Anna wurde von Facebook Unterstützung bei der Wohnungssuche angeboten, und der komplette Transport ihrer Besitztümer wurde bezahlt. Das Resultat: In den Wochen vor Jobbeginn muss sich Anna nicht mit diesen Unannehmlichkeiten befassen. Stattdessen kann sie ausgeglichen und gut vorbereitet in den neuen Job starten. Doch das wirklich beeindruckende ist die Kultur in Annas neuem Team. In den Wochen vor Arbeitsbeginn bekam sie zahlreiche persönliche Willkommensnachrichten. Die zukünftigen Kollegen drückten Anna ihre Freude aus und boten Unterstützung bei Annas Eintreffen in der neuen Heimat an. Annas Vorfreude war entsprechend hoch, ein Garant für gute Arbeitsqualität gleich von Beginn an.»
Im Workshop entwickeln
Prototypische Onboarding-Journeys für verschiedene Berufsgruppen oder Einstellungssituationen können sehr gut in eintägigen Workshops entwickelt werden. Kollegen, die selbst erst vor Kurzem eingestellt wurden, sollten unbedingt daran teilnehmen können. Auch Auszubildende sind bestens geeignet. Sie haben mehr oder weniger jeden Bereich eines Unternehmens kennengelernt. Und vor allem: Sie sind noch nicht blockiert durch Bereichsscheuklappen und eingespielte Prozesse. Am besten beginnt man mit einer Listung von Begebenheiten, die in einem guten Onboarding-Prozess gewiss nicht passieren dürfen – mit entsprechendem Umkehrschluss. Anschliessend wird eine prototypische Onboarding-Journey entwickelt. Diese gleicht optisch einer Reiseroute.
Chronologisch zeigt sie die einzelnen Phasen und Interaktionspunkte, auch Touchpoints genannt. Dargestellt wird, was ein neuer Mitarbeiter so alles erlebt und wie er sich dabei fühlt: enttäuscht, okay oder begeistert. Beim Dokumentieren einer Onboarding Journey wird, wie bei einer Collage, auch gemalt und geklebt. Ausgewählte Geschichten und Hinweise auf Arbeitgeber-Bewertungsportalen oder beispielhafte Meinungen und tatsächliche Vorkommnisse werden angeheftet. Enttäuschungs- und Begeisterungsfaktoren werden gelistet. Dont’s und Dos werden benannt. Im Anschluss wird eine Prioritätenliste der zu bearbeitenden Touchpoints erstellt. Nach der vorbehaltlosen Erfassung der jeweiligen Ist-Situation wird eine gewünschte oder notwendige Sollsituation definiert und ein Massnahmenplan hierzu entwickelt. Dieser wird in den angepeilten Zeitlinien zügig umgesetzt. Im Anschluss daran wird das Ergebnis anhand passender Messgrössen geprüft und dokumentiert.
Ein Beispiel aus der Praxis
In einem Fall haben Auszubildende die hauseigenen Onboarding-Prozesse neu konzipiert. Bis dahin hatte es in diesem Unternehmen oft mehrere Tage gedauert, bis ein neuer Mitarbeiter produktiv werden konnte. So lange war er damit beschäftigt, sich zu orientieren und die notwendigen Arbeitsmittel und Genehmigungen zu beschaffen. Das fing schon damit an, dass am ersten Arbeitstag beim Empfang niemand wusste, wo genau überhaupt sein Arbeitsplatz war.
Bei der erarbeiteten Lösung war quasi per Mausklick alles organisiert: Ein paar Tage vor dem Start erhielt der neue Mitarbeiter eine Willkommensbox mit wichtigen Informationen, einem Einarbeitungsplan und einem kleinen Willkommensgeschenk. Elektronisch wurde er mit Bild und Infos zur Person allen zuständigen und involvierten Personen vorgestellt. Auf Wunsch konnte sich der Neue auch in einem Video präsentieren. Am ersten Arbeitstag wurde er beim Betreten des Gebäudes auf einem Display namentlich willkommen geheissen. Die notwendigen digitalen Arbeitsmittel wie E-Mail-Account, der Benutzername, das Passwort für alle wichtigen IT-Anwendungen und Lizenzen lagen vor. Ein Handbuch für den perfekten Start lag bereit. An das nötige Equipment wie Computer, Telefon, Rollcontainer, Mitarbeiterausweis, Visitenkarten und Posteingangsschild war gedacht. Eine kleine Welcome-Zeremonie war vorgesehen, um die soziale Integration zu beschleunigen. Und ein Mentor stand als Begleiter bereit.
Ein ähnliches Vorgehen wurde für IT-Freelancer mit befristeten Arbeitsverträgen initiiert. Diese verplemperten bislang oft den ganzen ersten Vormittag, um sich zurechtzufinden – für 200 Euro die Stunde. Und was noch sehr viel schlimmer war: Sie bekamen Zugang zur EDV und damit auch zu hochbrisanten Daten, ohne im Vorfeld die notwendigen Verschwiegenheitserklärungen unterschrieben zu haben. Ein umfassendes Freelancer Onboarding Kit regelt nun alles reibungslos.