Das Bezahlen auf Geschäftsreisen wird in Zukunft «unsichtbar»

Die Möglichkeiten im Bereich des Bezahlens haben sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Bezahllösungen, die im Privatleben mehr und mehr genutzt werden, halten auch im Geschäftsleben Einzug, wenn auch mit einer gewissen Zurückhaltung und Vorsicht, wie sich am Beispiel der Geschäftsreisen zeigt. Als einer der führenden Anbieter von Lösungen für das tägliche Management von Geschäftsreisen führt Air Plus alljährlich eine Studie zu diesem Thema durch. Im Rahmen der International Travel Management Study 2017 wurden rund 2300 Geschäftsreisende und fast 1000 Reiseverantwortliche aus 24 Ländern zur Nutzung der verschiedenen Zahlungsarten auf Geschäftsreisen befragt.

Mobiles Bezahlen

Ein internationaler Trend, der zunehmend festgestellt werden kann, ist, dass sowohl Firmen- als auch private Kreditkarten die Barzahlung und Fakturierung immer stärker ablösen. Gleichzeitig gewinnen das mobile Bezahlen oder virtuelle Kreditkarten an Relevanz. Damit sind neue, grosse Akteure wie Apple, Google, Paypal oder die chinesischen We Chat und Alipay in den Markt geströmt – und weitere werden mit Sicherheit noch folgen. Doch welchen Einfluss haben die neuen Produkte auf die Bezahlmechanismen im Bereich der Geschäftsreisen? Wie die International Travel Management Study 2017 zutage führt, stehen Travel Manager neuen Zahlungsprodukten von Anbietern wie Apple oder Google auf der ganzen Welt kritisch gegenüber. Noch.

Es zeichnet sich derzeit ab, dass Travel Manager in Unternehmen mit einem hohen Reisebudget von 10 Millionen US-Dollar / Euro oder mehr den neuen Anbietern deutlich offener gegenüberstehen als jene kleinerer Unternehmen. Aufgrund ihres grossen Budgets sind sie in der Lage, in die sogenannte «Consumerization» zu investieren. Die Bemühungen, dass bereits privat genutzte elektronische Geräte wie Smartphones oder Tablets auch beruflich genutzt werden, werden verstärkt vorangetrieben.

Das macht auch absolut Sinn, denn gerade die Geschäftsreisenden zeigen sich gegenüber den neuen Bezahlmöglichkeiten deutlich offener. Rund 44 Prozent der in der Studie befragen Business Traveller wären bereit, die Bezahlangebote von Apple, Google und Co. zu nutzen. Die Reisenden kennen die Technologie aus ihrem privaten Alltag und sie schätzen Benutzerfreundlichkeit und die Einfachheit dieser Bezahlangebote. Ebenfalls 44 Prozent der befragten Geschäftsreisenden haben bereits mit dem Smartphone bezahlt – wenn auch oft zu persönlichen Zwecken und nicht im beruflichen Kontext. Es erstaunt deshalb nicht, dass sie diesen Komfort auch auf Geschäftsreisen nicht missen möchten.

Firmenkreditkarte ist Nummer 1

Trotz der zunehmenden Akzeptanz gegenüber den neuen Bezahllösungen ist die Firmenkreditkarte nach wie vor beliebtestes Zahlungsmittel auf Geschäftsreisen. Auf dem Vormarsch ist die vir­tuelle Kreditkarte. Das sind Kreditkar­-
tennummern, die elektronisch für einen definierten Zahlungszweck, zum Beispiel die Übernachtung in einer bestimmten Zimmerkategorie eines Hotels, generiert und für die Bezahlung eingesetzt werden. 2017 werden solche bereits von rund elf Prozent der Travel Manager genutzt – noch vor einem Jahr lag dieser Wert unter einem Prozent. Bei diesen globalen Werten ist jedoch zu berücksichtigen, dass die Zahlungsprä­ferenzen von Land zu Land teilweise extrem variieren.

Aufgrund der zunehmenden Beliebtheit virtueller Karten wird gerade in diesem Bereich momentan viel investiert. Air Plus hat beispielsweise Ende September eine Neuauflage ihrer virtuellen Kreditkartenlösung A.I.D.A. auf den Markt gebracht. Neben der Weiterentwicklung der Benutzerfreundlichkeit wurde vor allem auch in Flexibilität, Individualität und Transparenz investiert. Die neuen virtuellen Karten können damit heute ganz gezielt auf die Bedürfnisse des Nutzers beziehungsweise auf einen bestimmten Zweck oder die Richtlinien des Unternehmens abgestimmt werden. Das hat einerseits zur Folge, dass Zahlungen sicherer werden, andererseits bieten die Karten den Reisenden die passenden Optionen – und zwar unabhängig davon, ob es sich um einen eigenen Mitarbeitenden oder einen externen Dienstleister handelt, der auf Kosten des Unternehmens reist.

Bargeld immer noch beliebt

Doch auch wenn der Trend hin zum virtuellen Bezahlen geht, sind nicht alle restlos von der gewohnten Plastikkarte abzubringen: In der Schweiz nutzen überwältigende 85 Prozent der Unternehmen Firmenkreditkarten, um anfallende Kosten vor und während der Reise zu bezahlen. Und mit 59 Prozent hat die Schweiz sogar den dritthöchsten Anteil an Unternehmen weltweit, die private Kreditkarten einsetzen. Und obwohl in den Unternehmen versucht wird, das Bargeld abzuschaffen, bleibt dieses für mehr als die Hälfte der Schweizer Geschäftsreisenden nach wie vor beliebtestes Zahlungsmittel auf Geschäftsreisen. Eines ist jedoch ganz klar: Weder Bargeld noch die private Kreditkarte sind optimale Optionen für Unternehmen, die eine effiziente Verwaltung und finanzielle Transparenz ihrer Geschäftsreisetätigkeiten anstreben. Es ist deshalb wahrscheinlich, dass Unternehmen mit einem höheren Reisebudget sehr viel eher effektive Zahlungsoptionen wie die virtuellen Kreditkarten nutzen.

Auch das Smartphone wird zum Bezahlen auf beruflichen Reisen noch eher zögerlich eingesetzt. Lediglich 26 Prozent der Schweizer Geschäftsreisenden nehmen unterwegs das Smartphone für die Bezahlung zur Hand – deutlich weniger im Vergleich zu andern Erdteilen. In China sind es bereits überwältigende 91 Prozent und in Indien 75 Prozent. Zudem werden von den Schweizern meist nur die persönlichen Ausgaben damit bezahlt. Dennoch hat die Technologie Fuss gefasst und wird sich in der Schweiz auf jeden Fall weiterverbreiten.

«Unsichtbares Bezahlen»

Das Bezahlen auf Geschäftsreisen wird in Zukunft vor allem eines: schneller und einfacher. Grundlage dafür ist zunächst der zunehmende Einsatz von Smartphones für «mobile Zahlungen» anstelle der klassischen Kreditkarte. Darauf aufbauend, nimmt die Bedeutung der virtuellen Kreditkarten weiterhin zu. Ein weiterer Trend ist das «unsichtbare Bezahlen», bei dem Transaktionen ganz ohne das Vorweisen einer Karte ablaufen. Wird einmal ein Zahlungsmittel hinterlegt, greifen einzelne Bestellungen automatisch darauf zu.

Air Plus testet mit der Fraport AG derzeit eine Lösung für das ticketlose Parken an Flughäfen. Dabei werden die Einfahrt ins Parkhaus sowie die Ausfahrt automatisch vom Smartphone registriert und über das hinterlegte Zahlungsmittel verrechnet. Das Lösen eines Parktickets und das Bezahlen am Automaten sind damit hinfällig. Eine andere Entwicklung betrifft die Gastronomie. Über eine App meldet man sich in einem Restaurant an, wobei jede Bestellung automatisch auf dem entsprechenden Kundenkonto verbucht wird. Ist der Business Lunch vorbei, meldet man sich elektronisch ab, steht auf und verlässt das Lokal. Die unzähligen Schritte von der Bestellung der Rechnung bis hin zum teilweise noch immer umständlichen Bezahlen mit der Plastikkarte sind damit nicht mehr nötig. Die Transaktion wird schnell und sicher abgewickelt und erscheint sauber in der Abrechnungsübersicht des Kunden.

Kostenfallen und Spartipps

Viele Unternehmen nutzen heute für ihre Flugbuchungen eine implementierte Online-Booking-Engine. Diese kommt einem sogenannten Insourcing gleich. Das heisst, der Mitarbeiter bucht seine Flüge selbst. Solange es sich um einfache Punkt-zu-Punkt-Verbindungen handelt, ist dies unproblematisch. Sobald die Buchung aber komplexer wird, entstehen unnötige Kosten, weil das Know-how eines professionellen Reiseberaters fehlt. Nur ein spezialisiertes Geschäftsreisebüro, eine sogenannte Travel Management Company, ist in der Lage, optimierte Tickets zusammenzustellen. Eine der grössten Kostenfallen dürfte demnach im Irrglauben liegen, mit einer Online-Booking-Engine könne man Geld sparen, weil die Beratungsgebühr des Reisebüros wegfällt. Um effektiv Kosten zu sparen, sollte eine Geschäftsreise so früh wie möglich geplant werden. Oftmals wird die Bedeutung von Vorausbuchungen unterschätzt. Nur wer rechtzeitig plant, kommt an die bes­ten Angebote. Null bis zwei Tage vor Ab­flug sind die Tickets und Hotelübernachtungen am teuersten. Der ideale Buchungszeitpunkt hängt vom Produktmix und der Destination ab – Reisen an Hotspots plant man am besten mindestens einen Monat im Voraus.

Ein weiteres Sparpotenzial liegt in den Zahlungsmethoden. Es empfiehlt sich, auf virtuelle Kreditkarten umzustellen. Der Abrechnungsprozess wird massiv vereinfacht und versteckte Kosten fallen weg. Dass Geschäftsreisen in Zukunft billiger werden, davon kann nicht ausgegangen werden. Zwar kann in sämtlichen Dienstleistungssegmenten – ob Bahn oder Airlines – ein Trend zu tieferen Preisen festgestellt werden, jedoch kann dieser nicht ewig anhalten, weil sonst die Rentabilität in Gefahr ist. Punktuell wird es auch in Zukunft noch Vergünstigungen geben, wobei hier vor allem in der Hotellerie ein Bedarf vorhanden ist. Würde in den wichtigen Geschäftsreisedestinationen wie London, New York oder Moskau das Angebot aufgestockt oder die Nachfrage schwächer, würden sich sicher auch die Übernachtungspreise normalisieren.