Grundlage aller Sortimentsoptimierungen sollten aussagekräftige Deckungsbeiträge sein. In der industriellen Praxis ist dies regelmässig begrenzt der Fall: Kosten werden nicht verursachungsgerecht, sondern pauschal auf Artikel verteilt, oder variable Kosten im Fixkostenblock ausgewiesen. Während Grossunternehmen hier aufgrund von zentralen und von Spezialisten gemachten Vorgaben und Richtlinien häufig bereits sehr gut aufgestellt sind, gibt es bei kleineren und mittleren Unternehmen regelmässig grossen Nachholbedarf.
Optimierungshilfen
Im Ergebnis führen die auf einer verbesserungswürdigen Basis berechneten Werte zu falschen Sortimentsentscheidungen und optimierbaren Priorisierungen von Aktivitäten. Nachfolgend werden zehn Praktiker-Tipps aufgeführt, um Deckungsbeitragsrechnungen optimiert aufstellen zu können.
1. Abstimmbarkeit herstellen
Nichts trägt mehr zur Konfusion im Unternehmen bei als sich widersprechende Zahlenwelten. «Eine Zahl, eine Wahrheit» sollte das Ziel der betrieblichen Informationsversorgung sein, um ausufernde Diskussionen über Differenzen zu vermeiden. Grundsätzlich sollten die Zahlen des externen Rechnungswesens mit den Zahlen des Controllings mindestens an zwei Stellen schnell abstimmbar sein: Zum einen gilt dies für den Nettoumsatz, der sowohl in der Deckungsbeitragsrechnung als auch in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) berichtet wird.
Zum anderen sollte auch eine Ergebnisgrösse, wie der Gewinn vor Steuern, abstimmbar sein. Dabei ist es nicht erforderlich, dass die Werte exakt gleich sind – dies ist beispielsweise bei der Berücksichtigung von kalkulatorischen Kosten im Controlling gar nicht möglich. Allerdings erhöht eine schnelle Klärung von möglichen Differenzen stark das Vertrauen in die ermittelten Werte.
2. Fixe und variable Kosten stringent trennen
Die strikte Trennung aller Kosten in fixe und variable Kosten ist die Basis jeder Deckungsbeitragsrechnung. Dies ermöglicht, den tatsächlichen Deckungsbeitrag eines Artikels als Differenz von Umsatz und variablen Kosten zu berechnen. Je nach Unternehmen wird dieser Deckungsbeitrag teilweise auch Rohertrag oder Rohmarge genannt. Dieser Wert gibt Auskunft darüber, welchen Betrag ein Artikel (oder Kunde) zur Fixkostendeckung leistet, beziehungsweise was sich am Ergebnis ändern würde, wenn es den Artikel nicht gäbe. Ein auf dieser Ebene positiver Deckungsbeitrag sollte daher die absolute Mindestanforderung an die Profitabilität eines Artikels sein.
Die verursachungsgerechte Zuordnung aller variablen Kosten zu den entsprechenden Artikeln ist daher eine Grundvoraussetzung für aussagekräftige Deckungsbeiträge, was jedoch auch schon bei kleineren und mittleren Unternehmen mit einer auch hier steigenden Sortimentskomplexität eine herausfordernde Aufgabe ist. Bei den im Folgenden beschriebenen Optimierungsansätzen handelt es sich daher schwerpunktmässig um variable Kosten, die entweder regelmässig nicht unter den variablen Kostenpositionen in der Deckungsbeitragsrechnung aufgeführt werden oder die häufig nicht verursachungsgerecht auf Artikel verteilt werden.
3. Schwundquoten regelmässig überprüfen
In einem klassischen Industrieunternehmen sind die Materialkosten üblicherweise die grösste Kostenposition, sodass hier besondere Akribie bei der Kostenverrechnung gefordert ist. Ein häufiges Optimierungspotenzial sind dabei die Schwundquoten der Artikel. Diese werden zumeist bei der Einführung eines neuen Artikels auf Basis von Planmengen in den Stücklisten hinterlegt und im weiteren Verlauf nicht mehr überprüft. Abweichungen können sich immer dann ergeben, wenn die Istmengen wesentlich von den Planmengen abweichen oder aufgrund technischer Gegebenheiten die Planansätze nicht eingehalten werden können. Eine regelmässige Überprüfung der Schwundquoten ist daher essenziell.
4. Anlagenzeiten sowie Rüst- und Reinigungskosten auf Artikel verteilen
Insbesondere in kleineren und mittleren Unternehmen werden Fertigungskosten immer noch auf Basis von relativ konstanten Kostensätzen pro Mengeneinheit verrechnet. Hier bietet es sich an, eine Verrechnung auf Basis von Produktions- oder Fertigungsaufträgen einzuführen, um Produktions-, Rüst- und Reinigungszeiten korrekt auf Artikel zu verrechnen. Zudem sollten diese Kosten stringent in variable und fixe Bestandteile unterteilt werden, sodass auf der ersten Stufe der Deckungsbeitragsrechnung nur die variablen Kosten berücksichtigt werden. Eine Steuerung der Produktion über Fertigungsaufträge ist dabei nicht nur aus Sicht der Deckungsbeitragsrechnung sinnvoll; auch Produktionseffizienzen können beispielsweise besser ermittelt und verbessert werden.
5. Qualitätssicherungskosten präzise verrechnen
Häufig bietet der Bereich der Qualitätssicherung (QS) Optimierungsansätze in der Kostenverrechnung. In vielen Unternehmen (nicht nur in kleinen und mittleren, auch in Grossunternehmen) werden die gesamten QS-Kosten unter den fixen Produktionskosten ausgewiesen. Allerdings kann insbesondere der Bereich der Probenentnahme und -analyse der jeweiligen Fertigwaren beziehungsweise Materialien gut den variablen Kosten zugeordnet werden. Im Ergebnis erhalten kleinere Artikel einen überproportional grossen QS-Aufwand, der ebenfalls die betriebliche Realität widerspiegelt, da diese – pro Einheit gerechnet – in den meisten Fällen einen grösseren Aufwand verursachen.
