«Stimmt es, dass ich einen säumigen Kunden mindestens dreimal mahnen muss, bis ich die Betreibung einleiten darf?» Diese Frage wird an der «Beobachter»-Spezialhotline für KMU fast täglich gestellt. Oder diese: «Muss die letzte Mahnung eingeschrieben verschickt werden?» Die Antwort lautet zweimal: nein. Rechtlich gesehen muss ein Unternehmen überhaupt nicht mahnen. Es könnte nach Ablauf der Zahlungsfrist sofort eine Betreibung gegen den Schuldner einleiten oder eine Klage beim Gericht einreichen.
Gesetzlich nicht geregelt
Das Mahnwesen ist in der Schweiz gesetzlich nicht geregelt. Es bleibt somit einem Gläubiger überlassen, ob, wie rasch und wie oft er einen Kunden an eine offene Geldforderung erinnern möchte. Auch bei der Form ist der Gläubiger frei. Er kann schriftlich mahnen, mündlich, per Telefon, per E-Mail oder sogar per SMS. In der Praxis ist das dreistufige Mahnsystem weit verbreitet. Auf eine Zahlungserinnerung (erste Mahnung) folgt eine zweite Mahnung, dann eine dritte und letzte, die dem säumigen Zahler die Betreibung in Aussicht stellt. Aus Beweisgründen sollten Mahnungen per Post verschickt werden, aus Kostengründen jedoch erst die letzte eingeschrieben.
Besser nicht zu lange warten
Dem Geld nachrennen gehört in den meisten Betrieben nicht zu den beliebtesten Aufgaben. Niemand will seine Kundschaft mit vorschnellen Mahnungen verärgern. Trotzdem ist es ratsam, mit dem Verschicken von Mahnungen nicht lange zu warten. Ausstände von Kunden haben schon manche Firma in finanzielle Engpässe gebracht. Viele Kunden spüren, wenn ein Lieferant mit dem Eintreiben offener Forderungen zuwartet – und nützen diese Fristen bis zum letzten Termin aus. In der Regel sollte ein Unternehmer zehn Tage nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist dem Kunden eine Zahlungserinnerung zukommen lassen. Zwischen den folgenden Mahnungen sollten nicht mehr als 20 Tage vergehen. Auch beim Verfassen dieser unangenehmen Botschaften tun sich viele Unternehmer schwer. Mit Formulierungen wie «Sollte sich dieses Schreiben mit Ihrer Zahlung gekreuzt haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos» oder «Sonst wären wir gezwungen, die Betreibung einzuleiten» will man nicht allzu grob auftreten. Doch haben solche Botschaften meist nicht den beabsichtigten Effekt, sondern bewirken das Gegenteil – sie werden nicht ernst genommen. Denn es ist ja unbestritten, dass jedes Unternehmen, das Leistungen erbringt, diese auch pünktlich bezahlt bekommt und sich nicht noch dafür zu entschuldigen braucht, dass es einem säumigen Zahler eine Erinnerung schickt.
Den richtigen Ton treffen
Besser sind verständliche Aussagen und klare Fristen (siehe Musterformulierungen). Drohungen («Wir werden sonst die Angelegenheit unserem Anwalt übergeben, was für Sie mit erheblichen Kosten verbunden ist») bringen nichts. Viele Firmen erheben in ihren Mahnschreiben Verzugszinsen und Mahnspesen. Laut Gesetz ist ein Verzugszins von fünf Prozent ab der Fälligkeit oder dem Datum der ersten Mahnung geschuldet. Ein höherer Zinssatz ist nur zulässig, wenn dies bei Vertragsabschluss vereinbart worden ist, etwa in den allgemeinen Geschäftsbestimmungen (AGB). Das Gleiche gilt für Mahnspesen: Ohne vertragliche Grundlage dürfen sie nicht erhoben werden.
Bleiben alle Mahnungen wirkungslos, ist ein Anruf beim säumigen Zahler ein häufig erfolgreiches Mittel, um zu seinem Geld zu kommen. Während der Kunde einen Brief zur Seite legen kann, muss er sich einem persönlichen Kontakt stellen. Mündliche Mahnungen sind wirkungsvoll und effizient. Manchmal nützen die Schuldner die Gelegenheit, den Gläubiger um eine verlängerte Frist oder um eine Zahlung in Raten zu bitten. Solche Vereinbarungen sollten immer schriftlich festgehalten werden. Bezahlt der Kunde, können Kosten eines Betreibungsverfahrens gespart werden. Bezahlt der Kunde nicht, kann der Gläubiger im Betreibungsverfahren mit der schriftlichen Vereinbarung den Rechtsvorschlag seines Schuldners auf einfache Weise beseitigen. Viele Unternehmen machen mit diesem Vorgehen sehr gute Erfahrungen. Einen Versuch ist es auf jeden Fall wert.
