Homeoffice und Office Work sinnvoll kombinieren

Hybrides Arbeiten ist die Gegenwart – und ebenfalls die Zukunft. Das wünscht sich zumindest ein grosser Teil der Schweizer Arbeitnehmenden: Laut dem jährlichen Microsoft Work Trend Index vom April 2021 möchten 71 Prozent der befragten Arbeitnehmenden, dass das hybride Arbeitsmodell weiterhin be­stehen bleibt. Gleichzeitig wollen über 70 Prozent aber auch mehr Zeit physisch mit ihren Teams verbringen als während der Pandemie. 

Chancen für beide Seiten

Der Trend geht auch bei den Unternehmen in diese Richtung. Das Wirtschaftsprüfungsunternehmen KPMG hat Unternehmen weltweit befragt. Dabei wollen mehr als drei Viertel der Befragten mehr Remote Work ermöglichen als vor der Krise. Bereits haben viele Unternehmen reagiert und die entsprechende Infrastruktur in die Wege geleitet. Dazu ge­hören etwa der Abbau oder Umbau von eigenen Firmen­büroflächen und je nach Bedarf die Miete von externen Räumlichkeiten. Investiert wird in Technologie, Equipment, digitale Arbeitsprozesse, Datensicherheit. Es sind sogar neue Berufsbilder wie etwa «Head of Remote Work» entstanden.

Aus Sicht der Arbeitnehmenden sind die Gründe für ein Kombinationsmodell klar: Mehr Flexibilität im eigenen Terminplan. Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Weniger Zeitaufwand fürs Pendeln. Genauso eröffnet das hybride Arbeiten auch für Unternehmen Chancen. Der Pool an Talenten und Fachkräften lässt sich vergrössern, wenn mehr Mütter und Väter die Kinderbetreuung besser mit der Arbeit vereinbaren können. 

Oder auch wenn potenzielle Mitarbeitende mit Mobilitätseinschränkung oder aus anderen Regionen der Schweiz oder sogar aus dem Ausland eingestellt werden können. Nicht zuletzt spricht auch die Kosten­ersparnis durch die Reduktion von Büroräumlichkeiten dafür.

Herausforderungen

Das flexible Arbeitsmodell bringt aber auch Herausforderungen mit sich, die in die Unternehmenskultur hineinspielen. Manche Unternehmen müssen noch eine stärkere Vertrauenskultur aufbauen und Produktivität nicht von einer physischen Anwesenheit abhängig machen. Anbieter flexibler Bürolösungen haben entsprechend ihre Dienstleistungen angepasst. Die Workspace Management AG beispielsweise betreibt mit Headsquarter in Zürich zwei Premium Workspaces und bietet dabei ein Rundumpaket mit hotelähnlichen Dienstleistungen. Vor der Lancierung des Angebots für moderne Arbeitsplatzlösungen haben wir uns stark mit dem Thema Remote Work auseinandergesetzt und dazu viele KMU und auch Grosskonzerne befragt. Die wichtigsten Erkenntnisse, damit das hybride Modell gelingt und die Arbeit produktiv an ­verschiedenen Orten erledigt wird, sind ­folgende:

Einbezug aller Mitarbeitenden

Dass die Präsenz im Büro der Firma zu ­höherer Produktivität führt, ist eine falsche Denkweise. Leistung hat nichts mit physischer Präsenz zu tun. Es zählen Fairness und Chancengleichheit und die Befähigung jedes Einzelnen. Es ist hingegen wünschenswert, Mitarbeitenden einen Anreiz zu geben, im Büro zu arbeiten und sich dort sozial auszutauschen. Zur Förderung von Team-Kulturen empfiehlt sich an Bürotagen eine gewisse Koordination der Kommunikation.

Wissenstransfer 

Wichtig für ein funktionierendes Arbeitsumfeld ist ein digitaler, standortun­abhängiger Zugang zu Informationen, zum Beispiel via Cloud. Beschäftigte und Teams können so von überall aus auf Dokumente zugreifen. Wissen muss geteilt werden, sowohl online als auch face-to-face. Personen, die zu Hause am Küchentisch sitzen, müssen denselben Zugang zu Wissen erhalten wie die Personen vor Ort. Dies ist essenziell für eine gesunde und produktive Arbeitskultur. Niemand darf das Gefühl haben, den Anschluss an die moderne Arbeitsweise zu verlieren.

Das Büro als zweites Zuhause

Die Firma sollte eine attraktive und in­spirierende Arbeitsumgebung bieten, die sich bewusst abhebt vom Homeoffice und alle funktionalen Annehmlichkeiten bietet. Sie verbessert die Employee Expe­rience und lädt dazu ein, auch sozial gerne zusammenzukommen und sich spontan auszutauschen. Denn der Austausch dient nicht nur der mentalen Hygiene. Studien belegen, dass es die nicht planbaren, spontanen Zusammentreffen im Office sind, die zu wertschaffenden und innovativen Ideen führen. 

Klare Kommunikation und Transparenz

Es braucht klare interne Regelungen sowie die Möglichkeit, sich an Meetings zuzuschalten, damit sich kein Mitarbeiter benachteiligt fühlt. Es macht unzufrieden, wenn Mit­arbeitende nicht erreichbar sind oder wenn aufgrund mangelnder Information falsche Lösungen entstehen. Neben Sitzungen soll ein Office-Tag ausserdem immer noch genügend Spielraum für einen spontanen Austausch bieten.