Wie die Effektivität virtueller Treffen steigt

Virtuelle Teams sind nicht mehr die Ausnahme, sie sind die Regel. Die geogra­fische Trennung macht es den verstreuten Teamkollegen allerdings schwerer, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Dabei ist es mit der richtigen Methodik sogar möglich, dass virtuelle Teams effizienter zusammenarbeiten als Kollegen, die im selben Raum sitzen. Um das Beste aus einem Meeting herauszuholen, ist es sinnvoll, sich im Vorfeld diese drei Fragen zu stellen:

1. Was sind die wesentlichen Voraussetzungen für die Planung?
2. Wie kann das Treffen so inklusiv wie möglich gestaltet werden?
3. Wie können die Dynamik und der Schwung aufrechterhalten werden?

Die Planung

Generell ist es wichtig, sich schon bevor ein Meeting einberufen wird darüber klar­ zu werden, ob das Team sich überhaupt treffen muss. Das gilt gerade für Remote-Arbeit, die die Menschen oft dazu zwingt, mehr zu kommunizieren oder mehr als normal zu arbeiten, um die Produktivität zu gewährleisten. Hier sollten Besprechungen noch bewusster angesetzt werden. 

Virtuelle Zusammentreffen haben nämlich einige Nachteile gegenüber Präsenztreffen: Sie belasten kognitiv stärker und erfordern auch mehr Zeit. Die Menschen müssen sich zunächst durch die je­wei­ligen Anwendungen navigieren, um dann herauszufinden, welche Kommuni­ka­tionsnormen für das Treffen gelten, ­während sie gleichzeitig hoffen, dass der gefürchtete Abbruch einer «instabilen Internetverbindung« dann doch nicht auftritt. 

Es gibt aber auch viele Vorteile, in einem virtuellen Team zu arbeiten. Die Mitarbeiter können ihre Arbeit und ihr Privatleben flexibler gestalten und haben die Möglichkeit, mit Kollegen auf der ganzen Welt zu interagieren. Unternehmen können die besten und kostengünstigsten ­Talente weltweit anwerben und die Kosten für die Mieten sparen.

Das richtige Team

Die Vor- und Nachteile der virtuellen ­Arbeit führen dazu, dass es gar nicht so einfach ist, ein gut zusammenarbeitendes virtuelles Team zusammenzustellen. Viele finden digitale Kommunikation ­weniger produktiv als die persönliche Interaktion und fühlen sich noch dazu von der Technologie überfordert. Mit der ­Zusammensetzung des Teams steht und fällt aber der gesamte Erfolg.

Es gibt ein paar Dinge, die alle erfolgreichen virtuellen Teamplayer gemeinsam haben: gute Kommunikationsfähigkeiten, eine hohe emotionale Intelligenz, eine hohe Belastbarkeit und vor allem die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten. Beim Aufbau des Teams sollten sich die Führungskräfte daher vor allem auf diese Eigenschaften konzentrieren und am ­besten in persönlichen Gesprächen überprüfen. Wenn einem Teammitglied noch Fähigkeiten fehlen, gilt es, diese zu trainieren und sich anzueignen. 

Die passende Teamgrösse

Nicht selten gibt es gerade in Innovationsprojekten Teams in einer Grössenordnung von mehr als 20 Personen. Dabei sind es die kleinen Einheiten, die die besten Ergebnisse liefern. Im Idealfall sind es sogar Gruppen von weniger als acht Personen. Die Forschung unterstützt dieses Wissen und hat «social loafing» als Ursache enttarnt: Je mehr Mitglieder in einem Team sind, desto weniger fühlen sich die einzelnen Personen verantwortlich für die Leistung. Dieser Effekt tritt bereits bei einer Personenzahl von vier oder fünf Mitgliedern ein. Wenn Gruppen wachsen, wird es zur grossen Herausforderung, eine inklusive Kommunikation zu gewährleisten. 

Inklusion

Das virtuelle Setting

Gerade im Design Thinking wird mit Personen aus unterschiedlichen Abteilungen zusammengearbeitet. Das erfordert manches Mal viel Fingerspitzengefühl, da verschiedene Hierarchien mit ihren Erfahrungen und Vorstellungen aufeinandertreffen. Gerade deswegen muss vor allem eines verstärkt gefördert werden: Vertrauen. Vertrauen beginnt mit Respekt und Empathie. Führungskräfte sollten daher die Teammitglieder frühzeitig dazu ermutigen, ihren Hintergrund, den Wert, den sie der Gruppe hinzufügen möchten, und die Art und Weise, wie sie am liebsten arbeiten, offenzulegen. 

Auf diese Weise können sich Kollegen ein Bild voneinander machen. Der Aufbau von Beziehungen ist ein fortlaufender Prozess und gerade im virtuellen Bereich wird oft nicht über das Leben geplaudert. Deswegen ist es sinnvoll, sich zu Beginn einer Konferenz fünf Minuten Zeit zu nehmen, um alle über einen beruflichen Erfolg oder persönliche Neuigkeiten berichten zu lassen. Das ist wahrscheinlich der einfachste Weg, die Isolation zu überwinden, die sich einschleichen kann, wenn Menschen nicht physisch zusammenarbeiten.

Leitlinien definieren

Untersuchungen zeigen, dass Regeln Unsicherheit reduzieren und das Vertrauen in Gruppen stärken. Das verbessert au­tomatisch die Produktivität. Das virtuelle Team arbeitet also besser und effizienter, wenn von Anfang an spezifische Leit­linien definiert werden. Diese können sein, dass sich alle darauf einigen, wie auf Anfragen reagiert wird oder wie ­generell kommuniziert werden sollte. Wenn eine virtuelle Konferenz zu Projektdetails bevorsteht, ist eine E-Mail eine gute Idee, um Missverständnisse zu minimieren. 

Das erste Zusammentreffen

Wenn es möglich ist, sollte ein erstes ­Treffen persönlich und nicht per Videocall stattfinden. Dieses erste Treffen trägt viel dazu bei, dass sich die Teamkollegen kennenlernen und sie dabei auch ihre Erwartungen an Vertrauen und Offenheit besprechen und die Ziele und Verhaltensricht­linien klären können. Der Augenkontakt und die ­Körpersprache helfen, persönliche Verbindungen herzustellen. 

Der richtige Ton

Wenn Menschen erst Vertrauen aufgebaut haben, gehen sie auch virtuell offener miteinander um. Eine Möglichkeit, diesen Effekt noch zu verstärken, besteht darin, ein Teammitglied als offiziellen Fürsprecher für Offenheit zu benennen. Dieser ist dafür zuständig, darauf hin­zuweisen, wenn etwas unausgesprochen bleibt oder Kritik geübt wird, die nicht konstruktiv ist. 

Eisbrecher

Eine Möglichkeit, die Stimmen aller ­einzubeziehen, besteht darin, die virtuelle Sitzung mit einer kurzen Übung, einem sogenannten Eisbrecher, zu beginnen. Das Ziel dieser kurzen Übung ist, alle Teilnehmer von Anfang an zu involvieren und zu aktivieren. Das kann eine Frage sein, wie zum Beispiel die Frage nach dem Frühstück oder dem Mittag­essen oder worauf sich die Menschen an ihrem Wochenende freuen. 

Den Schwung erhalten

In Kleingruppen arbeiten

Um zu vermeiden, dass die Dynamik abnimmt und die Kreativität leidet, sollte bei mehr als sechs Teilnehmern in Kleingruppen von zwei bis drei Personen ge­arbeitet werden. Dazu können die Breakout-Räume genutzt werden, die sich im Vorfeld schnell einrichten lassen.

Kein Multitasking

Laut einer aktuellen Studie geben 82 Prozent der Befragten zu, während Meetings andere Dinge zu tun – vom Surfen im Internet bis zum Toilettengang. Die virtuelle Zusammenarbeit erfordert jedoch, dass jeder zu jeder Zeit präsent und engagiert ist. Um die Teilnehmer nicht an Multitasking-Dinge wie gleichzeitiges Chatten oder E-Mails-Checken zu verlieren, eignen sich vor allem Geschichten und Bilder, die eine gute Vorstellung des Inhalts bieten. Vorträge sollten zudem auf wenige Folien reduziert werden, da sich sonst schnell eine Ermüdung einstellt. Besser ist es, Bilder, Gifs oder Memes in die Präsentation einzustreuen. Alles, was den Teilnehmenden hilft, ein bunteres Bild vor Augen zu haben, zahlt auf das Interaktionskonto ein und bewahrt die Dynamik im Innovationsprozess.

Fazit: Die ersten virtuellen Teams wurden gebildet, um Innovationen zu ermöglichen, indem die Topexperten weltweit miteinander interagieren. Heutzutage ist aus dem Indem ein Obwohl geworden: Teams von physisch verteilten Mitarbeitern sind oft nur eine Notwendigkeit für die Geschäftstätigkeit. Unternehmen können jedoch die Produktivität ihrer Teams steigern, wenn sie die hier beschriebenen Praktiken und Tipps befolgen.