Neue Arbeitswelten verlangen flexible Zeiterfassung

Die digitale Durchdringung der Arbeitswelt erreicht einen immer grösseren Anteil der Beschäftigten. Weltweit findet durch die Digitalisierung in allen grossen Industriestaaten ein umfassender Strukturwandel der gesamten Arbeitswelt statt. Mögliche positive Auswirkungen dieser Entwicklung sind unter anderem:

Diese und vergleichbare Vorteile rücken jedoch nur dann in greifbare Nähe, wenn mit der veränderten Arbeitswelt auch ein Kulturwandel in den Unternehmen stattfindet. Wo Entwicklungen wie zum Beispiel immer mehr Gleitzeitarbeitsplätze, regelmässiges Home-Office und Crowdworking Einzug halten, wo private und geschäftliche Aktivitäten auch auf technologischer Ebene immer mehr verschmelzen – etwa durch die Mehrfach­nutzung von Smartphone und Tablet – gilt es, das veränderte «Miteinander» in der Arbeitswelt auch in der Personal­planung, im Workforce Management und somit in der Unternehmenskultur zu gestalten.

Anbieter integrierter Systeme für die Zutrittskontrolle und die Zeiterfassung eröffnen heute die Möglichkeit, eine di­gitalisierte Arbeitswelt ebenfalls auf der Ebene der Unternehmenskultur zu nutzen – und damit neben neuen Prozessen innovative Strukturen für das Unter­nehmenswachstum der Zukunft zu schaffen. So sind inzwischen Zutrittssysteme erhältlich, die sich mit digitalen Zeiter­fassungssystemen und Workforce-Ma­na­gement-Funktionen verbinden lassen: Lösungen, die in verschiedensten Branchen zu einer verbesserten Produktivität beitragen können. 

Flexible neue Arbeitsmodelle und Abrechnungsformen erlauben heute vielen Mitarbeitern und Freiberuflern eine hohe Kompatibilität ihres Arbeitslebens mit privaten und familiären Interessen. Dennoch birgt diese Entwicklung auch Gefahren. Begegnungen im Büro werden seltener. Kollegen laufen Gefahr, dass es aufgrund fehlender persönlicher Interaktion zu Missverständnissen und Fehlentscheidungen kommt. Die Dynamik des Miteinanders in internen und externen Kooperationen kann Schaden nehmen. Gefragt ist ein Personalmanagement, das dezentrales und zeitversetztes Arbeiten optimal organisiert und dabei sowohl auf die Belange der einzelnen Mitarbeiter und ihrer Teams als auch auf die Projektziele ein­gehen kann.

Dafür kommt beispielsweise eine Lösung infrage, die ein Workforce-Management-System unmittelbar an ein hochflexibles Zeiterfassungssystem koppelt. Auf diesem Weg lassen sich Arbeitszeiten so planen, dass gemeinsame Anwesenheiten und Real-Life-Begegnungen zwischen den Teamplayern weiterhin stattfinden und ein dynamischer Austausch entsteht. Ein ausgewogenes Workforce Management kann Teams so organisieren, dass Fle­xibilität für den Einzelnen sich mit projektspezifisch sinnvollen Kernzeiten verbinden lässt.

Innerhalb desselben Systems ist es möglich, Zeitkonten mit verschiedensten Arbeitszeitmodellen zu führen. Wunsch­arbeitstage, Ferien oder Krankheit lassen sich automatisch koordinieren. Für einen maximalen Überblick in der Personal­führung lassen sich die Arbeitszeiten bei Bedarf einzelnen Projekten, Tätigkeitsfeldern oder Kostenstellen zuweisen. Auf dieser Basis können Unternehmen beispielsweise Überstunden und zuschlagspflichtige Arbeitszeiten verringern und die damit verbundenen Kosten für das Personal senken.

Für eine optimale Koordination von Mitarbeitern, die an verschiedenen Stand­orten arbeiten, viel unterwegs sind oder zwischen Home-Office, Geschäftsreisen und Office-Tagen pendeln, erlaubt ein System im Idealfall die mobile Zeitbuchung von jedem Standort aus – inklusive Dienstreisen, Urlaubsanträgen und einem exakten Überblick über das per­sönliche Zeitkonto. Solche Massnahmen kommen nicht nur der Effizienz zugute, sondern erhöhen durch den zusätzlichen Komfort auch die Akzeptanz auf Mitarbeiterseite. Unternehmen, die an vielen Standorten oder auch auf verschiedenen Kontinenten vertreten sind, können ihr Zutrittssystem in das Workforce Mana­gement integrieren. Damit lassen sich standortübergreifend sämtliche Zutrittsrechte personalisiert vergeben und automatisch kontrollieren.

Gäste des Unternehmens erhalten ihre Zutrittsberechtigungen über eine inte­grierte Besucherverwaltung. Ein weiterer Vorteil: Mitarbeiter brauchen durch die Integration der Funktionen für die Zutrittskontrolle und die Zeiterfassung nicht mehr eine Vielzahl von unterschiedlichen ID-Karten, PIN-Codes, Passwörtern und Schlüsseln zu verwalten. Alle benötigten Applikationen befinden sich auf einem Multifunktionsausweis. Mobile Funktionen wie der Zutritt mit dem Smart­phone, dezentrale Zeitbuchungen über Tablet oder Smartphone sorgen dabei für Flexibilität und leisten einen wertvollen Beitrag zur Mitarbeiterbindung. Für die Personalplanung sollte ein Workforce-Management-System die statistische Aufbereitung von Urlaubs- und Fehlzeiten ermöglichen und weitere Möglich­keiten der Datenaufbereitung und Interpretation anbieten.

Eine neue Arbeitskultur ist ein leben­diges Gut, das sich permanent weiter­entwickelt. Innovative Modelle der Zusammenarbeit oder neue Angebotsformen im Produkt- und Dienstleistungsportfolio entstehen. Der technologische Wandel wird diese Entwicklungen auch weiterhin antreiben. Aus diesem Grund ist es von Vorteil, wenn integrierte Systeme modular aufgebaut sind und sich flexibel an alle Entwicklungen des Unternehmens anpassen lassen. Regelmässige Updates sorgen dabei für Investitions­sicherheit.