«Schreib-Knigge» für Briefe und E-Mails

Nicht nur die Stimme am Telefon gilt als Visitenkarte des Unternehmens. Auch die schriftliche Kommunikation beeinflusst, wie ein Unternehmen von aussen wahrgenommen wird. Dabei sind Briefe und E-Mails oft viel zu sehr aus der Sicht der Schreibenden verfasst, schwer verständlich formuliert oder langatmig aufgebaut.

Acht Schreibtipps

Diese acht Schreibtipps wirken dem entgegen und sorgen für einen gelungenen schriftlichen Auftritt.  

1. Betreff sorgfältig wählen
Der Betreff ist das Kernstück eines Briefes beziehungsweise einer E-Mail. Er sollte in wenigen Wörtern zusammenfassen, worum es im nachfolgenden Text geht. Dabei muss er präzise sein und er sollte zum Weiterlesen einladen.

Nicht: Einladung für den 10.10.2018
Besser: Einladung zur Immobilienmesse XY am 10.10.2018

Speziell bei E-Mails gilt: Ein prägnanter Betreff hilft bei der Organisation des Posteingangs. Und er entscheidet darüber, ob die angeschriebene Person die E-Mail sofort oder erst später bearbeitet, beziehungsweise ob sie die E-Mail ungelesen löscht.

Nicht: Bitte um Rückruf
Besser: Bitte anrufen: Frau Muster, Tel. XXX XX XX

Wird die E-Mail zudem mehrmals hin- und hergeschickt, entstehen unschöne Betreffzeilen mit den Kürzeln AW: Fwd: Re: AW: Re. Diese Abkürzungen gilt es zu löschen und den Betreff an den aktuellen Inhalt der E-Mail anzupassen.

2. Passende Anrede verwenden
Nichts wird in der modernen Korrespondenz so kontrovers diskutiert wie die richtige Anrede. Während einige Unternehmen vehement an «Sehr geehrte …» festhalten, gehört diese Anrede für andere schon lange zu den veralteten Ausdrücken. Generell empfiehlt es sich, die Anrede auf die angeschriebene Person auszurichten. Ist für diese das «Sehr geehrte …» einfach stimmig, darf auf diese traditionelle Form zurückgegriffen werden. Ansonsten sind moderne Alternativen wie «Grüezi Frau …» oder «Guten Tag Herr …» oft die bessere Wahl – zumindest bei den ersten Kontakten. Später haben ein «Hallo Herr …» oder ein «Liebe Frau …» sicher auch ihre Berechtigung. Übrigens: Auch in eine E-Mail gehört stets eine Anrede als Zeichen der Wertschätzung.

3. Sie-Stil bevorzugen
Auf vielen Unternehmens-Websites oder Leitbildern wird die Nähe zu den Kunden betont. «Unsere Kundinnen und Kunden stehen bei uns im Mittelpunkt», liest es sich da beispielsweise. Aber wird diese Kundennähe auch im Schreibstil sichtbar? In der Regel formulieren Schreibende ihre Briefe und E-Mails viel zu sehr aus ihrer eigenen Sicht. Sie verwenden dementsprechend häufig Wir- oder Ich-Sätze. Aber genau diese gelten in der modernen Korrespondenz als verpönt. Die Empfehlung lautet deshalb: Der grösste Teil aller Sätze sollte im Sie-Stil stehen. Und: Gerade beim Einstieg gehört es zum guten Ton, nicht mit einem «Wir» oder einem «Ich» zu beginnen.

Nicht: Wir nehmen Bezug auf Ihr Schreiben vom 20. Februar.
Besser: Vielen Dank für Ihren Brief vom 20. Februar.
Nicht: In der Beilage senden wir Ihnen die Auftragsbestätigung.
Besser: Anbei finden Sie die Auftragsbestätigung.

4. Nominalstil vermeiden
Verben (Tätigkeitswörter) und Adjektive (Eigenschaftswörter) machen einen Text nicht nur lebendig, sie sorgen ausserdem dafür, dass er besser verständlich ist. Nomen (Hauptwörter) und insbesondere die Nominalisierungen erschweren hingegen den Lesefluss. Die moderne Korrespondenz bevorzugt darum heute den Verbalstil. Hierzu ein anschauliches Beispiel: Anstatt der umständlichen Nominalisierung «Interesse zeigen» sollte im Anschreiben besser das Verb «interessieren» verwendet werden.

Nicht: Mit der Bitte um Unterzeichnung senden wir Ihnen den Vertrag.
Besser: Bitte unterzeichnen Sie den Vertrag – vielen Dank.
Nicht: Für Details setzen Sie sich bitte mit Frau X in Verbindung.
Besser: Für Details melden Sie sich bitte bei Frau X.

5. Floskeln ersetzen
Veraltete Ausdrücke gilt es zu vermeiden. Ein paar Beispiele: «zur Verfügung stehen», «allfällige», «zur Kenntnisnahme», «Bemühungen», «im Voraus», «in Bezug auf», «beiliegend» oder «gedient haben».

Nicht: Bei allfälligen Fragen zum Angebot stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung.
Besser: Haben Sie Fragen zu unserem Angebot? Unter Tel. XXX XX XX beantworten wir sie Ihnen gerne.
Nicht: Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass die Anmeldefrist am 3. Juli endet.
Besser: Bitte beachten Sie: Die Anmeldefrist endet am 3. Juli.

6. Unnötige Fremdwörter
Zielgruppenorientiertes Schreiben bedeutet, unnötige Fremdwörter zu vermeiden. Zudem sollten nicht geläufige Fachwörter stets erläutert werden.  

Nicht: Wir bitten Sie, den ausgefüllten Fragebogen prompt zu retournieren.
Besser: Bitte senden Sie uns den ausgefüllten Fragebogen bis spätestens (Datum) zurück – besten Dank.

7. Moderne Grussformel
Die früher weitverbreitete Grussformel «Mit freundlichen Grüssen» gehört zu den Floskeln. Als Ersatz hat sich «Freundliche Grüsse» durchgesetzt. Alternativ können auch etwas persönlichere Formen verwendet werden wie «Freundliche Grüsse nach Zürich», «Freundlich grüsst Sie» oder «Viele Grüs­se». Auch ein «Herzliche Grüsse» oder «Herzlich grüsst Sie» kann passend sein. Allerdings sollten persönliche Grussformeln dezent bleiben und nicht zu salopp daherkommen. Von Formeln wie «Gut gelaunte Grüsse» oder «Tschüss und bis später» ist daher grundsätzlich abzuraten.

8. Du: gross oder klein?
Gerade Start-ups sprechen ihre Kunden immer öfter in der Du-Form an. Aber auch wer mit seinem Gegenüber per Du ist, steht vor der Frage: Wird das Du nun gross- oder kleingeschrieben? In der Praxis begegnet man beiden Formen. Es gibt auch Unternehmen, die in Stelleninseraten das Du kleinschreiben und in Briefen die Grossschreibung bevorzugen. Aber ist das korrekt? Der Duden (26. Auflage) meint dazu: «Die vertraulichen Anredepronomen ‹du› und ‹ihr› sowie … ‹dein› und ‹euer› werden im Allgemeinen kleingeschrieben. In Briefen können sie auch grossgeschrieben werden.» Dazu sei angemerkt: Es macht wenig Sinn, nur in Briefen das Du grosszuschreiben. Dies führt nur zu Missverständnissen. Es bietet sich an, eine einheitliche Schreibweise für alle Schriftstücke zu verwenden und das Du überall kleinzuschreiben.