Heterogener Entwicklungsstand ­digitaler Finanzprozesse

Für die von Expertsuisse, dem Schweizer Expertenverband für Wirtschafts­prüfung, Steuern und Treuhand, durchgeführte Digitalisierungsstudie 2021/2022 wurden im Zeitraum vom 8. Mai 2021 bis 24. März 2022 total 878 Unternehmen befragt. Dazu zählten nicht nur 488 Unternehmen der Treuhandbranche, sondern erstmals auch 390 Unternehmen aus 15 Kantonen der Nachfrageseite, bestehend aus potenziellen und aktuellen Kunden. 

Der Status der digitalen Transformation der Branche wurde erstmals 2017 in einer Digitalisierungsstudie von Expertsuisse dokumentiert. Festgestellt werden konnte damals, dass insbesondere grössere Unternehmen begonnen hatten, die Finanzprozesse zu digitalisieren, und dass der grösste Digitalisierungsdruck vom Thema Buchführung ausging. 2019 erschien die zweite Auflage der Studie. Sie führte zur Kernerkenntnis, dass vor allem grössere Branchenunternehmen die Chancen der Digitalisierung dazu nutzen, ihr Dienstleistungsportfolio zu verbreitern und zu differenzieren. Eine weitere Erkenntnis der Studie war, dass die digitale Transformation nicht disruptiv verläuft, sondern evolutionär und schrittweise. Die neuste Studie wird im Oktober vollständig in der Fachzeitschrift «Expert Focus» von Expertsuisse publiziert. 

Starke analoge Kundschaft 

Gemäss den Ergebnissen der dritten und neusten Durchführung der Studie werden von der Treuhandbranche mehr als die Hälfte (54 %) aller Finanzprozesse der Kundschaft bereits in irgendeiner Form digital abgewickelt (siehe Abb. 1). Als ­Finanzprozess wird definiert: Bud­getierung, Fakturierung, Inkasso / Mahnwesen, Rechnungseingang/-visierung/-zahlungen, Lohnwesen, Buchführung, Controlling, Jahresabschluss, Steuerabrechnung (inklusive Mehrwertsteuer). Die Nachfrageseite, das heisst sowohl ­potenzielle als auch bestehende Kundschaft, sieht sich mit 84 Prozent deutlich digitaler aufgestellt. Das heisst, die Treuhandbranche bedient heute eine breite Kundschaft (46 %) mit hauptsächlich analog abgewickelten Prozessen im Bereich Finanzen und Buchhaltung.

Mit Blick auf die Weiterentwicklung der digitalen Finanzprozesse in den nächsten fünf Jahren zeigt sich eine unterschiedliche Einschätzung der Situation. Während die Branchenunternehmen wie auch die Nachfrageseite von einem wachsenden Digitalisierungstrend ausgehen, besteht über die Geschwindigkeit ein sehr ab­weichendes Bild. Die Unternehmen der Nachfrageseite gehen davon aus, dass bis in fünf Jahren knapp die Hälfte (45%) die Finanzprozesse digitalisieren wird, die Treuhandbranche sieht lediglich 28 Prozent ihrer Mandate als komplett digital abzuwickeln an.

Das besagt, dass auch in fünf Jahren noch immer eine nicht zu vernachlässigende Anzahl von Mandaten in traditioneller und analoger Weise abgewickelt wer­den. Es stellt sich die Frage, ob dieser ­Nischenmarkt für Treuhandunternehmen, welche ihren Fokus auf traditionell abgewickelte Mandate legen, auch langfristig gross genug sein wird. 

Buchführung treibende Kraft 

Befragt zu den Potenzialen der Digitalisierung zeigt sich in der Auswertung beider Seiten nur eine Übereinstimmung der Sichtweisen  der Treuhandbranche und ihrer Kunden (siehe Abb. 2). Die Buchführung wurde bereits 2017 als treibende Kraft der Digitalisierung klassifiziert. Während auf Nachfrageseite offenbar Prozesse der Fakturierung sowie des Zahlungsverkehrs eine höhere Priorität im Rahmen der Digitalisierung genies­sen, sehen die Treuhandgesellschaften vor ­allem Potenzial im Bereich der Steuerabrechnung, im Controlling und im Jahresabschluss. 

Kein automatisches Outsourcen

Digitalisierte Prozesse liessen sich grundsätzlich flexibler und einfacher auslagern als analog abgewickelte, so die These. Die Studienergebnisse unterstützen diese Annahme jedoch nicht. Weder die Treuhandbranche noch die Kundenseite erwartet eine signifikante Zunahme von ausgelagerten Dienstleis­tungen bei gleichzeitig zunehmender ­Digitalisierung. Zusätzlich geführte Interviews ­legen die Hypothese nahe, dass beim ­Digitalisierungsentscheid der interne ­Effizienzgewinn und die Transparenz der Daten stärker im Vordergrund stehen, als die Finanzprozesse auszulagern. Zwar würde eine Digitalisierung der ­Finanzprozesse allenfalls die Auslagerung vereinfachen, die Digitalisierung begünstigt den Auslagerungsentscheid jedoch nicht.

Formen der Zusammenarbeit 

Auf der Hand liegt, dass in der Befragung 2021 bis 2022 die Effekte der Covidkrise sichtbar werden. Die Digitalisierung bei der Zusammenarbeit war hier Antwort auf gesellschaftliche und externe Faktoren. 

So hat der Einsatz von Videokonferenzen deutlich an Bedeutung gewonnen. Inzwischen sehen 93 Prozent der Treuhandunternehmen Videokonferenzen als durchführbar an. Das ist im Vergleich zur Studie im Jahr 2017 ein Wachstum von plus 40 Prozent (siehe Abb. 3).

Im Jahr 2017 verwendeten weniger als die Hälfte der befragten Treuhand Un­ternehmen Tools wie Microsoft Sharepoint. Heute nutzen rund 75 Prozent der Unternehmen eine solche Lösung. Damit einher geht auch ein klarer Trend zur Abkehr von der eigenen IT-Infrastruktur hin zum Cloudservice oder einer Private Cloud (+13,4 %). 

Aufgeschlüsselt auf die branchenspezifischen Softwareprodukte zeigt sich, dass Buchhaltungssoftware bereits zu rund 40 Prozent in der Cloud als Arbeitsinstrument zur Verfügung gestellt wird, was ein Zuwachs von neun Prozent im Vergleich zu 2017 bedeutet.

Der Austausch von Dateien ist in der Treuhandbranche seit jeher ein Kernelement der Zusammenarbeit. Selbstredend, dass hier die Digitalisierung besonders vo­rangetrieben wurde. Deutlichen Zuwachs verzeichneten seit der Befragung von 2019 der Einsatz von Extranets wie zum Beispiel Sharepoint. Damals gaben noch 69 Prozent der befragten Unter­nehmen an, kein Extranet einzusetzen. Im Jahr 2021 waren dies nun nur noch 51 Prozent. Auch der Zugriff auf das Kundensystem nimmt an Wichtigkeit zu. Die Auswertung zeigt, dass nur noch 19 Prozent der Treuhandunternehmen keinen Zugriff auf das System des Kunden haben.

Innovationen sind im Vergleich zu den vorgängigen Studien vor allem im Bereich der digitalen Belege und der Rechnungsstellung auszumachen. Etwa rund 34 Prozent der Treuhandunternehmen stellen inzwischen Rechnungen per E-Mail. Lag im Jahr 2017 das Kennzahlencockpit noch an Position 2, wurde dieses verdrängt durch Leistungen wie das Senden von Belegen mittels E-Mail, dem ­Senden von Belegen mittels App oder einem digitalisierten Mahnwesen. Dagegen liegen auf Nachfrageseite die Innovationen in den Bereichen Online-Zahlungssysteme, teilautomatisiertes Kreditorenwesen und bei Webshop-Lösungen. 

Viele Potenziale liegen brach 

Auch wenn die Prozesse, die Formen der Zusammenarbeit und das Leistungsangebot immer digitaler werden, liegen nach wie vor viele Bereiche mit grossem Po­tenzial brach (Top 3 – Sicht Unter­nehmen: Fakturierung, Rechnungseingang, Rechnungszahlung; Sicht Treuhand: Steuerabrechnung, Controlling, Jahresabschluss). Das liegt zu einem gros­sen Teil an den ­unterschiedlichen ­Erwartungen und Prioritäten auf Treuhand- und Kundenseite. Das heisst, es gilt noch stärker die Bedürfnisse der ­Kunden zu ergründen und zu verstehen sowie durch entsprechende ­Beratung konkret zu adressieren.

Um die Kundenorientierung zu stärken, hat Expertsuisse mit Abilicor (www.expertsuisse.ch/expertsuisseabilicor) ein Angebot entwickelt, um den Transformations­prozess in der Treuhandbranche, aber auch die Mandatsgestaltung aktiv zu ­unterstützen. Dabei sensibilisieren Coaches aus der Branche nicht nur für Digitalisierungsthemen, sondern begleiten interessierte Treuhandunternehmen auch konkret bei der Umsetzung.