Die Einführung eines Umweltmanagement-Systems (UMS) stellt Unternehmen und speziell die hierfür beauftragten Mitarbeiter oftmals vor eine grosse Herausforderung. Dabei gilt es, sich zunächst in die Materie eines Umweltmanagement-Systems einzuarbeiten und alle Forderungen der Zertifizierungsnorm zu erfüllen. Im Vergleich zum Qualitätsmanagement-System wird ein Umweltmanagement-System oft unterschätzt. Speziell die Erfassung, die Überprüfung und die Bewertung der rechtlichen Verpflichtungen und die anderen Anforderungen sind ein nicht zu unterschätzender Arbeitsaufwand.
Ziele und Nutzen definieren
Bereits beim Aufbau des Systems werden dabei oftmals Fehler gemacht, welche im Nachhinein meist schwer zu korrigieren sind. Ein systematisches Vorgehen mit einer eindeutigen Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Terminen kann hier einen roten Faden darstellen, um das Ziel der erfolgreichen Implementierung eines schlanken, praxisorientierten und nutzbringenden Umweltmanagement-Systems bestmöglich zu erreichen.
Jedes Unternehmen, welches ein UMS einführen möchte, verfolgt ein spezielles Ziel. Dies kann sehr unterschiedlich sein. Fragt man Unternehmen nach dem Hauptgrund, so wird oftmals die Kundenforderung genannt; «Ein wichtiger Kunde möchte, dass wir uns zertifizieren lassen, also müssen wir das jetzt wohl machen». In einem solchen Fall kann nur gehofft werden, dass dies nicht der einzige Grund ist. Der Sinn und das Verständnis für ein Umweltmanagement-System sind nämlich untrennbar mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen verknüpft. Bevor die Ressourcen an Personal, Infrastruktur und sonstigen Kosten also definiert werden, ist es unumgänglich, sich zu überlegen, welchen Nutzen und welchen Mehrwert ein UMS für das Unternehmen darstellt.
Die Planungsphasen
Nachfolgend werden die einzelnen Planungsphasen einer erfolgreichen Implementierung des Umweltmanagement-Systems skizziert.
1. Schritt: Informationsphase
Informationen können auf den unterschiedlichsten Wegen eingeholt werden. Hierzu kann Fachliteratur studiert oder es können Informationsveranstaltungen oder Seminare besucht werden. Auch ein Austausch mit Unternehmen, die bereits ein Umweltmanagement-System besitzen, ist geeignet, einen ersten Überblick der abzuleitenden Aufgaben, Tätigkeiten und entstehenden Kosten zu erhalten. Die Vor- und gegebenenfalls Nachteile sollten dabei abgewogen und in einer Pro- und Contra-Liste definiert werden.
2. Schritt: Entscheidungsphase
Nach dem Abwägen des «Für und Widers» muss sich die Leitung bewusst dafür oder dagegen entscheiden, ein UMS zu implementieren. Nach der Entscheidung für die Einführung des Umweltmanagement-Systems ISO 14001:2015 müssen nun in den nächsten Schritten der Ablauf, die Zuständigkeiten und Termine festgelegt werden. Grundsätzlich sollte ebenfalls entschieden werden, ob die Einführung des Umweltmanagement-Systems ISO 14001:2015 ausschliesslich mit eigenen Mitarbeitern oder externer Unterstützung durchgeführt werden soll. Beides hat Vor- und Nachteile. Ein grosser Vorteil bei der externen Unterstützung ist die Abdeckung des erhöhten Arbeitsaufwandes in der Aufbau- und Einführungsphase. Der in dieser Zeit erhöhte Arbeitsaufwand kann durch externe Berater abgefedert werden, sodass der Betriebsablauf und die Dauerarbeiten der internen Mitarbeiter nicht gestört werden. Ein Einführungs-
projekt mit internen Mitarbeitern durchzuführen, hat den Vorteil, dass die Betriebsabläufe und die Ansprechpartner bereits bekannt sind, dies ist speziell bei der Führung von Integrierten Managementsystemen von Vorteil.
3. Schritt: Teambuilding
Nach dem bewussten Entschluss der Leitung zur Einführung des Umweltmanagement-Systems ISO 14001:2015 werden im nächsten Schritt die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten festgelegt. Bitte denken Sie daran, dass die Einführungsphase einen deutlich erhöhten Arbeitsaufwand verursacht, weshalb diese Phase oftmals mit externer Unterstützung durchgeführt wird. Alle internen Mitarbeiter benötigen die Zeitressourcen, um einerseits das UM-System so zu integrieren, dass dies, wenn möglich, ohne grössere Unterbrechungen erfolgen kann. Andererseits muss dazu meistens parallel die «normale Arbeit» weiterlaufen, und zwar so, dass diese nicht darunter leidet. Es hat sich bewährt, den späteren UM-Beauftragten, der sich speziell bei der Führung um die Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung des Systems kümmert und hierzu von der Leitung beauftragt wurde, auch bereits in der Aufbauphase von Beginn an Umweltmanagement-federführend zu berücksichtigen.
Bereits bei der Erfassung und Bestandsaufnahme der Prozesse ergeben sich oftmals Informationen, welche der UM-Beauftragte bei der späteren Führung und Koordinierung der Managementarbeiten wissen sollte. Aus diesem Grund nimmt der UM-Beauftragte und dessen Stellvertreter direkt zu Beginn des Projektes eine Führungsrolle ein und stimmt mit den jeweiligen Vorgesetzten der einzelnen Organisationseinheiten ab, wer in welcher Abteilung bzw. welchem Unternehmensprozess als Ansprechpartner beim Aufbau des UM-Systems fungieren soll.