Noch innovativer durch innovative Arbeitswelten?

«Die Schweiz hält in Bildung, Forschung und Innovation einen Spitzenplatz.» So hat der Bundesrat eines seiner Hauptziele für die aktuelle Legislaturperiode 2011–2015 formuliert.

Im kürzlich erschienenen europäischen Innovationsbarometer wurde die Schweiz 2013 wieder als Europameister der Innovationen gekürt. Damit hat sie die grösste Innovationskraft Europas.

Der vom World Economic Forum jährlich publizierte Global Competitiveness Report kommt zu einem ähnlichen Schluss. Da die Innovationskraft eines Landes allgemein als ein Faktor wirtschaftlichen Erfolgs gesehen wird, soll das Schweizer Modell jetzt sogar als Orientierungshilfe für Europa dienen.

Laut der EU-Rangliste sind der Schweizer Mittelstand und die exzellenten Rahmenbedingungen für die Forschung die beiden wichtigsten Erfolgsfaktoren. Das Ranking wird anhand von 24 Indikatoren bestimmt. Dazu gehören die Zahl der wissenschaftlichen Aufsätze im internationalen Umfeld sowie die Ausgaben der öffentlichen Hand und der Wirtschaft für Forschung und Entwicklung (F&E). Patentanmeldungen und Arbeitsplätze in wissensintensiven Firmen werden ebenfalls erfasst.

Allerdings kommt eine andere Erhebung, durchgeführt durch die Konjunkturforschungsstelle (KOF) der ETH Zürich im Auftrag des Staatssekretariats für Wirtschaft SECO im Herbst 2011, zu einem nicht ganz so rosigen Ergebnis: Nur kleine und mittelständische Schweizer Unternehmen (KMU) mit weniger als 250 Beschäftigten sind im europäischen Vergleich immer noch besonders innovativ, alle anderen Unternehmen wurden u.a. von Dänemark überholt.

Trotz den Belastungen durch einen starken Franken und der schwachen europäischen Konjunktur haben die innovationsaktiven mittelständischen Schweizer Firmen ihre Ausgaben für Innovationstätigkeiten praktisch unverändert belassen.

Nun stellt sich die Frage, warum gerade die KMU der Schweiz so innovativ sind. Könnte dies auch an ihren Arbeitsplätzen liegen? Sind diese so innovativ, dass sie helfen, neue Ideen zu kreieren und diese in neuen Produkten umzusetzen? Was verstehen Schweizer Firmen unter einem innovativen Arbeitsplatz? Welche Umsetzungsbarrieren gibt es und welche Ziele würden sie damit verfolgen? Allen diesen Fragen wollen wir in der folgenden Studie nachgehen.

Auf einer von der ETH Zürich veranstalteten Tagung im März diesen Jahres wurden zunächst 29 Experten zum Thema «Neue Arbeitswelten» mit einem Fragebogen befragt. Als Experte wurde definiert, wer sich mit dem Thema beschäftigte, selbst schon neue Arbeitswelten umgesetzt hatte oder sogar auf der Anbieterseite als Inneneinrichter oder -planer tätig ist. Die Hälfte der befragten Experten entstammte aus Schweizer KMU (< 250 Mitarbeiter), die andere Hälfte aus grösseren Unternehmen (> 250 Mitarbeiter), was die Vergleichbarkeit gewährleistet.

Nach der ersten Expertenbefragung wurde der Fragebogen grossen und kleinen Schweizer Unternehmen online zugänglich gemacht. Weitere 56 Befragungen konnten durchgeführt werden, so dass die Gesamtumfrage von 85 Personen ausgefüllt wurde. Nach der Gesamtauswertung sind 45 Prozent der Befragten KMU-Mitarbeiter. 61 Prozent der Befragten arbeiten in etablierten Schweizer Unternehmen, die schon länger als 20 Jahre existieren. 13 Prozent der Unternehmen sind jünger als fünf Jahre. 91 Prozent gaben als Hauptsitz die Schweiz an. Die Befragten stammen aus den unterschiedlichsten Branchen wie z. B. Pharma, Chemie, Medizintechnik, aber auch Informatik oder Versicherungen, Finanzen oder der Baubranche.

«Neue Arbeitswelten im Praxistest», «Schöne Neue Arbeitswelten», «Flexible Offices», «Arbeitswelten der Zukunft» titeln in den letzten zwei Jahren vermehrt auch Schweizer Zeitschriften. Mit «Work Hard Play Hard» kam eine Verfilmung hinzu, in dem das Zeitalter des non-territorialen Büros beschrieben wird. Aber ist das Konzept der neuen Arbeitswelten schon in den Köpfen der Schweizer angekommen und wird es in diesem Zusammenhang mit Innovation verknüpft? Aus unserer Erfahrung und der Literaturrecherche eines fünfjährigen Forschungsprojektes über neue Arbeitswelten definierten wir acht Merkmale, die eine innovative Arbeitswelt beschreiben und offerierten diese den Befragten zur Beurteilung.

Nicht erstaunlich ist, dass die Experten (in den Abbildungen durch einen roten Punkt dargestellt) die von uns genannten Merkmale allesamt als wichtiger einstufen als der erweiterte Kreis der Befragten.

Eine Ausnahme ist die Ästhetik, die die Repräsentanten grosser und kleiner Unternehmen als für genauso wichtig erachten wie die Experten. Interessant ist, dass die KMU (in den Abbildungen durch einen gelben Punkt dargestellt) den einzelnen Merkmalen grundsätzlich mehr Relevanz zusprechen als die grossen Unternehmen (in den Abbildungen durch einen grünen Punkt dargestellt). Dies untermauert die in der Einleitung beschriebene Innovationsintension der Schweizer KMU.

Als wichtigstes Merkmal werden von allen Befragten kreative Zonen innerhalb einer Arbeitswelt erachtet, wo kreatives Denken alleine oder mit anderen möglich ist. Danach folgt das Multi-Space-Büro mit seinem Zusammenspiel von unterschiedlichen Bürolandschaften wie Schreibtisch- und Laborzonen, Bibliotheken und Besprechungsarealen, aber auch den wichtigen Kaffeezonen. Auch die Flexibilität des Arbeitsplatzes nimmt in der heutigen schnelllebigen Zeit einen hohen Stellenwert ein. Möglicherweise muss der Laborarbeitsplatz morgen schon wieder woanders stehen oder anders gestaltet werden.

Für alternative Arbeitsorte zusätzlich zum persönlichen Arbeitsplatz steht das Merkmal Alternativen. Ähnlich wie Multi-Space und kreative Zonen schaffen Alternativen die Möglichkeit zur Inspiration in anderen Räumen, aber auch erweiterten Austausch mit Kollegen anderer Disziplinen.

Daher ist auch das letzte Merkmal «Interdisziplinarität» für innovative Arbeitswelten als wichtig bewertet. Als etwas weniger wichtig wird die offene Bürolandschaft angesehen, die vor wenigen Jahren noch als das Erfolgskonzept eines innovativen und effizienten Arbeitsprozesses galt. Mehr und mehr lernt man, dass Rückzugs- und Gemeinschaftszonen auch wichtig sind. Im Gegensatz dazu wird Desk-Sharing, ein Konzept mit nicht zugewiesenen Arbeitsplätzen, eher nicht als Eigenschaft einer innovativen Arbeitswelt gesehen. KMU-Vertreter der Befragung sahen das Desk-Sharing und alternative Arbeitsorte kritischer als die Vertreter der grossen Unternehmen. Ein möglicher Grund ist, dass bei einer geringen Mitarbeiteranzahl nicht über Desk-Sharing nachgedacht werden muss. Aus­serdem bringt ein ständiger Arbeitsplatzwechsel viel Unruhe mit sich. Bei den Merkmalen des offenen Büros und der Alternativen sind sich KMU-Vertreter sowie Repräsentanten der grossen Unternehmen weitgehend einig.

Sowohl KMU- als auch Vertreter grösserer Unternehmen, unabhängig von den Experten, sprachen sich in den Bemerkungsoptionen des Fragebogens dafür aus, dass der Aufbau innovativer Arbeitswelten ein sehr wichtiges Thema ist. Dennoch wird es in den Unternehmen nicht als ein prioritäres Thema behandelt. Es findet dabei in der Unternehmensstrategie meist keinen Platz oder wird als zweitrangiges Projekt erachtet.Vor allem bei grossen Unternehmen klagen 50 Prozent der Befragten über die Vernachlässigung des Themas. Dort scheinen Kosten und auch die Erfahrung nicht das grösste Hindernis zu sein, um innovative Arbeitswelten einzuführen. Hingegen leiden KMU stärker unter Kosten und zu geringer Erfahrung, wie neue Bürowelten aufgebaut werden können. Aber auch die Experten werden durch diese beiden Faktoren trotz der höheren Priorisierung gehindert.

Mit innovativen Arbeitswelten wollen Schweizer Unternehmen mehrheitlich die Kommunikation unter Mitarbeitern und damit die interdisziplinäre Zusammenarbeit und Ideengenerierung fördern. Diese Einstellung ist mit den Forschungsergebnissen von Tom Allen (1970) und unseren Untersuchungen konform: Eine offene und variable Bürolandschaft verringert die physische und visuelle Distanz zwischen Mitarbeitern und fördert damit die Kommunikation und den Wissensaustausch. Dabei werden nicht nur die Koordination von Projekten, sondern auch die Weitergabe von Informationen und die Inspiration durch den Austausch mit unterschiedlichen Disziplinen unterstützt.

Zudem hat sich das Image des Erfinders von einem einsamen Genius zu einem netzwerkenden Mitarbeiter entwickelt, der das Wissen in den Köpfen vieler durch intensive Kommunikation nutzt. Auch Grundlagenforschung an der ETH Zürich funktioniert heute so – durch den regelmässigen Austausch mit anderen hochrangingen Universitäten auf der ganzen Welt, digital unterstützt durch Video- und Telefonkonferenzen, durch Skype, Twitter, aber auch Facebook.

Ein wichtiges Ziel innovativer Arbeitswelten ist die Förderung der Attraktivität als Arbeitgeber. Damit soll dem Fachkräftemangel in der Schweiz, vor allem in der F&E, Rechnung getragen werden. Spricht sich in der Schweiz herum, dass sich ein Unternehmen durch ein angenehmes und produktives Arbeitsklima auszeichnet, werden sich qualifizierte Bewerber bei mehreren Angeboten für dieses Unternehmen entscheiden. Erstaunlich ist, dass das Merkmal Ästhetik in diesem Zusammenhang als weniger wichtig erachtet wurde, kann doch das ästhetische Design von Büromöbeln und -räumen ein Arbeitsklima massgeblich beeinflussen.

Die Förderung der Prozesseffizienz, der individuellen optimalen Arbeitsweise sowie die Reputation sind für KMU weniger bedeutsam, während sich die grossen Unternehmen stark dafür einsetzen. Gerade die Erhöhung der Effizienz von Prozessen durch die Layoutplanung und die damit verbundene optimale Arbeitsortgestaltung für jeden Einzelnen kann für grosse Unternehmen einen erheblichen Produktivitätsfaktor darstellen. Messbare Faktoren wie Zeit, Kosten und Qualität dürfen neben den weichen Faktoren wie Kommunikation und Interdisziplinarität nicht unterschätzt werden. Sie haben einen grossen Einfluss auf die Reputation des Unternehmens. Das Ziel konzentrierter Einzelarbeit steht nicht im Vordergrund einer innovativen Arbeitswelt, auch wenn sie gerade in der F&E von grosser Bedeutung sein kann und daher von grösseren Unternehmen als wichtiger erachtet wird. Zonen für konzentrierte Einzelarbeit sind ausserdem einfacher umzusetzen und weniger komplex, während kreative Zonen viel mehr Flexibilität bedürfen, daher komplexer und schwieriger zu implementieren sind.

Aus diesen Resultaten und mit der mehrjährigen Forschungserfahrung auf dem Gebiet innovativer Arbeitswelten haben wir einen «Büroprototypen» für KMU und grosse Unternehmen erstellt (Abbildung 4). Sowohl KMU als auch grosse Unternehmen legen einen grossen Wert auf kreative Zonen und Multi-Space-Büros mit vielen verschiedenen Möglichkeiten. Diesen Forderungen tragen beide Büroprototypen durch die verschiedenen Zonen Rechnung. Sie regen zur Kommunikation, Ideengenerierung und Interdisziplinarität an.

KMU ist vor allem der Austausch zwischen verschiedenen Disziplinen wichtig. Daher sind die verschiedenen Teamzonen durch einen Kommunikationsgang verbunden. Alle Personen müssen durch diesen Korridor, um zur Kaffeezone zu gelangen oder im Administrationsbereich den Kopierer zu benutzen. Um die Interdisziplinarität zu fördern, ist das Management in das gesamte offene Bürokonzept integriert.

Neben dem Management befindet sich die Administrations- und nicht die Kaffeezone, damit die Teammitarbeiter die Kaffeezone nicht als Begegnungszone meiden! Dies gilt auch für die Kreativzonen, in denen Mitarbeiter in Ruhe ohne Druck ihren Gedanken über neue Ideen nachgehen können. Die offiziellen Meetingräume sind praktischerweise in der Nähe des Managements. Die weiter entfernte Kaffeezone fordert das Management auf, für einen Kaffee den gemein­samen Korridor zu nutzen und fördert somit Interdisziplinarität.

Im Büroprototypen für grosse Unternehmen wird neben dem interdisziplinären Austausch auch der Prozesseffizienz Rechnung getragen. Dies gelingt, indem der Kommunikationsgang durch Projekt­räume ersetzt wird. Dort werden die Ergebnisse der Teams entlang des Projektverlaufes visualisiert. Sie dienen der Information und Koordination. Zu Beginn des Projektes steht der Administrationsraum, am Ende die Kaffeezone, ganz nach dem Motto: Zu Beginn die Arbeit, dann das Vergnügen. Beide Räume sind Begegnungszonen und Plattformen, wo sich alle Teammitarbeiter zwangsläufig treffen müssen. Das Management und die «Meet & Work»-Arbeitsplätze sind hier etwas ausserhalb, um durch eine mögliche Glasfront das Unternehmen nach aussen zu repräsentieren. Konzentrierte Einzelarbeit und Individualität wurden von den Vertretern der grossen Unternehmen als relevant erachtet. Die Einzelarbeitszone trägt dieser Tatsache Rechnung.

Alle Befragten sind sich einig, dass innovative Arbeitswelten nicht nur in grossen Unternehmen durchführbar sind. Auch wenn die «Grossen» wie beispielsweise Novartis, Google oder Microsoft in der Schweiz Pionierarbeit leisten, können auch KMU mit geringen Investitionen F & E-Arbeitsplätze neu, offen und interdisziplinär gestalten. Es bedarf nicht immer gleich eines Neubaus, auch innerhalb bestehender Mauern ist eine Umstrukturierung der Arbeitsplätze möglich. Daher verneinen ebenfalls alle Befragten die Frage, ob die Umsetzung von innovativen Arbeitswelten nur durch grosse Investitionen und nur mit Unterstützung durch externe Berater oder Forscher möglich ist.

Allerdings berichten KMU, dass es einfacher sei, eine innovative Arbeitsumgebung in eine kleinere Unternehmenskultur einzubetten, als sie in einem grossen Unternehmen zur Akzeptanz zu bringen. Schweizer Unternehmen sehen sich in diesem Thema nicht als Vorreiter vor anderen Ländern wie beispielsweise die Niederlande, die mit ihren innovativen Office-Konzepten Schlagzeilen machen. So bleibt noch viel Potenzial, um in der innovationskräftigen Schweizer Forschungslandschaft noch innovativer zu werden.

Für Schweizer Unternehmen, so sind sich die Befragten einig, ob gross oder klein, bringt die Einführung innovativer Arbeitswelten grosse Möglichkeiten mit sich. Vor allem kreative Zonen in einer Multi-Space-Umgebung fördern gemäss der Befragten Kommunikation, Ideengenerierung und Interdisziplinarität. Dieser positive Austausch spiegelt sich auch in der Kultur wider, die das Unternehmen mit innovativen Arbeitswelten zu einem attraktiven Arbeitgeber macht. In unseren «Büroprototypen» haben wir mögliche innovative Arbeitswelten speziell für KMU und gros­se Unternehmen vorgestellt. Aber auch wenn die meisten Schweizer Unternehmen das Thema für realisierbar halten, die grösste Barriere bleibt: die geringe Priorisierung im Unternehmen. «