IT-Projekte – ganzheitliche Projektführung als Erfolgsfaktor

IT-Lösungen betreffen längst nicht mehr nur einzelne Prozesse oder Abteilungen – sie beeinflussen heute die Geschäfts­tätigkeit der meisten privaten und öf­fentlich-rechtlichen Unternehmen mass­geblich. Weil sie zudem in die System- und Prozesslandschaft der gesamten Kundenorganisation integriert werden müssen, spielen die Projektorganisation, das methodische Vorgehen sowie die Teamführung eine entscheidende Rolle. 

Hochkomplexe Projekte

Solange sich Anforderungen, Leistungen und Abläufe präzise beschreiben liessen, funktionierten einfache, phasen- und plangetriebene Vorgehensmodelle. Im Zentrum standen dabei Sicherheit und Kontrolle durch Strukturierung sowie 
detaillierte Festlegung und Planung der Lösung.

Für die hochkomplexen Projekte von heute reichen diese nicht mehr. Weil jeder Unternehmensbereich vom anderen abhängig ist, können die verschiedenen Arbeitsfelder wie Finanzen, Lager oder Auftragsabwicklung nicht mehr mit je einer Applikation abgedeckt werden. «Dadurch sind nicht nur wir als Anbieter gefordert, auch für die Kunden ist es fast unmöglich, die Anforderungen in der Anfangsphase eines Projekts vollständig, detailgetreu und unter Berücksichtigung aller Abhängigkeiten zu definieren», konstatiert Christophe Zuber, Leiter Projektmanagement Informatik KMU Markt ­Zürich bei OBT. 

Teamplay von Spezialisten 

Diese Herausforderungen gilt es in organisatorischer wie auch in fachlicher und beraterischer Hinsicht gesamtheitlich zu lösen, damit der Kunde sich nicht um die Koordination verschiedener Berater und Module kümmern muss.

Aus diesem Grund setzen die Spezialisten bei OBT in Digitalisierungs- und IT-Projekten seit 2019 auf eine ganzheitliche Projektführung, in der Business Consulting und Projektleitung Hand in Hand ­arbeiten (siehe Abbildung 1). 

«Ein typisches Projektteam setzt sich aus mehreren kompetenten Solution Con­sultants, Fachspezialisten und Technikern zusammen», sagt Christophe Zuber und ergänzt: «Unterstützt werden sie durch einen Business Consultant, der die Verantwortung für die Lösungsarchitektur und die Orientierung an der Vision aus dem Big Picture trägt.» Dieser kennt die kritischen Geschäftsprozesse des Kunden, denkt prozessgerichtet und hat ein breites Wissen von den eingesetzten Produkten.

Hybrides Vorgehen 

Zu Beginn des Prozesses führt der Business Consultant eingehende Gespräche mit den Entscheidungsträgern auf Kundenseite. Themen sind dabei nicht vor­dergründig die Produkte (Systeme, Programme, Geräte), sondern die Ideen und Ziele des Kunden. Die Gespräche dienen vor allem dazu, eine gemeinsame Projektvision zu schaffen und deren Machbarkeit zu prüfen. Als Resultat der gemeinsamen Arbeit erhält der Kunde eine übersicht­liche, illustrative Projektvision. 

In dieser sind die Unternehmensprozesse in verständlicher Sprache ohne Programmierslang beschrieben, damit der Kunde allfällige Abweichungen von seinen Vorstellungen erkennt, Änderungswünsche anbringen und, basierend auf einer soliden Wissens- und Verständnisgrundlage, sein Go geben kann. «An dieser Projekt­vision orientieren wir uns während des ganzen Projekts und erreichen so den ­maximalen Kundennutzen auch über mehrere Etappen und Abhängigkeiten hinweg», erklärt Christophe Zuber. 

Während der Projektumsetzung wird das klassische phasenbasierte Vorgehensmodell gezielt mit agilen Elementen kom­biniert. So werden bevorzugt einzelne User Stories in einem Prototyp umgesetzt, mit dem Kunden validiert und dann final umgesetzt. Durch eine enge Zusammenarbeit und schnelle Feedbackzyklen re­duzieren wir das Risiko von teuren Fehl­entwicklungen während der Umsetzung. Durch das hybride Vorgehen reduzieren sich Projektabbrüche massiv und die ­eingesetzten Mittel werden auf die prioritären Anforderungen verwendet.

Projektleiter als Zentrale

Der Projektleiter führt das Projektteam organisatorisch, personell und methodisch, orchestriert alle Leistungserbringer und ist auch der Ansprechpartner für den Kunden. «Er ist zudem verantwortlich für das Controlling, das Risk Management sowie die Kommunikation und die Unterstützung des Kunden im Veränderungsmanagement und holt im passenden Moment die richtigen Leute an den Tisch», sagt Christophe Zuber. Er schlüpft auch mal in die Rolle des «Anwalts» des Kunden und managt kritische Situationen, die es in jedem Projekt zu ­bewältigen gilt.

OBT Projektleiter verfügen über Leadership-Fähigkeiten und stellen nicht die Maschinen, sondern die menschlichen Seiten ins Zentrum. «Wir nehmen die Kunden mit ins Boot, wenn sich im Rahmen der Veränderung Unsicherheit und Ängste breitmachen, setzen Prio­ritäten, kommunizieren und sorgen für Transparenz und gegenseitiges Verständnis», sagt Zuber.

Vielseitiger Werkzeugkoffer

Den Kern der Projektmethode beschreibt Zuber so: «Agilität, wo ein Mehrwert damit verbunden ist, und klassisches  Vorgehen, wo sinnvoll.» Zudem stellt die Methode einen vielseitigen «Werkzeugkoffer» zur Verfügung. «Dieser unterstützt uns bei einer effizienten Umsetzung und kann situativ an die Kundenbedürfnisse angepasst werden.» Weil das Projektmanagement Framework hoch skalierbar ist, sei si­cher­gestellt, dass auch kleinere Vorhaben von der Methodik und den Werkzeugen pro­fitieren. «Dieses Vorgehen ermöglicht eine professionelle Projektabwicklung, die nicht teuer sein muss. Die vergangenen zwei Jahre haben gezeigt, dass sich während der Entwicklung einer neuen IT-Lösung die Welt weiterdreht. Es ermöglicht eine schnelle, flexible Reaktion auch auf unerwartete neue Anforderungen.