«Vom Sparen allein wurde noch niemand reich.» Diese Aussage gilt in abgewandelter Form auch für Unternehmen. Denn wenn sie aufgrund eines zu rigiden Sparkurses ihre Leistungen nicht mehr in der gewünschten Qualität erbringen können, verlieren sie Kunden. Deshalb sollte ihre oberste Maxime beim Einkauf in der Regel nicht lauten: «Möglichst billig einkaufen.» Ihr Ziel sollte vielmehr sein, intelligent beziehungsweise «preiswert» einzukaufen – also die zur Verfügung stehenden (Finanz-)Mittel so zu nutzen, dass die beste Kosten-Nutzen-Relation entsteht.
Doch was ist die beste Kosten-Nutzen-Relation? Diese Frage zu beantworten, ist im betrieblichen Alltag oft nicht leicht. Denn hierbei spielt auch eine Rolle, welche Bedeutung das einzukaufende Produkt oder die einzukaufende Leistung für die Leistungserbringung und Zielerreichung des Unternehmens hat. Dies sei an Beispielen illustriert.
Preis ist eine relative Grösse
Angenommen ein Produktionsunternehmen braucht eine Stanze. Und diese muss pannenfrei funktionieren, weil bei einem Ausfall die Produktion stillsteht. Dann kann der Preis nicht das alleinige Kaufentscheidungskriterium sein. Denn wenn die Stanze ausfällt, hat das Unternehmen nicht nur hohe Ausfallzeiten, es kann auch seine Lieferzusagen nicht mehr einhalten. Unzufriedene Kunden und Konventionalstrafen sind also vorprogrammiert. Ebenso verhält es sich, wenn ein Unternehmen Anzeigen schalten möchte, um seine Produkte zu promoten. Dann bringt es ihm wenig, in den Zeitungen mit den billigsten Anzeigentarifen zu inserieren. Denn was nutzt dem Unternehmen eine Anzeige, die von seinen Zielkunden nicht gelesen wird? Wenig! Also kann auch hier der Preis nicht das alleinige Entscheidungskriterium sein.
Anders verhält es sich, wenn ein Unternehmen beispielsweise Heftklammern oder Notizblöcke für seine Büromitarbeiter kauft. Oder wenn es einen Malerbetrieb zum Streichen seiner Lagerräume sucht. Bei solchen Produkten und Dienstleistungen, die für die Leistungserbringung eine geringe Relevanz haben, kann der Preis wenn nicht das einzige, so doch das oberste Entscheidungskriterium sein.
Das Kernziel
Weil die verschiedenen Produkte sowie Dienstleistungen für deren Käufer eine unterschiedliche Relevanz haben, ist es, wenn es um das Optimieren des Einkaufs geht, sehr wichtig, zunächst zu analysieren:
- Welche Bedeutung hat das betreffende Produkt beziehungsweise die betreffende Dienstleistung für die Leistungserbringung und das Erreichen der Unternehmensziele? Und:
- Welche Anforderungen ergeben sich hieraus an das Produkt oder die Dienstleistung?
Dabei lassen sich der «TASK» zufolge vier Anforderungsbereiche unterscheiden:
- technische,
- Ablauf-organisatorische,
- sozial-menschliche und
- kaufmännisch-wirtschaftliche Anforderungen.
Unter den technischen Anforderungen werden alle Bedingungen subsummiert, die zum Beispiel eine Computeranlage oder Maschine erfüllen muss, damit sie ihre Funktion in einer Organisation erfüllt. Hierzu zählen auch Aspekte wie: Über welche fachliche Qualifikation und Vorerfahrung muss beispielsweise ein Computer- oder Marketingfachmann verfügen, den wir engagieren? Zu den Ablauf-organisatorischen Anforderungen zählen alle Faktoren, die damit zusammenhängen, wie ein Lieferant eine Leistung erbringen soll. Zum Beispiel: Wie und wann werden die georderten Teile geliefert? Oder: Welche Unterstützung bietet der Lieferant bei der Inbetriebnahme der Maschine oder deren Wartung?
Bei den sozial-menschlichen Anforderungen handelt es sich um alle Erwartungen, die ein Unternehmen bezüglich der alltäglichen Zusammenarbeit hat. Zum Beispiel: Wie verschwiegen müssen die Mitarbeiter des Lieferanten sein? Oder: Wie sollen sie auf Beschwerden und Extra-Wünsche reagieren?
Und die kaufmännisch-wirtschaftlichen Anforderungen? Hiermit sind neben dem Anschaffungspreis zum Beispiel Aspekte gemeint wie: Welche Folgekosten / Einsparungen sind mit der Investition verbunden (Lifecycle Costs, Total Cost of Ownership?) Wie sehen die Zahlungs-, Finanzierungs- und Lieferbedingungen aus?