Die Autoren haben ein Modell entwickelt, mit dem kleinere Unternehmen ihr Wissensmanagement untersuchen können. Sie haben dafür grundlegende Elemente von bestehenden Modellen entsprechend angepasst und ergänzt. Das Resultat ist das sogenannte «Frauenfelder Modell». Ob es auch praxistauglich ist, konnten die Erfinder in Zusammenarbeit mit dem Schweizer Unternehmen pebe AG ermitteln. Der Softwarehersteller mit 25 Mitarbeitenden nahm mithilfe des neuen Modells sein Wissensmanagement unter die Lupe.
Fragebogen für erste Analyse
Zuerst erhielten alle Mitarbeitenden der pebe AG auf elektronischem Weg einen Fragebogen. Und in einem Begleitschreiben wurden sie für das Thema Wissensmanagement sensibilisiert. Es ist empfehlenswert, dass die Geschäftsleitung ihre Mitarbeitenden ausführlich über ein solches Projekt informiert. Der Fragebogen des Frauenfelder Modells beschäftigt sich mit dem Umgang und der Qualität des Wissens in einem Unternehmen. Unter anderem beinhaltet er folgende Fragen: Ist unser benötigtes Wissen auf dem Markt erhältlich? Werden Innovationen und Neuerungen gefördert? Überprüfen wir unser Wissen regelmässig auf Aktualität? Führen wir regelmässig interne Schulungen durch? Mit diesen und weiteren Fragen kann ein Unternehmen seinen Wissensaufbau (Zugänglichkeit des Wissens und Abhängigkeit eines Unternehmens von Wissen), seine Wissenserhaltung, seine Wissensnutzung, seinen Wissenstransfer und weitere Aspekte zum Wissensmanagement erfassen.
Aussagekräftiges Ergebnis
Die Bereitschaft, den Fragebogen auszufüllen, war bei den Mitarbeitenden der pebe AG überaus hoch. Nachdem sie die Antworten erhalten hatten, machten sich die Erfinder des Frauenfelder Modells an die Auswertung. Zur Gewichtung der einzelnen Fragen benutzten sie einen spezifischen Multiplikator. Er berücksichtigt die Bedeutung der einzelnen Wissensthemen für eine Firma und zeichnet so ein möglichst genaues Bild des aktuellen Wissensmanagements. Die Befragung lässt sich auf ein ganzes Unternehmen oder auch auf einzelne Abteilungen anwenden, je nach Bedürfnis. Der Praxistest bei der pebe AG hat bestätigt, dass der Fragebogen des Frauenfelder Modells in der Praxis gut funktioniert. Besonders bewährt hat sich die unkomplizierte Anwendbarkeit auf die pebe AG. So war die Umfrage im ganzen Unternehmen schnell und ohne Vorbereitung durchführbar und die Auswertung erfolgte rasch dank vorgefertigten Handlungsoptionen. Weiter war eine automatische Auswertung möglich und die kostengünstige Befragung führte zu einem aussagekräftigen Ergebnis. Das Resultat zeigte auf, wo beim Wissensmanagement der pebe AG noch Handlungsbedarf besteht.
Details mit Interviews erfassen
Um die Resultate der Umfrage zu vertiefen, beinhaltet das Frauenfelder Modell ein optionales Gespräch mit ausgewählten Mitarbeitenden, wobei alle Bereiche berücksichtigt werden sollten. Auch diesen Schritt führten die Erfinder des Modells mit den Angestellten der pebe AG durch. Er bot den Einzelnen die Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge einzubringen. Das Interview fand aber nicht in klassischer Frageform statt, sondern die Mitarbeitenden wurden mit Aussagen zum Thema konfrontiert. Das hat sie zu ganzheitlichem Denken veranlasst. Und anstatt Lösungen mussten die Teilnehmenden Handlungsoptionen vorschlagen. Das hat nach Meinung der Erfinder des Frauenfelder Modells dazu beigetragen, dass der Blick der Einzelnen von ihrem Arbeitsbereich weg auf das gesamte Unternehmen hin gelenkt wurde.
Weiter hat sich am Beispiel der pebe AG gezeigt, dass die Gespräche einen spannenden Einblick in die Befindlichkeit der Befragten geben. So kamen Ängste über mögliche Veränderungen zum Vorschein und anderes mehr. Solche Informationen sind vor allem in einem späteren Schritt für die Umsetzung von Projekten und Massnahmen relevant.
Der Aufwand für diese Befragung betrug etwa eine Stunde pro Mitarbeiter. Wichtig: Eine Fachperson mit Know-how in Wissensmanagement sollte das Interview führen. Denn das Interview ist nicht selbsterklärend, die verantwortliche Person muss die Vorgehensweise und die Aussagen erklären.
Klare Handlungsoptionen formuliert
Das Ziel des Frauenfelder Modells wurde klar erreicht. Seine Entwickler konnten aus den Resultaten der Umfrage und des Interviews klare Handlungsoptionen für die pebe AG formulieren. Die Sofortmassnahmen lassen sich ohne vertiefte konzeptionelle Arbeiten umsetzen. Dazu gehören zum Beispiel «Kundenverzeichnisse neu aufbauen und vereinheitlichen» und «vorhandene Prozessdokumentationen zugänglich zu machen und zu schulen». Für die mittel- und langfristigen Massnahmen schafft die pebe AG eine Projekt-Controlling-Instanz. Sie ist verantwortlich für die Initiation und Umsetzung der Massnahmen. Das Projektteam untersteht direkt der Geschäftsleitung. Es erarbeitet Massnahmen wie «Mitarbeiterschulungen organisieren», «Aufbau einer Extranet-Plattform zum Austausch von Informationen und Kollaboration von und mit Kunden» und «Wissensziele mit der Geschäftsleitung definieren».
