzepten wie Home-Office oder dem Arbeiten unterwegs.

Aber es gilt auch die Herausforderungen zu beachten. Neue Hardware ist nötig und die Internetverbindung muss eine gewisse Bandbreite aufweisen, damit die Sprachqualität gewährleistet ist. Ausserdem ist die Kommunikation von der reibungslosen Strom- und Internetversorgung abhängig. Fällt eines von beiden aus, kann nicht mehr kommuniziert werden.

Die Abschaltung des öffentlichen Netzes bedeutet für Unternehmen nicht zwangsläufig, dass die Kommunikationsinfrastruktur vollständig ersetzt werden muss. Mit den entsprechenden Ergänzungen (siehe Box) kann je nachdem Bestehendes weiter genutzt werden. Für die Implementierung einer VoIP-Infrastruktur können IT-Verantwortliche zwischen verschiedenen Varianten wählen. Unternehmen, die über eine eigene IT-Abteilung mit den entsprechenden Ressourcen verfügen, können alles selbst regeln und verwalten.

Oder man entscheidet sich für eine Managed-Service-Variante: Die Hardware steht dann zwar noch in der Firma, die Installation und Instandhaltung wird aber über einen Dienstleister gewährleistet. Wer seine Telefonanlage ganz virtualisieren möchte, nutzt ein Hosted-Service-Angebot, bei dem der VoIP-Dienstleister die Cloud-Telefonanlage in seinem Rechenzentrum betreibt. Für Unternehmen entfallen dann sowohl Schulungskosten als auch die Wartung und Instandhaltung.