Im Gefolge der digitalen Transformation der Wirtschaft und Gesellschaft verändern sich auch die Anforderungen an die Mitarbeiter der Unternehmen – unter anderem weil die moderne Informations- und Kommunikationstechnik neue Formen der Arbeitsorganisation und neue Problemlösungen möglich macht. Deshalb drängen auch häufiger neue Mitbewerber auf den Markt, die die Geschäftsmodelle der etablierten Unternehmen infrage
stellen, wenn nicht gar obsolet machen.
Veränderungen durch Technik
Deshalb hinterfragen zurzeit viele Unternehmen ihre tradierten Formen der Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit. Sie fragen sich: Wie können wir neben den technischen Möglichkeiten der Digitalisierung auch die «modernen» Formen der Zusammenarbeit, die zum Beispiel viele Start-ups und innovationsstarke Nischenanbieter praktizieren, für unseren Erfolg nutzen? In der Regel handelt es sich hierbei um Arbeitsformen, die darauf abzielen,
die Eigenverantwortung der Mitarbeiter und Teams auf der operativen Ebene zu erhöhen, die bereichsübergreifende und crossfunktionale Zusammenarbeit zu verbessern und die Kreativität und Reaktionsgeschwindigkeit beim Entwickeln und Umsetzen neuer Problemlösungen zu erhöhen.
Zusammengefasst werden all diese Initiativen oft unter den Buzzwords «Agilität» und «New Work».
Dabei sind die technischen Innovationen beim Erreichen dieser Ziele ein Schlüssel und Treiber zugleich. So steigern zum Beispiel digitale Kollaborations-Tools sowie Virtual- und Augmented-Reality-Anwendungen erheblich die Möglichkeiten der Zusammenarbeit in Teams, deren Mitglieder über mehrere Standorte oder gar die ganze Welt verstreut sind. Ausserdem eröffnen sie neue Möglichkeiten, externe Dienstleister, Geschäftspartner oder Kunden in Projekte und Vorhaben einzubinden.
Dieses Potenzial wollen und müssen insbesondere die Unternehmen nutzen, die für ihre Kunden komplexe Dienstleistungen erbringen beziehungsweise Problemlösungen entwerfen. Denn dies erwarten neben ihren Kunden zunehmend auch ihre Mitarbeiter, denn diese sind heute weitgehend «Digital Natives», die wissen: Ohne eine effektive Nutzung der modernen Informations- und Kommunikationstechnik ist ein konkurrenzfähiges Arbeiten heute kaum noch möglich.
Eine Workforce entwickeln
Doch die hierfür erforderlichen flexiblen, kreativen Workforces fallen nicht vom Himmel; sie entwickeln sich allmählich. Zwar stehen technikaffine Mitarbeiter den Möglichkeiten, Arbeitsprozesse zu gestalten, meist offener gegenüber als solche, die sich von ihnen tendenziell überfordert fühlen, doch wie bei jeder Veränderung gilt auch beim Etablieren neuer Formen der Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit: Neben Befürwortern gibt es Gegner und eine unentschlossene Masse.
Also stellt sich die Frage: Wie kann die für den Erfolg des Projekts erforderliche Zahl von Mitstreitern gewonnen werden? Ein wirkungsvoller Transmissionsriemen kann hierbei das Um- oder Neugestalten der physischen Arbeitsumgebung sein – in zweifacher Hinsicht.
Neue Formen der (Zusammen-)Arbeit, die zum Beispiel
- einen hohen Grad an Technisierung und Automatisierung,
- eine bereichs- und hierarchieübergreifende sowie crossfunktionale Teamarbeit und
- kurze Entscheidungswege anstreben, erfordern meist auch andere Arbeitsumgebungen.
Also gilt es Arbeitsräume zu schaffen, die diese Ziele unterstützen. Ein Grossraumbüro mit einer Rekreationsoase und einem Kicker in der Ecke kann hier schon eine einfache Lösung sein; oft ist sie jedoch nicht die beste. Denn letztlich gilt es, eine Arbeitsumgebung zu kreieren, die den (künftigen) Arbeitsprozessen und -anforderungen entspricht und die Teams kreativ und produktiv macht.
Deshalb empfiehlt es sich, auch beim Umgestalten bestehender Arbeitsstätten im Vorfeld genau solche Faktoren zu analysieren wie:
- Wie viel Arbeitszeit wenden die Teammitglieder künftig für gemeinsame Teamaufgaben auf?
- Wie oft ist eine konzentrierte Einzelarbeit nötig?
- Welche technischen Prozesse und Tools müssen wie integriert werden? Und:
- Wie oft wird – mit Kollegen, externen Dienstleistern, Kunden usw. – konferiert oder telefoniert?
Aus den Ergebnissen können Unternehmen dann das passende Raumkonzept ableiten und eine wirklich unterstützende Arbeitsumgebung für ihre Mitarbeiter schaffen. Zudem bietet eine solche Analyse die Chance zum Identifizieren und Beseitigen von Arbeitsprozessen, die zu einer Verschwendung von Ressourcen, einer aus Kundensicht niedrigen Qualität und unnötigem Stress bei den Mitarbeitern führen.