Eine der wichtigsten Führungsaufgaben ist es, die Erreichung der Ziele einer Organisation sicherzustellen. Führungspersonen müssen dafür sorgen, dass die richtigen Ziele festgelegt werden, sie von den Mitarbeitenden akzeptiert sowie effizient und engagiert verfolgt werden. Die Leistungsmotivation (das Wollen) und die Leistungsfähigkeit (das Können) der Mitarbeitenden spielen eine entscheidende Rolle. Verschiedene Studien und Modelle zeigen, dass das Konzept Führen mit Zielvereinbarung bzw. Management by Objectives (MbO) als Instrument eine gute Möglichkeit bietet, um diese Aspekte bei den Mitarbeitenden zu erhöhen. Richtig eingesetzt, bietet dieses Konzept als Form der transaktionalen Führung nicht nur ein wirkungsvolles Instrument zur zielgerichteten Leistungsorientierung und -steigerung, sondern trägt auch zur Motivation bei, fördert die Selbstverantwortung der Mitarbeitenden und ist Basis für Lernen und Entwicklung.
Die Umsetzung reflektieren
Die Zielvereinbarungssysteme werden allerdings selten einer Qualitätsüberprüfung unterzogen, und die Führungspersonen erhalten nahezu nie differenziertes Feedback bezüglich der Umsetzung von MbO-Systemen. Weder von der Personalabteilung noch von Vorgesetzten oder von Mitarbeitenden. Umso wichtiger ist es, dass Führungspersonen die bisherige persönliche Umsetzung von MbO-Systemen reflektieren.
Zudem gilt es, den zentralen Vorgang der Zielvereinbarung selbst zu überprüfen und mögliches Optimierungspotenzial zu identifizieren. Hier setzt eine Seminararbeit am IAP Institut für Angewandte Psychologie der ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften an. Sie beschreibt anhand einer Untersuchung bei Schweiz Tourismus einen Weg, das Optimierungspotenzial von MbO-Systemen systematisch zu erheben.
Präzise Ziele
Die Ergebnisse lassen sich auf andere Unternehmen übertragen. Das Untersuchungs-Design wurde dabei an die durch mehrere Hundert empirische Untersuchungen gut erhobene Zielsetzungstheorie von Locke und Latham angelehnt. Dieser Ansatz zeigt, dass spezifische, präzise und herausfordernde Ziele zu besserer individueller Leistung führen als vage formulierte oder zu leicht erreichbare Ziele. In ihrer Arbeit im Rahmen des CAS Leadership Basic untersuchte die Absolventin Fabienne Repond ein vierköpfiges Team im Bereich Content Management bei Schweiz Tourismus in einem zweistufigen Verfahren.
Zum einen wurde mittels eines Fragebogens (siehe Box) eruiert, wie die Mitarbeitenden die bisherige Umsetzung des MbO-Prozesses beurteilten. Zum anderen wurde überprüft, inwiefern die Anforderungen an eine wirkungsvolle Zielformulierung in den vergangenen zwei Jahren erfüllt worden sind. Die beiden Erhebungen zeigten, dass die Ziele künftig flexibler an die sich ändernden Rahmenbedingungen angepasst werden sollten und tendenziell anspruchsvoller sein müssen, damit sie noch mehr Leistungswirkung entfalten.
In der Untersuchung wurde zudem festgestellt, dass die Mitarbeitenden mehr Zwischenstatus- und Meilensteingespräche wünschten. Ausserdem gaben sie an, unter einem gewissen Druck bei der Zielerreichung zu stehen. Dieser Druck kann reduziert werden, wenn über die Konsequenzen von nicht erreichten Zielen gesprochen wird. Das Nichterreichen der Ziele bedeutet nicht etwa eine Bestrafung. Vielmehr lässt eine Analyse der Ursachen der nicht erreichten Ziele das vorhandene Potenzial zur Entwicklung erkennen. So können Ziele in Zukunft tiefer gesetzt werden, wenn sie vorher zu anspruchsvoll gewesen sind. Zu knappe Ressourcen können thematisiert und bereinigt werden.
Ausserdem können fehlendes Wissen oder ungenügende Kompetenzen durch Personalentwicklung und Schulungen ausgeglichen werden. Sind solche fördernden Absichten in der Haltung der Führungspersonen und der transparenten Kommunikation spürbar, so kann damit der Druck bei der Zielerreichung entlastet werden. Es sollte jeweils darauf hingewiesen werden, dass die Zielbeurteilung nicht isoliert betrachtet wird, sondern immer im Zusammenhang mit der gesamten Kompetenz- und Leistungsbeurteilung.
Die «Must»-Kriterien
Die Überprüfung der Zielformulierungen in der Untersuchung ergab, dass für eine erfolgreiche Umsetzung der Ziele neben den allgemein bekannten «Smart»-Kriterien (Ziele sollten spezifisch, messbar, anspruchsvoll, realistisch und terminlich geplant sein) zusätzlich folgende Aspekte beachtet und konsequent festgehalten werden sollten: Eine klare Zielbegründung hilft den Mitarbeitenden, ihre vereinbarten Ziele im Zusammenhang mit den Unternehmenszielen zu verstehen und sich so besser mit dem Unternehmen zu identifizieren. Die Zielbegründung wirkt somit sinnstiftend und bindend. Zu beachtende Rahmenbedingungen, die für Mitarbeitende nicht selbstverständlich sind, wie zum Beispiel die momentane Positionierung und der Wettbewerb im Markt oder die Wichtigkeit der Einhaltung neu-er regulatorischer Auflagen, erhöhen das Bewusstsein für die eigene Wichtigkeit in der Unternehmung und damit auch die Selbstwirksamkeit der einzelnen Mitarbeitenden.
Auch die Termine für die Zielerreichung und allfällige Zwischenbeurteilungen sollten in jedem Fall klar angegeben werden. Ein klassischer Fehler, der auch im untersuchten Team beobachtet wurde, war die mangelnde Präzisierung des Beurteilungsmassstabs. Nur wer ganz konkret festlegt, wann ein Ziel als erfüllt oder nur teilweise erfüllt und wann es als übertroffen gilt, kann bei der Zielüberprüfung Sicherheit und Transparenz schaffen.
Umsetzungshilfe für die Praxis
Die Untersuchung zeigte, dass es sich für Unternehmen lohnt, ihre MbO-Prozesse auf Optimierungspotenzial hin zu untersuchen. Dazu eignen sich zwei einfache Instrumente.
- Führungspersonen sollten regelmässig einfache Umfragen zu den Zieldimensionen bei den Mitarbeitenden durchführen. Der bereitgestellte Fragebogen (siehe Box) kann dabei als Grundlage dienen. Die Antworten können mit der betrieblichen Software Inquery Survey Server einfach, anonym und elektronisch erfasst und ausgewertet werden. Die Fragen sind randomisiert und in der Auswertungstabelle nach Zieldimensionen geordnet. Die Erkenntnisse können entsprechend zur Verbesserung des MbO hilfreich sein.
- Eine Analyse der Zielformulierungen, die sich jeweils an der Erfüllung der Anforderungskriterien von bereits vergangenen Zielvereinbarungen orientiert, kann einen wertvollen Hinweis auf ein mögliches Optimierungspotenzial geben. Als Vorlage hierfür eignet sich das Beispiel in der obenstehenden Tabelle. Sie umfasst neben den offiziellen sogenannten «Smart»-Kriterien auch sämtliche weiteren dringend zu erfüllenden «must»-Kriterien.
