Mit japanischen Geschäftspartnern virtuell kommunizieren

Seit über zwei Jahren hat Japan seine Grenzen für ausländische Besucher in­klusive Geschäftsreisender geschlossen, um sich und seine Bevölkerung vor dem Coronavirus zu schützen. Deshalb ist es aktuell nicht nur für Unternehmen in der DACH-Region, die mit japanischen Un­ternehmen Geschäfte machen (oder machen möchten), schwierig, persönliche Kontakte und Beziehungen mit den Entscheidern in ihnen aufzubauen und zu pflegen.

In Japan wird inzwischen zwar kon­trovers darüber diskutiert, inwieweit der Einreisestopp verhältnismässig und zielführend ist, Tatsache ist aber: 

• Zurzeit kann die Kooperation und Kommunikation mit (potenziellen) Geschäftspartnern dort nur virtuell er­folgen und
• niemand weiss, wie lange diese Situation noch andauern wird. 

Der persönliche Kontakt

Nun ist aber gerade Japan dafür bekannt, dass der persönliche Kontakt und das Sich-Kennenlernen das A und O für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen ist. Bis zum Ausbruch der Coronapandemie hiess es sogar: Mit Japanern ist keine Koope­ration möglich, ohne dass man sich zu­-vor gegenseitig kennengelernt und ­gemeinsam wenigstens mal ein Bier getrunken hat. Denn in Japan rangiert, wie in vielen anderen ostasiatischen Staaten auch, der Aufbau von Vertrauen beim Sich-Kennenlernen vor dem eigentlichen Geschäftsanliegen.

Oder anders formuliert: Wenn man sich nicht kennt, kann man aus japanischer Warte auch nicht zusammenarbeiten. Dieser notwendige erste Schritt für eine gute Zusammenarbeit ist selbstverständlich erschwert, wenn man sich nicht treffen kann und rein per E-Mail und ­Te­lefon miteinander kommuniziert. 

Viele Unternehmen beklagen denn momentan auch, wie schwierig es aktuell ist, mit japanischen Geschäftspartnern zusammenzuarbeiten. Deshalb hier einige Tipps, wie die virtuelle Kommunikation und Kooperation zu verbessern sind. Dabei lautet die Maxime: Erlaubt ist alles, was dem Sich-Kennenlernen dient und es ermöglicht, Vertrauen auf- und auszubauen.

Tipps für virtuelle Kooperation

• Seien Sie zuverlässig. Ebenso wie im Umgang mit hiesigen Geschäftspartnern gilt dies auch für den Kontakt mit Japanern: Zuverlässigkeit ist der Grundstein für eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung. 
• Suchen Sie nach Möglichkeiten, sich virtuell (besser) kennenzulernen. Schreiben Sie zum Beispiel in One-to-one-E-Mails auch mal etwas Persönliches – zum Beispiel was Sie am Wochenende gemacht haben. Oder etwas über Ihre Familie und Ihre Hobbys. Suchen Sie dabei nach Gemeinsamkeiten mit Ihren (potenziellen) Geschäftspartnern, denn Gemeinsamkeiten verbinden. 
• Planen Sie in Ihre Online-Kommunikation Extra-Meetings fürs «Socializing» ein – zum Beispiel gemeinsam vorm Monitor «ein Bier oder einen Tee trinken», «die eigene Region vorstellen», «Über heimische Feste/Gepflogenheiten sprechen». Solche «Socializing Meetings» sind wahre Booster für jede Geschäftsbeziehung, und Sie werden merken: Danach läuft die Kooperation besser. Auch der Umgang mit kritischen Themen wird einfacher. Selbstverständlich sind solche «Socializing Meetings» nicht bei jeder Geschäftsbeziehung möglich. Doch wenn Sie eine Möglichkeit hierzu haben, nutzen Sie diese, um Ihre Kooperation erfolgreicher zu machen.
• Schicken Sie kleine Geschenke, wie Schokolade oder Kekse, nach Japan. Japan hat eine ausgesprochene Geschenkkultur. Gegenseitige Geschenke zeigen Wertschätzung füreinander und stärken die persönliche Beziehung und somit Geschäftsbeziehung. 
• Schalten Sie die Videokamera bei einem Online-Meeting an. Auch so lernt man sich kennen. Achten Sie auf die Mimik und Gestik Ihrer japanischen Partner. Dies hilft Ihnen mittelfristig, Ihr Gegenüber schneller und besser zu verstehen. Eine der häufigsten Herausforderungen für Europäer bei der Kooperation mit Japanern ist: Sie können nur schwer einschätzen, ob ihrem Gegenüber etwas gefällt oder nicht gefällt. Durch ein Studieren seiner Mimik und Gestik entwickeln Sie ein besseres Gespür hierfür.
• Vorsicht bei der E-Mail-Korrespondenz. In E-Mails tendieren wir aus Effizienzgründen dazu, sehr direkt zu kommunizieren. Der deutschsprachige Raum ist weltweit dafür bekannt, eine sehr direkte Kommunikation zu präferieren. In Japan wird hingegen auch im beruflichen Umfeld eher indirekt kommuniziert. Es gibt kein klares «Ja» und kein eindeutiges «Nein», sondern viele Zwischentöne, die es richtig zu interpretieren gilt. Gerade bei negativen Botschaften wie «Wir können nicht liefern», «Der Informationsfluss ist schlecht» usw. ist es wichtig, diese höflicher und indirekter zu formulieren als in der DACH-Region üblich. Achten Sie auf Ihren Sprachstil und verpacken Sie Ihr Anliegen ein wenig, denn: Mit – aus ihrer Warte – netten und freundlichen Personen arbeiten nicht nur Japaner lieber zusammen als mit schroffen, unfreundlichen Menschen.
• Achten Sie auf die Uhrzeit. Versenden Sie Ihre E-Mails nach Japan am besten vormittags, denn viele Japaner erachten es als ihre Pflicht, E-Mails gleich zu beantworten. Ansonsten bearbeiten sie noch um 22 Uhr japanischer Zeit Ihre Anliegen. Geht dies nicht, terminieren Sie Ihre E-Mails mit dem Autosender so, dass Ihre japanischen Geschäftspartner Ihre Nachricht erst am nächsten Tag um 8 Uhr Ortszeit erhalten. 
• Und noch ein letzter, aber wichtiger Tipp: Haben Sie Geduld. Entscheidungen dauern in Japan gefühlt ewig, da sehr viele Beteiligte einbezogen werden und vieles nur im Konsens entschieden wird. Drängeln Sie deshalb – gerade in dieser ohnehin angespannten Zeit – Ihre japanischen Partner nicht und setzen Sie sie auch nicht unter Druck. Ansonsten erzeugen Sie bei ihnen innere Widerstände gegen Sie als Partner.