Während wir früher für unseren privaten Einkauf ins Geschäft gehen mussten, können die Einkäufe heute von überall aus erledigt werden. Wir haben uns an die Annehmlichkeiten der Produkte und Dienstleistungen gewöhnt, die im Laufe der Jahre durch die Digitalisierung entstanden sind. Ein Hotel buchen wir über eine der vielen Online-Plattformen, Kleider und Elektronik wählen wir auf dem heimischen Sofa aus und lassen uns alles bequem liefern. Um spätabends nach Hause zu kommen, muss man nicht mehr am Strassenrand auf ein freies Taxi warten, sondern bucht die Mitfahrgelegenheit zum festgelegten Preis schon vom Restaurant aus. Und ein Zugticket kauft sich quasi von selbst mit einem Wisch über den Touchscreen des Smartphones.
Bargeldlos immer beliebter
Mit den neuen Möglichkeiten des digitalen Einkaufens haben sich auch die Geräte geändert, über welche die Käufe getätigt werden, sowie auch die Art und Weise, wie für die Anschaffungen bezahlt wird.
Den Trend hin zu digitalem Bezahlen gibt es schon länger, doch nun hat die Corona-Pandemie diese Entwicklung in den letzten Jahren deutlich beschleunigt. Wie Erhebungen des Anbieters für Markt- und Konsumentendaten Statista zeigen, nutzten im Jahr 2018 50 Prozent der Schweizer bargeldlose Zahlungsmittel – 2021 waren es bereits 80 Prozent. Neben Hygiene und Komfort – zwei Faktoren, die diese Entwicklung während der Pandemie befeuert haben – wird die Schnelligkeit der Abwicklung von den Anwendern als grösster Vorteil der kontaktlosen Bezahlmethoden gesehen. Auch das mobile Bezahlen über das Smartphone oder ein Tablet hat sich während der Pandemie zunehmend etabliert: Während 2019 lediglich 13 Prozent der Schweizer Bevölkerung mindestens einmal pro Woche mobil bezahlten, waren es 2020 bereits 32 Prozent und 2021 38 Prozent.
Hürden auf Firmenebene
Mittlerweile hat sich das unkomplizierte Einkaufen, Buchen und Bezahlen «on the go» in den Köpfen der Menschen festgesetzt und die digitalen Möglichkeiten sind nicht mehr aus dem privaten Alltag wegzudenken. Nun hat sich der Trend verstärkt, dass man auf die Annehmlichkeiten aus dem Privaten auch im geschäftlichen Umfeld nicht mehr verzichten möchte. Entsprechend beeinflussen heute die privaten Bedürfnisse der Arbeitnehmer die Anforderungen an die Arbeitgeber. Wer privat Uber fährt, möchte diese Möglichkeit auch auf Geschäftsreise nutzen. Wer für seinen Wochenendausflug «SBB Easy Ride» nutzt, möchte diese Funktion vielleicht auch für den Geschäftstermin nutzen et cetera.
Bei der Art der Bezahlung sieht es gleich aus: Für diejenigen, die sich an die Bezahlung mit Apple Pay, Google Pay, Twint et cetera gewöhnt haben, scheint es auf den ersten Blick keinen Grund zu geben, warum dies nicht auch für geschäftlich getätigte Einkäufe funktionieren sollte.
Diese Bedürfnisse stellen Unternehmen nicht selten vor grössere Herausforderungen, denn die Entwicklungen für den privaten Gebrauch sind den geschäftlichen Anwendungen oftmals mindestens einen Schritt voraus. Technologische Neuheiten werden in den meisten Fällen für die Endkonsumenten entwickelt, die das neue Angebot auf privater Basis nutzen. Das heisst, die Lösungen müssen in erster Linie für einen einzelnen Nutzer funktionieren.
Auf Firmenebene stellen sich ganz andere Herausforderungen: Die Lösung muss von einer grösseren Anzahl Personen gleichzeitig genutzt werden können, wobei die Verwendungsrechte über die Unternehmensrichtlinien individuell zugeteilt werden sollten. Aus Effizienzgründen werden die Ausgaben idealerweise zentral über einen Company Account abgerechnet und können jederzeit korrekt den Verursachern und den entsprechenden Projekten zugeordnet werden. Zudem stehen Themen im Raum wie Datenschutz, Konsolidierung, Nutzung der Einkaufspower etc.
Hohe Admin-Kosten
Im Procurement von Unternehmen nehmen insbesondere die Digitalisierung und die Zentralisierung von Zahlungen eine immer gewichtigere Rolle ein. Gerade in der heutigen Zeit, in der Remote Work – vor allem Homeoffice – eine zentrale Rolle spielt, nimmt die Bedeutung zentraler Bezahllösungen mit hohem Komfort und guten Kontrollfunktionen kontinuierlich zu.
Bei den Einkäufen für geschäftliche Zwecke handelt es sich grösstenteils um wiederkehrende Anschaffungen, bei denen idealerweise die jeweiligen Zahlungslösungen mit den entsprechenden Richtlinien im firmeninternen System hinterlegt sind und Einkäufe damit zentral abgerechnet werden. Bei rund 80 Prozent der Unternehmensausgaben handelt es sich um solche durch die Einkaufsrichtlinien regulierten Ausgaben. Die restlichen 20 Prozent betreffen die sogenannten «Wild Expenses», auch «Maverick Buying» genannt, also die Ad-hoc-Käufe ausserhalb der Einkaufsrichtlinien des Unternehmens.
Das klingt zwar nach wenig, doch gemäss einer Faustregel verursachen genau diese 20 Prozent der Einkäufe rund 80 Prozent der administrativen Kosten – sowohl beim Mitarbeitenden selbst als auch in der Buchhaltung. So müssen die Mitarbeitenden bei solchen Ad-hoc-Einkäufen in Vorleistung treten, Belege sammeln und gegenüber der Unternehmung nicht selten in Papierform abrechnen. Zudem müsste das Unternehmen eigentlich alle Lieferanten in einem System erfassen, damit man den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung folgt.
Freiheiten und Kontrolle
Grundsätzlich sollten Mitarbeitende die Möglichkeit erhalten, sich innerhalb der Einkaufsrichtlinien des Unternehmens sowie ihrer individuellen Befugnisse frei bewegen zu können. Gerade in Zeiten von dezentralen Arbeitsplätzen und Homeoffice hat sich dieses Bedürfnis verstärkt. Wer aus dem Homeoffice spontan eine Software beschaffen oder ein defektes Headset ersetzen muss, ist nicht gewillt, einen komplizierten Bewilligungsprozess einzuleiten. Zwar möchte man sich an die Unternehmensrichtlinien halten, aber es muss dennoch zeitnah gehandelt werden können.
Abhilfe schaffen hier Unternehmenskreditkarten, sogenannte Commercial Cards. Damit die Mitarbeitenden von der Haftung ausgenommen sind und bei der Bezahlung nicht in Vorleistung treten müssen, gibt es Commercial-Card-Programme, bei denen die Haftung bei der Firma liegt und auch die Unternehmung den Saldo bezahlt. Solche Programme führt beispielsweise auch Air Plus im Angebot. Neben der physischen Plastikkarte gibt es auch virtuelle Karten, die im Grunde nichts anderes sind als eine 16-stellige Kartennummer, wie sie auch auf physischen Karten zu finden ist. Zudem gibt es genauso einen Card Verification Code (CVC) als Sicherheitsmerkmal. Damit die Kreditkarte – die physische wie auch die virtuelle – möglichst hohe Akzeptanz geniesst, ist eine Karte auf Basis eines Visa- oder Mastercard-Schemes empfehlenswert.
Die Vorteile solcher virtuellen Karten sind vielfältig. Bei den Air Plus Virtual Cards kann beispielsweise voreingestellt werden, wer diese Karten verwenden darf, wo beziehungsweise für welchen Zweck sie eingesetzt wird, über welchen Betrag pro Transaktion maximal verfügt werden kann und in welcher Währung. Unterschieden wird zudem in «single use» und «multi use» – also die ein- oder mehrmalige Verwendung der virtuell generierten Kreditkartennummer.
Damit ist eine sehr gute Grundlage gegeben, um den Überblick über die Ausgaben zu bewahren und den Mitarbeitenden gleichzeitig die die Freiheit zu geben, in gewissem Rahmen und unter kontrollierten Bedingungen solch eine Firmenkreditkarte einzusetzen. Nämlich genau in dem Moment, wenn er die Ad-hoc-Beschaffung tätigen muss. Zudem werden sowohl Mitarbeitende als auch Unternehmen besser vor Betrugsfällen geschützt.
Sicherheit und Datenschutz
Während es für die Mitarbeitenden beim Bezahlprozess in erster Linie um Komfort und Schnelligkeit geht, spielt für das Unternehmen neben der Budgetkontrolle vor allem die Sicherheit eine übergeordnete Rolle. Virtuelle Kreditkarten haben hier gegenüber den Plastikkarten den Vorteil, dass sie zum Beispiel bei «single use» nur einmal verwendet werden können, was das Missbrauchsrisiko deutlich vermindert.
Dies gilt beispielsweise auch für die Integration bestehender Bezahllösungen wie bei der im Herbst 2022 lancierten Zusammenarbeit zwischen Air Plus und Apple Pay. Wenn der Kunde eine Air Plus Corporate Card mit Apple Pay nutzt, wird die Kartennummer niemals auf dem Gerät oder auf Apple-Servern gespeichert. Stattdessen wird eine einzigartige Device Account Number erzeugt, verschlüsselt und geschützt im Secure Element gespeichert, einem branchenüblichen, zertifizierten Chip zum sicheren Speichern von Bezahlinformationen auf dem Gerät. Zudem können die getätigten Zahlungen auch bequem über die Air-Plus-App eingesehen und kontrolliert werden.
Die Zukunft der Bezahllösungen
Während für die Anwender der Unternehmensnutzen sowie die Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Zentrum stehen, wird für die Anbieter der Bezahllösungen in Zukunft die grösste Herausforderung sein, Geschäftsfelder zu finden, die nicht durch eine Regulierung wie etwa die Interchange Fee (ICF) beeinträchtigt werden. Ausserdem gilt es Plattformen und neue Entwicklungen zu finden, die nachhaltig funktionieren. Eintagsfliegen und «Me too»-Produkte haben schon länger keine Überlebenschance mehr. Es ist ohnehin schwierig, Unternehmen mit bereits gut etablierten Prozessen zur Anschaffung neuer Produkte zu motivieren, selbst wenn ein offensichtlicher Mehrwert besteht. Für einen guten Return of Investment wird die «Pain of Change» allerdings in Kauf genommen.
Tatsache ist, dass die Entwicklung im Bereich der digitalen Bezahllösungen auch in Zukunft weiter voranschreiten wird, ja voranschreiten muss. Für Unternehmen wie Air Plus bietet sich also an, bereits bestehende und weltweit akzeptierte Systeme zu integrieren, die von den Kunden beziehungsweise ihren Mitarbeitenden bereits auf privater Ebene genutzt werden.
Besonders auch im Bereich der Geschäftsreisen haben die digitalen Bezahllösungen noch grosses Potenzial. Während die zentrale Abrechnung bei der Buchung von Flügen und Hotels bereits sehr gut funktioniert, gibt es zum Beispiel bei Zugreisen noch grossen Handlungsbedarf, unter anderem in den Bereichen hinterlegbarer Bezahllösungen, Reporting, Kombination von Flug- und Zugreisen etc. Generell ist das Ziel, das gilt sowohl für Mobilitätsdienstleister als auch für alle anderen Leistungsträger, dass man möglichst einfach und mit hoher Akzeptanz bezahlen kann und die Abrechnung zentral und mit minimalem Aufwand fürs Spesenhandling erfolgt.
