Mit dem richtigen Mindset die Transformation schaffen

Ein Hype greift im Businesskontext derzeit immer mehr um sich: Die agile Transformation als notwendiger Teil der digitalen Transformation. Auf die Frage, wohin sie sich entwickeln wollen, haben zwar die wenigsten Unternehmen eine Antwort. Trotzdem fragen sie sich, wie sie sich möglichst rasch die Schnelligkeit und Flexibilität aneignen können, die die digitale Transformation tagtäglich verlangt. Denn eines ist ihnen längst klar: Nur wer Projekte und Veränderungen mit einer hohen Geschwindigkeit stemmt, kann im digitalen Wandel bestehen.

Vor allem steht die Analyse

Im Bewusstsein, dass sie zukünftig nur weiter nachhaltig wachsen können, wenn sie zuverlässiger, schneller und innovativer als die Konkurrenz sind, führen viele Unternehmen agile Methoden ein. Möglichst rasch soll Agilität die Performance steigern. Dabei wird jedoch übersehen, dass sich agil nicht für alle Projekte eignet beziehungsweise agile Methoden alleine manchmal nicht ausreichen.

Häufig ist ein Mix aus agilen und klas­sischen Methoden notwendig, um das angestrebte Ziel zu erreichen. Einfach irgendwelche agilen Methoden einzuführen, ist keine Lösung. Mögen sie im Einzelfall auch noch so leistungsstark sein, ist es – um die Wirksamkeit zu garantieren – im Vorfeld entscheidend, sich intensiv mit dem jeweiligen Unternehmen auseinanderzusetzen: Welche Situation liegt vor? Welches Mindset soll erreicht werden? Welche Hürden sind zu bewältigen? Welche alten Zöpfe müssen abgeschnitten werden? Entsprechend den Antworten erfolgt dann im Idealfall die Auswahl der richtigen Methoden – ob agil und /oder klassisch.

Ein Blick auf die Historie

Auch wenn die Unternehmenswelt derzeit vom Thema Agilität bestimmt wird, ist es nichts Neues. Bereits vor 15 Jahren gab es in der Softwareentwicklung mit «extreme programming» erste Experimente mit agilen Methoden. Bis hierhin zurück reicht auch die Erfahrung von Vistem. Fast zehn Jahre sind vergangen, seitdem die ersten agilen Grossprojekte gestartet wurden. 2013 folgten die ersten hybriden und voll skalierbaren Multi­projektmanagement Implementierungen sowie im darauffolgenden Jahr die Optimierung des Einführungsprozesses auf Geschwindigkeit und Sicherheit. Das alles zeigt eines jedoch ganz deutlich: Genauso wie die agilen Methoden kontinuierlich einem Wandel unterliegen, muss sich auch der Umgang mit diesen agilen Methoden in den Unternehmen verändern. Nur wenn das Mindset – die Haltung im Unternehmen – passt, kann dies wirksam werden.

Agiles Mindset

Ein Mindset geht über Methoden hinaus und besteht aus vielen Aspekten. Wollen Unternehmen agil werden, müssen sie sich zunächst einmal fragen «Was will ich erreichen?». Passt die Vision des maximalen Kundenutzens, indem man schnell genau das Richtige tut, wirklich zu mir und meinem Markt. Ein agiles Mindset spricht hier weniger für ein konservatives Bild. Vielmehr stehen agile Unternehmen für eine progressive Richtung, sind in vielerlei Hinsicht Veränderer und Vorreiter.Weiter geht es mit den Werten – hier steht ganz klar der Mensch im Mittelpunkt. Des Weiteren liegt der Fokus darauf, etwas Nützliches zu erzeugen und dabei vom Kunden zu lernen. Schliesslich halten agile Unternehmen nicht an einem einmal gefassten Plan fest. Veränderungen werden begrüsst, sodass alles ständig im Fluss ist. Als Nächstes geht es um Fähigkeiten, beispielsweise fachlich topausgebildete Mitarbeiter zu haben, die miteinander klar und konkret kommunizieren. Kooperation und Reflexion gehören ebenfalls dazu. Wobei aber niemals vergessen werden darf, dass es letztendlich um eines geht: Täglich in der Lage zu sein, sein Produkt zu bauen. Nur so kann schnelles Feedback von Kunden wirklich wirken.

Erst jetzt geht es um Methoden respektive Verhalten. Mit den Methoden soll sichergestellt werden, dass jeder weiss, was zu tun ist sowie der Work-in-Progress begrenzt, um durch eine gemeinsame Planung und tägliche Kontrolle des Fortschritts schnelle Iterationen möglich zu machen. Das alles steht natürlich in einem gewissen Kontext, wie etwas, der Produktentwicklung, eines Projekts oder einer Dienstleistung.

Stolpersteine

Agil zu sein, hat Konsequenzen – für das Unternehmen ebenso wie für alle Mitarbeiter. Dabei gibt es ein paar Hürden, die man kennen sollte, um nicht in guter Absicht einen Schaden zu verursachen. Die nachfolgenden vier Stolpersteine haben sich herauskristallisiert:

Agil ist ein Mindset
Das Mindset des Unternehmens muss dazu passen. Ist ein Unternehmen beispielsweise sehr auf Termine fixiert, passt das nicht zu agil. Probleme sind vorprogrammiert, wird dieser Aspekt nicht berücksichtigt. Eine Anpassung des Methodenmix – die Kombination aus klassisch und agil – hilft.

Agil ist höchst leistungsfähig
Der Engpass des Unternehmens muss adressiert werden. Beispiel: In einem Unternehmen wird die Softwareentwicklung auf agil umgestellt. Diese ist dadurch sehr schnell, im Gegensatz zur Hardware und Elektronik, die heute noch nicht agil agieren. Wichtig ist es also, immer das grosse Ganze im Blick zu haben.

Agil erfordert eine schnelle Integration/Iterationen
Man muss sein Produkt öfter (täglich) «bauen» können. Regelmässiges Feedback des Kunden ist notwendig. Der Prozess dafür muss automatisiert sein, die Mitarbeiter hinter der Methode stehen.  

Agil fokussiert auf die Effektivität / Fluss
Weder der Engpass noch eine andere Ressource im Unternehmen dürfen überlastet sein. Agil bedeutet, dass Ressourcen auf Arbeit warten. Nicht einmal der Engpass darf voll ausgelastet sein. Es gibt kein negatives Multitasking. Das muss man aushalten können.

Agil um jeden Preis?

Auf die Frage «Agil um jeden Preis?» kann die Antwort nur «Nein» lauten. Ansonsten spricht alles für agile Methoden, sofern diese auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten sind und dem angestrebten Ziel entsprechend mit klassischen Methoden kombiniert werden. Dann allerdings bringt die agile Transformation für alle Vorteile: Das Unternehmen kann nachhaltig wachsen, Umsatz und Gewinn steigern. Gang und gäbe sind Durchsatzsteigerungen von mehr als 50 Prozent bis hin zu Faktor vier.

Auch lässt sich oft die Projektlaufzeit halbieren und damit einher geht die Erhöhung der Terminzuverlässigkeit auf fast 100 Prozent. Die Führungskräfte sowie die Team- und Projektleiter profitieren nicht nur von einer höheren Qualität der Arbeit und der Prozesse, sondern auch davon, dass Probleme leichter gelöst werden können und dadurch die Führung fokussiert wird. Fachkräfte schliesslich können mit ihrem Team gemeinsam wachsen und den sinnvollen nächsten Schritt auf der Karriereleiter gehen.

Checkliste zu agilen Methoden

Unbestritten ermöglichen agile Methoden in Unternehmen einen grossen Fortschritt. Die Checkliste «Agile Methoden» soll helfen (siehe Abbildung), diese vier Bereiche eingehend zu durchleuchten, um vor allem grosse kritische Stolperfallen zu vermeiden. Folgende vier Bereiche gilt es zu berücksichtigen:

1. Notwendige Randbedingungen
Die Wirksamkeit von agilen Methoden erfordert zunächst einmal notwendige Randbedingungen (siehe Checkliste R1 bis R5). Sind diese nicht gegeben, kommt es schnell zur «Katastrophe». Für Unternehmen wichtig zu wissen: Gerade bei komplexen Projekten sind diese Randbedingungen nur selten wirklich erfüllt – daher Achtung!

2. Voraussetzungen für den Beschleunigungserfolg
Der durchschlagende Erfolg von agilen Methoden basiert darüber hinaus auf der Eliminierung negativer Symptome in der Arbeitssteuerung (Checkliste S1 bis S4). In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass der oft versprochene durchschlagende Geschwindigkeitsvorteil agiler Methoden nur sichtbar wird, wenn die negativen Effekte überhaupt bestehen. Ein Unternehmen, das diese Effekte über andere Methoden (zum Beispiel CCPM /Taskboards) bereits stark reduziert hat, wird die Beschleunigung über diese Mechanismen nicht mehr in dem eigentlichen Masse realisieren können.

3. Nebenwirkungen durch «veraltete» agile Methoden
Wenn von agilen Methoden gesprochen wird, kommt es häufig vor, dass diese mit Scrum (Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements, insbesondere zur agilen Softwareentwicklung) verwechselt werden. Scrum ist ein agiles
Methodenset, das sehr stark auf IT und schwierige Unternehmenssituationen, wie hoher WIP (Work in progress; engl. für laufende Arbeit) und schlechtes Management, ausgelegt ist. Scrum hat Eigenschaften, die in diesen Situationen wichtig sind – in einem guten Umfeld aber stören und wiederum negative Effekte erzeugen. Wollen Unternehmen also die höchste Performance von agilen Methoden nutzen, müssen sie angedachte agile Praktiken (Checkliste P1 bis P10) weiter voranbringen.

4. Fehlende Fähigkeiten von agilen Methoden
Die agilen Methoden haben sich aus der effizienten Arbeit von Teams entwickelt. Das ist ihre grosse Stärke, aber auch eine Quelle von Schwächen. Wichtig ist, die Grenzen von agilen Methoden (Checkliste W1 bis W5) zu kennen. Sind Unternehmen beispielsweise in einem Umfeld aktiv, das Charakteristika aufweist, die zu den Schwächen von agilen Methoden zählen, ist Vorsicht geboten und mit erhöhtem Aufwand zu rechnen.