Was machte die Vorgängerin genau? In welchen Projekten war sie wie beteiligt? Wie hiessen die Ansprechpartner in den unterschiedlichen Bereichen schon wieder – da gab es doch diesen …?
Primär Wissensverlust
Mitarbeiterwechsel bedeutet primär Wissensverlust: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht wertvolles Erfahrungswissen (implizites Wissen) verloren. Darüber hinaus kann dokumentiertes (explizites) Wissen nicht mehr genutzt werden, weil nicht bekannt ist, wo es festgehalten wurde, wofür es angewendet werden kann oder wer die entscheidenden Schlüsselkontakte sind. Der Nachfolger beginnt seine Arbeit mit Information ohne Kontext, die teilweise nicht mehr aktuell ist bzw. komplett fehlt. Arbeitskollegen helfen so gut als möglich, Wissenslücken zu schliessen, was sehr zeitintensiv ist und hohe Kosten durch vermeidbare Meetings und andere Aktivitäten verursacht. Wie der Vorgänger, so wird auch der Nachfolger einen Lernprozess in seiner Einarbeitungszeit durchlaufen, der viele Wiederholungen und ineffiziente Arbeitsabläufe enthält: Das Rad wird dabei oft neu erfunden. Wie kann der neue Mitarbeiter möglichst rasch Fuss fassen und sich ein fundiertes Bild verschaffen? In dieser Situation kann der optimierte Wissenstransfer die Einarbeitungszeit eines neuen Mitarbeitenden verkürzen und wesentlich dazu beitragen, dass er schneller Verantwortung übernehmen und wichtige Entscheide fällen kann. Die Wissenstransfer-Methodik zeigt auf, wie die Transparenz der Arbeitsabläufe, die Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden, eine effektive Risikobeurteilung sowie ein darauf aufbauender Wissenstransfer effizient im Arbeitsalltag integriert werden können (siehe unten stehende Grafik).
Optimierter Wissenstransfer
Die Methode des optimierten Wissenstransfers sieht eine Projektinitialisierung vor, in der gemeinsam mit dem Vorgesetzten und dem Vorgänger geklärt wird, welche Aktivitäten und Funktionen für den Nachfolger relevant sind: Strategie der Organisationsentwicklung, Zielsetzung des Wissenstransfers aus Sicht des Vorgesetzten, Ausgangslage, Ressourcen, an die Umstände und an die Personen angepasste Vorgehensweise. Alle Beteiligten verpflichten sich anschliessend zum vereinbarten Vorgehen, und der Nachfolger lädt zu den Transfersessionen, der tatsächlichen Wissensweitergabe, ein. Er selbst zieht den grössten Nutzen daraus und wird daher um einen organisatorisch korrekten Rahmen bemüht sein. Birgt das Projekt Potenzial, wird der Wissenstransfer mittels der in drei Phasen gegliederten Methodik umgesetzt.
