Zur Einführung eines Umweltmanagement-Systems

Die Einführung eines Umweltmanagement-Systems (UMS) stellt Unternehmen und speziell die hierfür beauftragten Mitarbeiter oftmals vor eine grosse Herausforderung. Dabei gilt es, sich zunächst in die Materie eines Umweltmanagement-Systems einzuarbeiten und alle Forde­rungen der Zertifizierungsnorm zu er­füllen. Im Vergleich zum Quali­­tätsmanagement-System wird ein Umweltmanagement-System oft unterschätzt. Speziell die Erfassung, die Überprüfung und die Bewertung der rechtlichen Verpflichtungen und die anderen Anforderungen sind ein nicht zu unterschätzender Arbeitsaufwand.

Ziele und Nutzen definieren

Bereits beim Aufbau des Systems werden dabei oftmals Fehler gemacht, welche im Nachhinein meist schwer zu korrigieren sind. Ein systematisches Vorgehen mit einer eindeutigen Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Terminen kann hier einen roten Faden darstellen, um das Ziel der erfolgreichen Implementierung eines schlanken, praxisorientierten und nutzbringenden Umweltmanagement-Systems bestmöglich zu erreichen.

Jedes Unternehmen, welches ein UMS einführen möchte, verfolgt ein spezielles Ziel. Dies kann sehr unterschiedlich sein. Fragt man Unternehmen nach dem Hauptgrund, so wird oftmals die Kundenforderung genannt; «Ein wichtiger Kunde möchte, dass wir uns zertifizieren lassen, also müssen wir das jetzt wohl machen». In einem solchen Fall kann nur gehofft werden, dass dies nicht der einzige Grund ist. Der Sinn und das Verständnis für ein Umweltmanagement-System sind nämlich untrennbar mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen verknüpft. Bevor die Ressourcen an Personal, Infrastruktur und sonstigen Kosten also definiert werden, ist es unumgänglich, sich zu überlegen, welchen Nutzen und welchen Mehrwert ein UMS für das Unternehmen darstellt.

Die Planungsphasen

Nachfolgend werden die einzelnen Planungsphasen einer erfolgreichen Implementierung des Umweltmanagement-Systems skizziert.

1. Schritt: Informationsphase
Informationen können auf den unterschiedlichsten Wegen eingeholt werden. Hierzu kann Fachliteratur studiert oder es können Informationsveranstaltungen oder Seminare besucht werden. Auch ein Austausch mit Unternehmen, die bereits ein Umweltmanagement-System besitzen, ist geeignet, einen ersten Überblick der abzuleitenden Aufgaben, Tätigkeiten und entstehenden Kosten zu erhalten. Die Vor- und gegebenenfalls Nachteile sollten dabei abgewogen und in einer Pro- und Contra-Liste definiert werden.

2. Schritt: Entscheidungsphase
Nach dem Abwägen des «Für und Widers» muss sich die Leitung bewusst dafür oder dagegen entscheiden, ein UMS zu implementieren. Nach der Entscheidung für die Einführung des Umweltmanagement-Systems ISO 14001:2015 müssen nun in den nächsten Schritten der Ablauf, die Zuständigkeiten und Termine festgelegt werden. Grundsätzlich sollte ebenfalls entschieden werden, ob die Einführung des Umweltmanagement-Systems ISO 14001:2015 ausschliesslich mit eigenen Mitarbeitern oder externer Unterstützung durchgeführt werden soll. Beides hat Vor- und Nachteile. Ein grosser Vorteil bei der externen Unterstützung ist die Abdeckung des erhöhten Arbeitsaufwandes in der Aufbau- und Einführungsphase. Der in dieser Zeit erhöhte Arbeitsaufwand kann durch externe Berater abgefedert werden, sodass der Betriebsablauf und die Dauerarbeiten der internen Mitarbeiter nicht gestört werden. Ein Einführungs-
projekt mit internen Mitarbeitern durchzuführen, hat den Vorteil, dass die Betriebsabläufe und die Ansprechpartner bereits bekannt sind, dies ist speziell bei der Führung von Integrierten Managementsystemen von Vorteil.

3. Schritt: Teambuilding
Nach dem bewussten Entschluss der Leitung zur Einführung des Umweltmanagement-Systems ISO 14001:2015 werden im nächsten Schritt die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten festgelegt. Bitte denken Sie daran, dass die Einführungsphase einen deutlich erhöhten Arbeitsaufwand verursacht, weshalb diese Phase oftmals mit externer Unterstützung durchgeführt wird. Alle internen Mitarbeiter benötigen die Zeitressourcen, um einerseits das UM-System so zu integrieren, dass dies, wenn möglich, ohne grössere Unterbrechungen erfolgen kann. Andererseits muss dazu meistens parallel die «normale Arbeit» weiterlaufen, und zwar so, dass diese nicht darunter leidet. Es hat sich bewährt, den späteren UM-Beauftragten, der sich speziell bei der Führung um die Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung des Systems kümmert und hierzu von der Leitung beauftragt wurde, auch bereits in der Aufbauphase von Beginn an Umweltmanagement-federführend zu berücksichtigen.

Bereits bei der Erfassung und Bestandsaufnahme der Prozesse ergeben sich oftmals Informationen, welche der UM-Beauftragte bei der späteren Führung und Koordinierung der Managementarbeiten wissen sollte. Aus diesem Grund nimmt der UM-Beauftragte und dessen Stellvertreter direkt zu Beginn des Projektes eine Führungsrolle ein und stimmt mit den jeweiligen Vorgesetzten der einzelnen Organisationseinheiten ab, wer in welcher Abteilung bzw. welchem Unternehmensprozess als Ansprechpartner beim Aufbau des UM-Systems fungieren soll.

Da nicht immer alle Mitarbeiter von Beginn an über die Einführung informiert sind, hat sich in der Praxis eine kurze Kick-off-Veranstaltung zum Thema bewährt. Hier wird allen Mitarbeitern, welche zum Gelingen des UM-Projektes und der wirksamen Führung beitragen können, kurz erläutert, wie der Grundgedanke, die resultierenden Arbeiten und der geplante Ablauf zur Erreichung der Ziele ist. Oftmals übernimmt die Unternehmensführung dabei die Einleitung und übergibt an den von der Leitung benannten UM-Beauftragten, welcher die Detailinformationen vermittelt. Dies hat auch einen psychologischen Nutzen, da die Leitung so repräsentiert, dass sie voll hinter dem System steht, welches die folgende Arbeit für den UM-Beauftragten deutlich erleichtert.

Was fordert die Norm und was bedeutet dies für die Umsetzung im Unternehmen? Die ISO 14001:2015 fordert, dass die Organisation ein Umweltmanagement-System einführen, dokumentieren, verwirklichen, aufrechterhalten sowie ständig verbessern muss. Da das Managementsystem der Organisation angemessen sein muss, sollte also im ersten Schritt genau mit der Leitung definiert werden, was durch die Implementierung des UM-Systems erreicht werden soll.

4. Schritt: Erstellung der Umweltpolitik
Die Ausrichtung des UM-Systems wird durch die Unternehmensleitung anhand der Umweltpolitik dokumentiert. In der Umweltpolitik wird dabei festgelegt, welche unternehmensspezifischen Ziele das Unternehmen erreichen möchte und wo-zu sich dieses verpflichtet. Die Politik sollte dabei nicht zu spezifisch sein, die umweltrelevanten Aspekte und die von der Norm geforderten Inhalte jedoch so abbilden, dass sich alle Mitarbeiter hiermit identifizieren können und so die vorgegebene Umweltpolitik jeder für seine spezifischen Tätigkeiten anwenden und umsetzen kann.

5. Schritt: Projektplanungsphase
Die Einführung eines Umweltmanagement-Systems ist nichts anderes als ein Projekt und sollte auch genauso behandelt werden. Die Projektleitung erstellt hierzu einen Projektplan mit «Meilensteinen», bis wann, wer, welche Arbeiten umsetzen soll. Bitte beachten Sie hierbei eine logische und zeitoptimierte Reihenfolge, um die Arbeiten und damit verbundene, eingesetzte Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Nach der Festlegung des Projektplans ist es sinnvoll, diesen mit der Leitung abzustimmen und durch die Leitung formal freigeben zu lassen. Weil die Leitung die Ressourcen zur Einführung des Umweltmanagement-Systems gemäss Normforderung zur Verfügung stellen muss, ist dies auch im Sinne der Norm und beugt Missverständnissen bei der Umsetzung vor. Nach dem Beginn des UM-Projektes sollten regelmässige Projekttreffen durchgeführt werden, in welchen der aktuelle Stand erörtert wird. Auch Terminverschiebungen sollten hier abgestimmt werden, da sich hieraus oftmals auch Verschiebungen für den weiteren Projektablauf ergeben.

6. Schritt: Bestandsaufnahme
Zu Beginn des UM-Projektes sollte zunächst eine fundierte Bestandsaufnahme beziehungsweise Ist-Analyse erfolgen. Dabei wird entschieden, welche bereits vorhandenen Elemente, Prozesse und gegebenenfalls Dokumentationen mit in das UM-System integriert werden und beim Aufbau des Systems berücksichtigt werden sollen. Die Bestandsaufnahme beziehungsweise die Umweltbetriebsprüfung muss dabei sehr gründlich und vollständig durchgeführt werden, da Lücken bei der Ist-Analyse meist bei der späteren Aufnahme deutlich zeit- und arbeitsaufwendiger nachgeholt werden müssen.

7. Schritt: Umweltaspekt
Bei der Ermittlung und der Bewertung der direkten sowie indirekten Umweltaspekte werden unter festgelegten Kriterien die im Unternehmen vorhandenen Umweltaspekte erfasst und bewertet. So können die bedeutenden Umweltaspekte herausgearbeitet und im Anschluss daran, wenn dies möglich ist, kontinuierlich verbessert werden.

8. Schritt: Rechtliche Verpflichtungen und andere Anforderungen
Die Einhaltung der gesetzlichen Auflagen ist die zentrale Forderung eines Umweltmanagement-Systems, egal, ob es die allgemeine Gesetzgebung oder spezielle Genehmigungen sind. Die Umsetzung er-
folgt oftmals durch die Anwendung von Rechts- sowie Genehmigungskatastern. Eine regelmässige Bewertung muss ebenfalls durchgeführt und nachweislich umgesetzt werden.

9. Schritt: Festlegung von Umweltzielen /-programmen
Um die bedeutenden Umweltaspekte zu verbessern, müssen umweltrelevante Ziele und Programme festgelegt und bearbeitet werden. Hierzu müssen die jeweiligen Verantwortlichkeiten, Mittel und Termine in den Zielen und Programmen festgelegt werden.

10. Schritt: Aufgaben, Verantwortlichkeit, Befugnisse, Personal, Schulung
Damit alle umweltrelevanten Prozesse stets so ablaufen, wie sie geplant wurden, müssen alle Arbeiten und Zuständigkeiten eindeutig festgelegt, beschrieben und gegebenenfalls benannt werden. Sollten hier Defizite bestehen, müssen diese ebenfalls, wie die regelmässigen Unterweisungen, mit im Schulungsplan einbezogen werden.

11. Schritt: Kommunikation, Dokumentation, Ablauflenkung
Zur Führung des UM-Systems müssen alle externen und internen Kommunikationsprozesse festgelegt werden. Alle Vorgaben und Dokumente, die zum Managementsystem gehören, müssen mit in die Dokumentenlenkung einbezogen werden. Umweltrelevante Aufzeichnungen müssen dokumentiert und für festgelegte Zeiträume archiviert werden.

12. Schritt: Notfallversorgung und Gefahrenabwehr
Eine wichtige und im Anwendungsfall für Mensch und Umwelt nützliche Normforderung ergibt sich aus der Notfallorganisation. In Notfallplänen werden hier die einzuleitenden Sofortmassnahmen beschrieben, um einen Schaden für die Umwelt bestmöglich gering zu halten.

13. Schritt: Überwachung und Messung
Alle umweltrelevanten Arbeitsabläufe müssen überwacht bzw. gemessen werden. Die Erfassung von Messeinrichtungen muss dabei mit überwachten und stets richtig messenden Gerätschaften erfolgen, wobei die Aufzeichnungen mindestens entsprechend der gesetzlichen Vorgaben archiviert werden müssen.

14. Schritt: Audits, Nichtkonformitäten, Massnahmen
Wie in jedem Managementsystem müssen auch im Bereich Umwelt interne Audits geplant, durchgeführt und dokumentiert werden. Mögliche Nichtkonformitäten müssen analysiert und durch Korrektur-/Vorbeugemassnahmen wirksam umgesetzt werden.

15. Schritt: Managementbewertung
Wie auch bei der Umsetzung von Korrektur- und Vorbeugemassnahmen aus Audits oder weiteren Nichtkonformitäten müssen auch negative Bewertungen aus dem Review durch geeignete Massnahmen behoben werden. Die Erstellung der Managementbewertung erfolgt mindestens einmal jährlich durch die Unternehmensleitung, zum Einsatz als Steuerungsinstrument sind jedoch kürzere Abstände (halbjährlich/je Quartal) ratsam.

16. Schritt: Zertifizierung
Die Zertifizierung des UM-Systems (z. B. gemäss ISO 14001: 2015) ist der letzte Schritt zum Abschluss des Einführungsprojektes eines Umweltmanagement-Systems. Hier überprüft eine neutrale, wenn möglich akkreditierte Stelle (Zertifizierungsunternehmen), ob alle Normforderungen erfüllt und wirksam umgesetzt wurden. Doch bitte nicht vergessen: Nach dem Audit sollte das System weiter aufrechterhalten und kontinuierlich verbessert werden.

Umsetzung der Forderungen

Zur ISO 14001:2015 stellt die Normenvereinigung eine Reihe von Forderungen (siehe auch Box «Relevante Forderungen der ISO»). Wie nun sollen die Forderungen umgesetzt werden? Die Umweltziele dürfen durch die oberste Leitung auf strategischer, taktischer oder betrieblicher Ebene festgelegt werden. Die strategische Ebene schliesst dabei die höchsten Ebenen der Organisation ein (Geschäftsführung, Vorstand, etc.), wobei die Umweltziele auf die gesamte Organisation angewendet werden können. Die taktischen und betrieblichen Ebenen können Umweltziele für spezifische Einheiten oder Funktionsbereiche innerhalb der Organisation enthalten. Diese sollten mit ihrer strategischen Ausrichtung der Unternehmung kompatibel sein.

Wichtig ist, dass die Umweltziele Personen vermittelt werden sollen, welche unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten und die Möglichkeit haben, das Erreichen der Umweltziele zu beeinflussen. Die Mitarbeiter sollten hier also als Basis des UM-Systems mit einbezogen und massgeblich beteiligt werden. Die Anforderung, «bedeutenden Umweltaspekten Rechnung zu tragen», bedeutet hier nicht, dass für jeden bedeutenden Umweltaspekt ein Umweltziel festgelegt werden muss; allerdings besitzen diese bei der Festlegung von Umweltzielen eine hohe Priorität. Aus diesem Grund sollten die Ziele möglichst in Verbindung mit den Umweltaspekten berücksichtigt werden. Ebenfalls ist es wichtig zu wissen, wie die Forderung «in Übereinstimmung mit der Umweltpolitik» berücksichtigt werden muss. Das bedeutet, dass die Umweltziele bezogen auf die Verpflichtungen durch die oberste Leitung in der Art beschrieben werden sollen, dass sie die grobe Ausrichtung der Organisation sowie die Verpflichtung zur fortlaufenden Verbesserung enthalten.

Kennzahlen zur Bewertung

Kennzahlen werden ausgewählt, um die Erreichung messbarer Umweltziele zu bewerten. «Messbar» bedeutet, dass es möglich ist, entweder quantitative oder qualitative Methoden in Bezug auf einen festgelegten Massstab zu verwenden. Dies dient der Bestimmung, ob das Umweltziel erreicht wurde. Durch die Festlegung «falls praktikabel» wird beschrieben, dass es Situationen geben kann, in denen es nicht möglich ist, ein Umweltziel zu messen. Es ist jedoch wichtig, dass die Organisation in der Lage ist zu bestimmen, ob ein Umweltziel erreicht wurde oder nicht. Für weitere Informationen zu den Umweltindikatoren verweist die Norm auf die ISO 14031 (Umweltmana­gement – Umweltleistungsbewertung – Leitlinien).

Zuständigkeiten

Generell ist die Bereitstellung von Ressourcen Aufgabe der obersten Leitung einer Organisation und wird auch meist von dieser durchgeführt oder verabschiedet. Da die Umsetzung von Umweltzie­-len häufig mit einer grossen Kosten- und /oder Personalressource verbunden ist, sollten in jedem Fall die Ziele und monetären Grössen immer mit der obersten Leitung abgestimmt und, wenn dies gewünscht ist, auch offiziell freigegeben werden.

Sollte die oberste Leitung die Beaufsichtigung und Betreuung der Ziele nicht eigenständig durchführen, so wird oftmals der UM-Beauftragte als Vertreter der obersten Leitung mit dieser Tätigkeit beauftragt. Auch wenn die ISO 14001:2015 keinen UM-Beauftragten explizit fordert, ist es wichtig, dass eine Person die Übersicht behält und welche direkt an die oberste Leitung berichtet, sollten sich signifikante Änderungen oder Probleme bei der Umsetzung der Ziele ergeben. Bei der Umsetzung können alle Werkzeuge des Projektmanagements in die Umsetzung des Umweltprojektes einfliessen. So ist es sehr ratsam, in einem Team von zur Umsetzung des Umweltziels verantwortlichen Mitarbeitern immer einen «Projektleiter» zu benennen, welcher hier federführend das Umweltprojekt steuert und verantwortet. In regelmässigen Umweltzirkeln beziehungsweise Treffen werden alle Projekte dann mit der obersten Leitung und gegebenenfalls dem UM-Beauftragten besprochen, um so bei Änderungen zeitnah reagieren zu können.

Nicht nur bei der Umsetzung erkannte Probleme sollten hier besprochen werden, auch der aktuelle Stand des Projektbudgets muss ein fester Bestandteil des Projektmeetings sein. Sollte es absehbar sein, dass das vorgesehene Budget gegebenenfalls nicht ausreicht, so sollte in Abstimmung mit der Leitung entschieden werden, ob das gesteckte Ziel trotzdem erreicht werden kann oder es gegebenenfalls angepasst werden muss.

Führung und Überwachung

In der Praxis haben sich Übersichten von Umweltzielen mit detaillierten Angaben bewährt. Hier können neben den durch die Norm geforderten Punkten auch weitere unternehmensspezifische Elemente enthalten sein. In einem integrierten Managementsystem (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 50001, usw.) können die «Umweltziele» selbstverständlich integriert geführt werden, wobei zum Beispiel der Bezug durch die Kennzeichnung in unterschiedlichen Spalten abgebildet werden kann. Ein Umweltprogramm kann beispielsweise diese weiteren Spalten beinhalten:

• Ziele (Was soll erreicht werden?),
• Den Anwendungsbereich (Managementsysteme),
• Langzeit- / Kurzzeitziel,
• Bezeichnung Projekt / Programm,
• Team zur Umsetzung,
• Leitung Team,
• Datum zur Umsetzung,
• Beginn des Projektes,
• Status (offen, in Arbeit, fertig),
• benötigte Ressourcen (Kosten, Personal und so weiter),
• mögliche Kostenreduktion,
• Freigabe der Ressourcen (am, durch),
• aktueller Stand Budget,
• letzte Besprechung zum Thema am,
• resultierende Massnahmen,
• sonstige Hinweise.

Umweltkennzahlen

Um die Effektivität von umgesetzten Umweltzielen sowie der kontinuierlichen Überwachung von Zielen zu messen, bieten sich Umweltkennzahlen an. Diese verdichten umfangreiche Umweltdaten auf eine überschaubare Anzahl aussagekräftiger Schlüsselinformationen und ermöglichen den Entscheidern dadurch eine komplexe und überschaubare Einschätzung der wesentlichen Fortschritte so- wie der möglichen Schwachstellen der Umweltziele. Die betrieblichen Umweltkennzahlen bieten darüber hinaus verschiedene Möglichkeiten der Nutzung. Zu diesen zählen unter anderem:

• Darstellen der Umweltveränderungen im Zeitreihenvergleich,
• das Ableiten und das Verfolgen von Umweltzielen,
• Energie- und Kostensenkungspotenziale,
• Betriebsvergleich der Umweltleistung,
• Datengrundlage für Umweltberichte und -erklärungen,
• Transparenz der Umweltaspekte zu den Mitarbeitern.

Für die Gestaltung eines Umweltkennzahlensystems sollten einige Grundsätze beachtet werden. Kennzahlen sollten immer folgende Ansprüche erfüllen:

• Vergleichbarkeit,
• Zielorientiertheit,
• Ausgewogenheit,
• Kontinuität,
• Aktualität,
• Verständlichkeit.

Sind diese Indikatoren erfüllt, können die daraus resultierenden Kennzahlen über einen langen Zeitraum die Nachverfolgung der formulierten Ziele abbilden und geben Aufschluss zur Effektivität der einzelnen Programme.