Die Sharing Toolbox – Mit wem und wie KMU teilen können

Sharing unter KMU und besonders das strategische Teilen von betrieblichen ­Ressourcen zwischen Unternehmen ist schweizweit noch nicht stark verbreitet, gleichzeitig jedoch sehr vielsprechend. 

Zu diesem Schluss kommen die Hochschule Luzern und die Fachhochschule Nordwestschweiz nach der Zusammenarbeit mit mehr als zehn am Sharing in­­teressierten KMU-Partnern. 

Instrumente der Toolbox

Wie bereits in den letzten beiden Aus­gaben des KMU-Magazins dargestellt, sind in dem während zweier Jahre durchgeführten Forschungsprojekt (vergleiche Projektbox) ein gemeinsames Verständnis und verschiedene Formen des Teilens identifiziert worden. Durch die Begleitung konkreter Sharing-Transaktionen zwischen den involvierten Unternehmen konnte ausserdem eine prozessorientierte Toolbox mit vier praktischen Ins­trumenten entwickelt werden. Sie werden nun in Form der digitalen B2B-Sharing-Plattform «kmusharingmarket.ch» zur Marktreife weiterentwickelt. 

Mithilfe des ersten Tools, das in der März-Ausgabe des «KMU-Magazin» bereits vorgestellt wurde, können Unternehmen jene betrieblichen Ressourcen identifizieren, die sich zum Teilen eignen. Die drei weiteren, nachfolgend beschriebenen, Tools bieten Unterstützung bei der Wahl der geeigneten Sharing-Organisationsform (Tool 2), bei der Generierung einer gemeinsamen Sharing-Vereinbarung zwischen den in­volvierten Parteien (Tool 3) und sichern schliesslich die Erfolgsmessung, indem Erwartungen und Erfahrungen verglichen und die Partner bewertet werden (Tool 4).

Tool 2: Organisationsformen

Die Ausgangssituation für die Anwendung des zweiten Tools ist die Kenntnis der Ressource, die konkret geteilt werden soll. Dabei kann es sich um einen Ressourcenbedarf oder, falls eine Überkapazität zum Beispiel durch eine saisonale Schwankung besteht, um ein Ressourcenangebot handeln. In beiden Fällen stellt sich die Frage, wie das Sharing genau erfolgen sollte. Hier setzt Tool 2 an, indem es Orientierung zwischen vier möglichen Sharing-Organisationsformen bietet. 

Denn die Vorstellungen der KMU-Partner können insbesondere betreffend der gewünschten Vernetzung in den sozialen ­Sharing-Beziehungen weit auseinandergehen, wie verschiedene Interviewzitate aufzeigen: «Aber am Ende geht es um Kontaktdaten. Da ruft man sich kurz an und man hat es besprochen und man weiss, was man voneinander will. Man trifft sich und dann ist diese Geschichte erledigt.» Für einen solchen Fall wäre ein «Schwarzes Brett» vollkommen ausreichend. 

Demgegenüber äussert ein anderer Geschäftsführer, dass es ideal wäre, wenn man sich innerhalb einer festen Gruppe bereits gut kennt. Die Aufgabe der Plattform sieht er wie folgt: «Dass ich zum ­Beispiel fragen kann, wer hat einen Staubsauger, der Wasser aufsaugen kann. Und diese Leute, die dort mitmachen, die kenne ich schon. Wenn ich von einem ­Unbekannten angefragt werden würde, bin ich nicht sicher, ob ich es ihm geben würde, auch wenn ich das gewünschte Teil hätte. Weil ich die Person oder Firma nicht kenne. Ich weiss ja dann nicht, ob ich es wieder zurückbekomme. Rein über eine solche Plattform würde ich persönlich das nicht machen.» Diese Art von Sharing erfordert das Kennenlernen und den Aufbau von Vertrauen zwischen den involvierten Parteien. In solchen Fällen bietet sich die Bildung einer beständigen «Netzwerkgruppe» an. 

Ein zweiter Aspekt, bezüglich dessen ­Unterschiede zwischen den beteiligten Praxispartnern identifiziert wurden, ist der gewünschte Grad der Unterstützung beim Sharing durch eine Drittpartei. Zwar wurde vielfach geäussert, dass der Sharing-Prozess möglichst einfach gehalten werden müsse, jedoch bedeutet dies für manche, dass alles sehr einfach gehalten werden soll, und für andere, dass sie möglichst wenig mit der Abwicklung zu tun ­haben möchten. Letzteres deutet auf die Rolle des Plattformanbieters, dessen Serviceleistungen von der Unterstützung bei der Identifikation von Ressourcen bis hin zur Suche nach geeigneten Partnern vielfältige Unterstützungen bieten können.

Aus diesen beiden Dimensionen wurde die in Abbildung 1 dargestellte Sharing-Matrix mit den vier verschiedenen Or­ganisationsformen entwickelt. Die eigene Präferenz ermitteln die Interessierten durch die Beantwortung von zwölf Fragen, wodurch sie ihre Positionierung innerhalb der Matrix erhalten. Dabei besteht natürlich ein Zusammenhang zwischen der präferierten Organisationsform und der Ressource, die geteilt werden soll. Einfache, jedoch selten benötigte Messmittel werden beispielsweise eher für eine kurze Zeit auch an fremde Unternehmen verliehen als Mitarbeitende mit spezifischen Fachkenntnissen.

Für alle vier Organisationsformen sollen auf kmusharingmarket.ch entsprechende Bereiche entstehen, sodass Unternehmen mit ganz unterschiedlichem Ressourcenpotenzial und/oder -bedarf sowie verschiedenen Präferenzen zur Organisationsform die für sie passende Lösung finden. Dazu werden die eingegebenen Informationen zu den Sharing-Ressourcen und den gewünschten Sharing-Beziehungen genutzt, um Interessierte beim Onboarding auf ­kürzestem Weg zu ihrem Sharing-Projekt zu führen. Die Aussage eines befragten ­Unternehmensvertreters bringt die Meinung aller Befragten auf den Punkt: «Die Einfachheit ist hier das, was es ausmacht.»

Tool 3: Sharing-Vereinbarung

Sobald ein Sharing-Partner gefunden wurde, geht es an die Planung der Transaktion. Hierbei unterstützt das dritte Tool, ein Leitfaden, der alle relevanten Aspekte des bevorstehenden Sharing-Projektes adressiert. Der Leitfaden ist in sechs thematische Bereiche untergliedert (siehe Abbildung 2) und bietet eine umfassende Zusammenstellung all jener Punkte, die für die reibungslose Abwicklung eines Ressourcentausches zwischen Unternehmen relevant sein könnten. 

Beispielsweise werden Themen wie Vergütung, Versicherung und Transport ­adressiert, wobei die Bedürfnisse je nach Ressource und Beziehung zum Sharing-Partner auch hier stark auseinandergehen können: «Mit denen ist es zum Beispiel sehr simpel, da reicht es per Handschlag oder sogar mündlich. Und dann ist das so. Mit anderen Firmen, welche ich weniger gut kenne, würde ich eher ­sagen, wir machen es schriftlich. Es ist ja dann auch irgendwie eine Gewähr­leistung. ­Solange alles funktioniert, ist es ja kein Problem, aber wenn es dann ­irgendein Problem gibt …»

Um späteren Konflikten vorzubeugen, liefert der Leitfaden Hinweise auf all jene Aspekte, bezüglich derer es zu Uneinigkeiten kommen könnte. Beim gemein­samen Ausfüllen der Sharing-Partner wird schnell deutlich, welche dieser Punkte für das konkrete Sharing relevant sein könnten. Die Partner entscheiden dabei selbst, wie formal der Austausch geregelt und abgesichert werden soll. Hierzu der Geschäftsführer eines KMU: «Ich bin ein Fan vom Unkomplizierten. Wenn es schon lange dauert, bis die Verträge aufgesetzt sind, wird das Projekt eher scheitern.»

Die Checkliste dient also vor allem einer klaren Verständigung zwischen den Involvierten, damit es später keine bösen Überraschungen gibt. Solange sich die Parteien einig sind, spielt es auch keine Rolle, wie formalisiert die konkrete Vereinbarung letztlich wird. Ein Ressourcentausch per Handschlag ist ebenfalls denkbar. 

Tool 4: Erfolgsmessung

Nachdem eine Sharing-Transaktion ab­geschlossen ist, stellt sich die Frage, ob das Teilen als Erfolg gewertet werden kann und wiederholt werden sollte. Diese Frage ist nicht ganz leicht zu beant­worten, da Nutzenpotenziale des Sharings – wie in der Februarausgabe des «KMU-­Magazin» ausführlicher vorgestellt – vielfältig sein können. Der Abgleich von finanziellem Aufwand und Ertrag ist eine gut messbare Grösse. 

Schwieriger wird es hingegen mit der ­Einordnung vom ökologischen und so­zialen Nutzen, vor allem, da sich diese meist erst zu einem späteren Zeitpunkt einstellen. Aus seiner Erfahrung berichtete ein Geschäftsführer, dass ein Fluss in Gange komme, das heisst, «je mehr man weitergibt, desto mehr kommt zurück». Ein ­weiterer Geschäftsführer beobachtete nach dem Verleih eines Mitarbeiters, dass dieser durch seine Erfahrung mit ­einer anderen Unternehmenskultur neue Impulse im eigenen Unternehmen einbringen konnte.

Gemeinsam mit den involvierten KMU-Partnern wurde das Tool 4 zur Erfolgsmessung und Partner-Bewertung ent­wickelt. Es erfüllt zwei Funktionen: die Messung des eigenen Zufriedenheitsgrads mit der abgeschlossenen Sharing-Transaktion und die gegenseitige Be­wertung der beteiligten Parteien auf der Sharing-Plattform. Da die Zufriedenheit mit dem Sharing auf der Erfüllung der eigenen Erwartung basiert, wird diese bereits vor der eigentlichen Transaktion beim Onboarding über die Plattform aufgenommen. 

Mit wenigen Klicks wird dazu eine Be­wertung zum Business-Nutzen, zur Be­ziehung zum Sharing-Partner, zum Prozess und zum persönlichen Nutzen erfasst. Insgesamt werden zehn Aspekte, erfasst (vergleiche Abbildung 3), die nach dem Sharing nochmals erhoben werden. So können Erwartung und Erfahrung ­abgeglichen werden. 

Um den Aufwand gering zu halten, wird ein ausgewählter Teil der Abfrage automatisch genutzt, um eine Partner-Bewertung für die Plattform zu generieren. Ähnlich wie beim Sharing im Consumer-Bereich ist zu erwarten, dass eine Bewertung von Sharing-Partnern zum Beispiel über die Vergabe von Sternen hilfreich ist, um das Vertrauen zu steigern.

Ausblick

Alle vier vorgestellten Tools sind zusammen mit den Praxispartnern entwickelt und durch diese validiert worden. Ein reduzierter Prototyp, auch als «Minimum viable product» bekannt, wurde von ihnen während des Projektes getestet. So konnten konkrete Anforderungen aus dem Alltag wie zum Beispiel eine zusätzliche regionale Eingrenzung bei der Auswahl von passenden Sharing-Partnern ­direkt aufgenommen werden. Ziel ist es, ­einen nutzerfreundlichen, nahtlosen Gesamtprozess aufzusetzen und damit eine alltagstaugliche Schweizer B2B-Sharing-Plattform anbieten zu können. Dieser Aufgabe widmen sich Charly Suter von KMU Digitalisierung und Carla Kaufmann von companymarket.ch, um das Potenzial des B2B-Sharings in der Schweiz weiter zu fördern.