«Zu Ihrer untenstehenden Antwort haben wir zu unserer ursprünglichen Anfrage vom 29. Mai 2010 (siehe beiliegende Kopie) aufgrund der nicht ruhenden Aktivitäten unseres Lieferanten eine Anschlussfrage.» Wer möchte hier weiterlesen? Wohl kaum jemand. Oder hier: «Diese Einforderung gilt als Mahnung im Sinne von §139 Abs. 2 und § 140 Abs. 2 und § 234 des Steuergesetzes vom 8. Juni 1997 (StG) sowie von Art. 130 Abs. 2, Art. 132 Abs. 3 und Art. 174 des Bundesgesetzes über die direkte Bundessteuer (DBG; vergleiche Folgeseite).» Diese beiden Beispiele aus der Praxis zeigen, wie man einen Text niemals beginnen sollte: Mit inhaltsleeren Nebensätzen, abstrakten Formulierungen und Zahlenbeigen, die dem Lesenden keine Informationen vermitteln, sondern nur Fragen hinterlassen. Solche Schreiben erreichen die Leser nicht. Die Folge: Mehr Aufwand wegen Missverständnissen, Verzögerungen und Nachfragen.
Zur Sache kommen
In den vergangenen Jahren hat sich die schriftliche Ausdrucksweise mit dem Aufkommen der elektronischen Kommunikationsmittel stark verändert. Heute wird mehr geschrieben denn je. Täglich stehen wir einer wahren Informationsflut gegenüber. Damit Mitteilungen beachtet werden, müssen sie sich aus der grossen Masse herausheben. Das gelingt nur durch Kürze und Klarheit. Das heisst: Auf langfädige Einleitungen verzichten und gleich zur Sache kommen. Je rascher, desto besser. Im Eingangsbeispiel reicht es, wenn man dem Kunden knapp mitteilt: «Danke für Ihre Antwort. Unser Lieferant hat noch eine Anschlussfrage.» Und auch der Steuerzahler wäre froh zu erfahren, dass er einen Beleg nachreichen muss, bevor er sich durch zeilenlange Gesetzesartikel quälen muss, die ihm nichts sagen. Der Kunde liest eine Botschaft nicht gerne aus sperrigen Formulierungen, ellenlangen Schachtelsätzen und unverständlichen Fachausdrücken heraus. Dazu ist ihm die Zeit zu kostbar. Man sollte nicht seine Vorgehensweise betonen («In Beantwortung Ihres Schreibens ... »), sondern seinen Kunden ins Zentrum stellen, indem man ihn direkt anspricht («Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.»).
