Gefährliche Lücken und Doppelversicherungen ausschliessen

Ob Logistikbereiche ausgelagert werden oder nicht, hängt von deren unternehmensstrategischer Bedeutung ab. Beispielsweise kann sich ein Unternehmen im Versand- und Onlinehandel mit nachhaltig zuverlässigen logistischen Leistungen von der Konkurrenz abheben. Nur der Kunde, der seine Bestellung innert kürzester Zeit in einwandfreiem Zustand erhält, kommt wieder. Hier wäre es deshalb kaum zielführend, die entscheidenden logistischen Prozesse auszulagern. Denn damit würde die Kontrolle über einen massgebenden Erfolgsfaktor in fremde Hände gegeben.

Gehört die Logistik nicht zu den unternehmenskritischen Fähigkeiten, bringt deren mehr oder weniger umfangreiche Teilauslagerung meist erhebliche Vorteile. Angestrebt werden damit namentlich drei Ziele: Die Kosten senken, die Qualität der Leistungserbringung erhöhen, Ressourcen für das Kerngeschäft freimachen.

Spedition und Lager

Viele Unternehmen lagern lediglich eine einzige Logistikaufgabe an einen fremden Dienstleister aus: Die Produkte werden von einem externen Speditionsunternehmen an die Kunden ausgeliefert. Dadurch lassen sich die in einer eigenen Spedition gebundenen Mittel anderweitig einsetzen. Eine höhere Stufe ist die Auslagerung der Lagerbewirtschaftung und der Verteilung an die Kunden. Allenfalls kann man dann in der früheren Lagerfläche eine wachsende oder modernisierte Produktion unterbringen. Jedenfalls fällt damit der künftige Kapitalbedarf für das Lager und die Spedition weg. Dafür kann beispielsweise mehr in die Forschung und Entwicklung oder in die Pflege und Erschliessung von Märkten investiert werden.

Anspruchsvolle Leistungen

Heute werden, zusammen mit den klassischen logistischen Grundleistungen wie Transport, Warenumschlag und Lagerbewirtschaftung, mehr und mehr auch anspruchsvollere Dienstleistungen an spezialisierte Logistikunternehmen ausgelagert. Dazu zählen das Abfüllen von Flüssigkeiten, das Etikettieren, das Einpacken und das Umpacken von Produkten, einfache Montagearbeiten. Damit werden wichtige Schritte in der Wertschöpfungskette in fremde Hände gegeben. Ziel ist es, die ausgelagerten Tätigkeiten mit tieferen Kosten und in hoher Qualität ausführen zu lassen.

Sorgfältig abwägen

Oft wird die Schwierigkeit der Auslagerung von Tätigkeiten unterschätzt. Deshalb gibt es eine Grundregel: Bevor ausgelagert wird, sollten alle unternehmenseigenen Möglichkeiten zur Optimierung der eigenen Logistik und Wertschöpfungskette ausgelotet werden. Auf jeden Fall müssen beim Abwägen, ob ausgelagert werden soll, die Kosten und Ersparnisse vollständig erfasst werden. Sonst läuft man Gefahr, einen falschen Entscheid zu fällen. Dieser kann später dann oft nur noch mit hohen Kosten rückgängig gemacht werden. Wichtig ist es zudem, den potenziellen Auslagerungspartner sorgfältig auszuwählen. Entscheidend ist dabei nicht nur der Preis. Ins Gewicht fallen auch die zugesicherte Qualität der Dienstleistungen sowie die langfristigen Überlebenschancen des Partners.

Neue Risiken

Mit der dauerhaften Inanspruchnahme von Dienstleistungen externer Unternehmen entstehen beim Auslagerer neue Risiken. Insbesondere für die klassischen logistischen Grundleistungen wie Transport, Warenumschlag und Lagerbewirtschaftung nutzen die Logistikunternehmen oft standardisierte Verträge. In diesen werden auch die Haftungsverhältnisse für die Risiken festgehalten. Solche Verträge gibt beispielsweise der Verband Schweizerischer Speditions- und Logistikunternehmen (SPEDLOGSWISS) heraus. Bevor ein Vertrag unterschrieben wird, muss er sorgfältig geprüft werden. In vielen Fällen lohnt es sich, aufgrund der jeweiligen Umstände einzelne Standardbestimmungen durch speziell ausgehandelte Klauseln zu ersetzen. Je tiefer ein Logistikdienstleister in den Wertschöpfungsprozess des Auslagerers eingreift, desto mehr sollten die Prozessabläufe schriftlich festgelegt werden. Dabei sind die zahlreichen Schnittstellen und Verantwortlichkeiten zu definieren. Die Prozesse werden meist in Handbüchern oder Handlungsanweisungen präzise dokumentiert. Diese dienen dann den Mitarbeitenden beider Vertragsparteien bei der Erbringung der Dienstleistung als nützliche und verbindliche Wegweiser. Bei einer vertieften Zusammenarbeit werden in der Regel heikle Daten und Informationen ausgetauscht. Es macht daher Sinn, sich vertraglich zur Geheimhaltung zu verpflichten.

Überwachung der Qualität

Die Dienstleistungsqualität sollte vom Auslagerer laufend überwacht werden. Im Vertrag sind somit die Art der Qualitätsmessung und der Berichterstattung sowie die Konsequenzen einer nicht erreichten Qualität in allen Einzelheiten festzulegen. Des Weitern muss festgelegt werden, wann und wie oft ein Inventar erstellt und ein Audit durchgeführt wird und wer dafür die Kosten trägt. Damit werden spätere Streitereien vermieden. Es ist überdies durchaus möglich, die Vergütung des externen Dienstleisters aufgrund bestimmter Kriterien von dessen Leistungserbringung abhängig zu machen. Die Vertragsparteien regeln dies meist in einem getrennten «Service-Level-Agreement (SLA)». Diese Abmachung ist dann ein Teil des Hauptvertrags. Die Leistungsorientierung der Vergütung ist Ansporn für die bestmögliche Vertragserfüllung und keine «Strafe».

Ausstiegsszenario

Eine weitere Möglichkeit ist die vertragliche Festlegung eines Ausstiegsszenarios, falls der externe Dienstleister die gewünschte Qualität nach einer gewissen Zeitspanne nicht erreicht. Dabei ist neben den Fristen genau festzulegen, wer in welchem Umfang die Rückabwicklungskosten und weitere Aufwendungen zu tragen hat. Dies ist wichtig, weil der Dienstleister für massgeschneiderte Leistungen oft erhebliche Investitionen zu tätigen hat. Diese kann er bei vorzeitigem Ausstieg nicht mehr amortisieren.

Gewährleistung und Haftung

Vertraglich präzis geregelt werden müssen die Gewährleistungs- und Haftungsbestimmungen, die bei Unregelmässigkeiten bei der Dienstleistungserbringung angewandt werden. Das Gleiche gilt für die Vorgehensweise und die Fristen bei Beanstandungen. Dies schafft Klarheit und gegenseitiges Vertrauen. Je grösser das Vertragsvolumen und die Vorinvestitionen für die Auslagerung sind, desto eher lassen sich die Gewährleistungsrechte, Haftungen und deren Begrenzungen sowie allfällige Vertragsstrafen partnerschaftlich und massgeschneidert aushandeln.

Versicherung

Durch die Auslagerung entstehen besondere Risiken. Deren Versicherung ist vertraglich klar zu bestimmen. Es muss festgelegt werden, welche Risiken versichert und welche selbst getragen werden, welche Vertragspartei für die Versicherung welcher Risiken besorgt sein muss, wie die Versicherungssummen festzulegen sind und wer die Prämien zahlt. Überdies müssen Doppelversicherungen verhindert werden. Je nach Verteilung der Prämien kann das wiederum Auswirkungen auf die Entschädigung für die ausgelagerten Dienstleistungen haben.

Neubewertung der Risiken

Werden erhebliche Teile der Wertschöpfungskette eines Unternehmens ausgelagert, müssen die gesamten unternehmerischen Risiken sowohl des Auslagerers wie auch des externen Dienstleisters neu beurteilt werden. Beim Auslagerer entstehen einerseits neue Freiräume für Ressourcen und anderseits neue Abhängigkeiten von einem andern Unternehmen. Der externe Dienstleister muss allenfalls erheblich in die Zusammenarbeit investieren und öffnet ein neues Haftungsfeld. Es ist deshalb von Vorteil, wenn für das Auslagerungsprojekt ein unabhängiger Versicherungsbroker beigezogen wird. Dieser wird dank der Analyse der bestehenden Versicherungsportfolios sowie aller Verträge, Risiken und kostengünstigen Versicherungsmöglichkeiten erheblich zum Gelingen der Auslagerung beitragen: Die Risikoabsicherung sowie die Versicherungsprämien werden aus einem Guss optimiert.