Jeder Auslandseinsatz erfordert seitens Arbeitgeber eine gute Vorbereitung, die einige zentrale Überlegungen beinhaltet – ganz unabhängig davon, ob eine Krisensituation vorliegt oder nicht. Allem voran steht die Frage nach der Sinnhaftigkeit und dem Zweck der bevorstehenden Geschäftsreise beziehungsweise des Auslandseinsatzes. Ist es unabdingbar, vor Ort zu sein, oder liesse sich die geplante Tätigkeit im Ausland dank digitaler Kommunikations- und Arbeitsweisen auch von der Schweiz aus ausführen? Kommt man zum Schluss, dass dies nicht der Fall ist, so steht die Sicherheit des Mitarbeitenden an oberster Stelle.
Informationspflicht
Arbeitgeber sind verpflichtet, über bestehende Gefahren und Risiken im Gastland informiert zu sein. Das betrifft beispielsweise politische Unruhen, Gefahren von Terroranschlägen und Naturkatastrophen, die Kriminalitätsrate oder gesundheitliche Gefahren. Arbeitgeber sollten zudem gewährleisten, dass die Geschäftsreise oder Entsendung kein gesundheitliches Risiko für ihre Mitarbeitenden darstellt. Dies umfasst selbsterklärend auch, die Entsendeten über Schutzmassnahmen und Sicherheitsvorschriften ennet der Grenzen zu informieren.
Bei jedem Auslandseinsatz – und sei er nur von kurzer Dauer – sind die erforderlichen Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen sowie die Entsendebescheinigung (A1/CoC) einzuholen und, ganz wichtig, Meldepflichten einzuhalten. Zudem müssen alle Fragen rund um steuerliche Auswirkungen und Sozialversicherungsunterstellung geklärt werden, bevor Mitarbeitende guten Gewissens auf die Reise geschickt werden können. Arbeitgeber sollten über Compliance-Themen wie Bewilligungen, Steuern, Sozialversicherungsfragen und das Arbeitsgesetz des Gastlandes informiert sein und diese ernst nehmen, um Kosten einzusparen und hohe Strafen aufgrund einer Nichteinhaltung der dort geltenden Rechtsvorschriften zu verhindern.
Einflussfaktor Corona
Ganz neu sind die Fragen nicht, die sich Arbeitgeber im Kontext von Geschäftsreisen und Auslandseinsätzen stellen müssen. Die durch Covid-19 ausgelösten reisebedingten Einschränkungen konfrontieren sie aber mit bisher unbekannten Situationen und machen das Eintreffen von Worst-Case-Szenarien wahrscheinlicher, als es früher der Fall war. Die aktuelle Lage führt uns klar vor Augen, dass es unmöglich ist, am persönlichen Wunschdatum in ein Flugzeug zu steigen und eine Reise ohne Vorbereitung und Klarheit über die Risiken, Schutzmassnahmen oder Ein-/Ausreisebestimmungen des Gastlandes anzutreten.
Die Situation wird Arbeitgeber voraussichtlich noch längere Zeit vor Herausforderungen stellen. Deshalb lohnt es sich, ein Risikokonzept beziehungsweise einen Pandemieplan auszuarbeiten und Mitarbeitende vor einem Auslandseinsatz entsprechend über das gewünschte Verhalten und die Schutzmassnahmen bei «Geschäftsreisen während Covid-19» zu schulen. Eine gute Vorbereitung unter Einbezug der Familienangehörigen und eine professionelle Betreuung der Entsandten bei längeren Auslandsaufenthalten sollten selbstverständlich sein.
Zudem ist es unabdingbar, ein Entsendungs-/Geschäftsreisereglement zu entwickeln oder es zu überarbeiten und die Entsendungsverträge anzupassen sowie Prozesse, die das Vorgehen bei Geschäftsreisen und Auslandseinsätzen betreffen, klar zu definieren. Dabei stehen der Schutz der Mitarbeitenden und Rückkehrmöglichkeit im Zentrum. Um der Sorgfaltspflicht vollumfänglich nachzukommen, empfiehlt es sich ausserdem, ein Tool einzuführen, das über Risiken (Einreise, Aufenthalt, Steuern et cetera) und den Aufenthaltsort des Mitarbeitenden informiert.
Gute Vorbereitung
Die folgenden vier Schritte skizzieren einen Denkprozess, der die Einhaltung der Sorgfaltspflicht als Arbeitgeber und die optimale Vorbereitung der Mitarbeitenden, die ins Ausland reisen, sicherstellt.
Schritt 1: Mehrwert der Geschäftsreise abwägen
Wägen Sie zuerst ab, ob die geplante Geschäftsreise zum jetzigen Zeitpunkt zwingend notwendig ist. Die folgenden Fragen helfen bei der Entscheidung:
- Welche Auswirkungen hätte es, wenn diese Geschäftsreise nicht oder erst zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden würde?
- Welche Risiken sind mit dieser Geschäftsreise verbunden? Können alle Massnahmen ergriffen und eingehalten werden, um mit gutem Gewissen sagen zu können, dass diese stattfinden kann?
- Sind Schutzmassnahmen vorhanden und sind dem Mitarbeitenden die Sicherheitsvorschriften bekannt, sodass Sie als Arbeitgeber Ihre Sorgfaltspflicht zu 100 Prozent erfüllen können?