Citizen Developer: die richtigen Leitplanken setzen

In Schweizer KMU existieren heute mehr selbst gebaute Automationen, als die Geschäftsleitung vermutet. Sie heissen nicht mehr «Access-Datenbank» oder «Excel-Makro», sondern «Power Automate Flow», «UiPath Bot» oder «Low-Code-App». 

Neue Risiken

Mitarbeitende schliessen Lücken in ERP-Systemen mit Eigenentwicklungen, die exakt ihre Probleme lösen – und gleichzeitig neue Risiken schaffen.

Die Verbreitung nicht genehmigter IT-Lösungen nimmt nachweislich zu. Gründe sind langsame IT-Prozesse, fehlende Unterstützung und die einfache Verfügbarkeit cloudbasierter Tools. Low-Code- und No-Code-Plattformen wie Microsoft Power Platform, UiPath oder Camunda senken die Eintrittshürde so stark, dass praktisch jede Abteilung eigene digitale Workflows aufsetzen kann. 

Die zentrale Frage lautet daher nicht mehr, ob Citizen Developer auftreten, sondern wie Unternehmen mit ihnen umgehen.

Das Dilemma

Low-Code-Plattformen erlauben es Mitarbeitenden ohne Programmierkenntnisse, komplexe Anwendungen visuell zu erstellen. Dies beschleunigt die Umsetzung und fördert Innovation in Fachbereichen – erhöht jedoch gleichzeitig das Risiko von Qualitätsmängeln, technischer Schuld und unkontrollierter Schatten-IT.

Für KMU entsteht ein Spannungsfeld: Einerseits ermöglichen schnelle, passgenaue Lösungen nahe am Geschäftsprozess eine geringere Abhängigkeit von externer IT und höhere Mit­ar­beiter­motivation.
Andererseits drohen Sicherheitslücken, Compliance-Verstösse, Datenverlust bei Mitarbeiteraustritt, unklare Verantwortlichkeiten und fehlende Dokumentation.

Schatten-IT existiert

Ein Verbot von Citizen Development verhindert nicht die Nutzung, sondern nur die Transparenz. Unternehmen haben deutlich mehr unbekannte Cloud-Services im Einsatz, als die IT-Abteilung weiss. Schatten-IT existiert bereits, unabhängig davon, ob sie erlaubt ist oder nicht. Bemerkenswert ist: Die gros­sen Anbieter haben das Problem erkannt und bieten umfangreiche Steuerungsmöglichkeiten. Microsoft Power Platform stellt Data-Loss-Prevention-Richtlinien, Rollenmodelle und Center-of-Excellence-Toolkits bereit. UiPath setzt mit Orchestrator, Rollen- und Freigabekonzepten sowie Audit-Trails auf zentral kontrollierte Bots. Camunda betont Governance über explizite Prozessmodelle (BPMN, DMN) und die Orchestrierung vieler Teilsysteme in nachvollziehbaren End-to-End-Prozessen. Trotz dieser Möglichkeiten nutzen viele KMU die vorhandenen Go­vernance-Funktionen kaum, da klare unternehmensinterne Regeln fehlen.

Governance für KMU

Grosse Konzerne bauen dedizierte Centers of Excellence mit ausdifferenzierten Rollen. KMU brauchen dagegen ein schlankes Modell, das in die bestehende Organisation passt und dennoch wirksame Leitplanken schafft.

• Plattformen begrenzen. Definition von ein bis zwei zentralen Low-/No-Code-Tools (zum Beispiel Power Platform plus UiPath oder Camunda). Andere Lösungen werden aktiv unterbunden. Dies reduziert Komplexität und ermöglicht gezielte Schulung.
• Prozesskategorien festlegen. Unkritische Teamprozesse dürfen Fach­abteilungen selbst automatisieren. Geschäftskritische Abläufe unterliegen IT-Freigaben und formaler Dokumentation. Forschung zeigt, dass klare Kate­gorisierung ein Schlüsselfaktor für er­folgreiche Citizen-Development-Programme ist.
• Transparenz schaffen. Alle produktiven Flows, Bots und Apps werden in einem einfachen Katalog erfasst – inklusive Verantwortlicher, Zweck und Risiko-Einstufung. Ein RACI-Modell (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) klärt Rollen und Zuständigkeiten.
• Mindeststandards definieren. Jede Lösung benötigt einen zweiten Blick (Vier-Augen-Prinzip), grundlegende Tests vor Produktivsetzung und eine kurze Dokumentation für Vertretung und Nachfolge. Regelmässige Reviews produktiver Lösungen gehören ebenso dazu.
• Gezielte Qualifizierung. Citizen Developer erhalten Schulungen in Prozessdenken, Datensicherheit und Plattform-Basics vor produktiver Nutzung. Studien belegen, dass fehlende Prozesskompetenz ein Hauptgrund für gescheiterte Automatisierungsprojekte ist.

Prozesskompetenz notwendig

Die grösste Illusion im Low-/No-Code-Hype: Schlechte Prozesse lassen sich nicht «wegautomatisieren». Plattformen lösen keine Strukturprobleme – sie beschleunigen sie. Wer unklare Verantwortlichkeiten, Medienbrüche und manuelle Umwege automatisiert, erzeugt digitale Verschwendung. 

Eine nachhaltige Automatisierung setzt entsprechende Prozesskompetenz voraus:

• Systematische Aufnahme und Model­lierung von Abläufen, zum Beispiel mit «Business Process Model and Notation» (BPMN)
• Analyse von Durchlaufzeiten und Fehlerquellen
• Klare Priorisierung, welche Prozesse sich für Automatisierung eignen

Deutlich bessere Ergebnisse

Organisationen, die BPM-Kompetenz mit digitalen Innovationen verbinden, erzielen signifikant bessere Transformationsergebnisse als solche, die nur Technologie einsetzen.

Unternehmen, die strukturiertes Citizen Development einführen, berichten durchgehend von kürzeren Durchlaufzeiten in automatisierten Prozessen, schnellerer Umsetzung von Fachanforderungen und einer spürbaren Entlastung der IT-Abteilung für strategische Projekte. Hinzu kommt noch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch mehr Autonomie.