Über die Anzahl der Printer, Kopierer, Faxgeräte, Scanner und Multifunktionsgeräte im Betrieb mögen ja noch die Inventurlisten Auskunft geben können. Welche Kosten diese Geräte und deren Gebrauch insgesamt generieren, das ist weitaus schwieriger, in vielen Unternehmen sogar unmöglich zu beziffern. Laut einer Studie von Gartner Inc. geben Organisationen zwischen ein und drei Prozent ihres Umsatzes für «Dokumente» aus. Rund 80 Prozent aller Unternehmen sind sich demnach dieses Kostentreibers nicht bewusst, geschweige denn haben sie eine Ahnung davon, wie viel sie mit Tinte oder Laser in Farbe oder Schwarz-Weiss drucken. Eine sorgfältige Analyse lohnt sich also in jedem Fall.
Zahlen und Fakten
Ein durchschnittlicher Wissensarbeiter «konsumiert» rund 10 000 Dokumente pro Jahr, was wiederum 60 Prozent eines Baumes entspricht. 20 Prozent aller Druckaufträge werden nicht genutzt oder nie abgeholt. 40 Prozent aller Druckaufträge könnten doppelseitig gedruckt werden. Acht von zehn Firmen haben keine Strategie, was das Drucken anbelangt. 70 Prozent aller Unternehmen haben Datenschutzverletzungen im Zusammenhang mit gedruckten Dokumenten. Vier Minuten pro Tag ist der durchschnittliche Drucker in Betrieb, denn laut Messungen der Witzig The Office Company von über 7500 Geräten bei 350 Kunden schweizweit werden durchschnittlich nur 75 Seiten pro Gerät und Tag gedruckt. Für rund sechs Mitarbeitende steht ein Drucker zur Verfügung, wobei ein modernes Multifunktionsgerät bis zu 30 Anwender unterstützt.
Auch in modernen Büroumgebungen sind Druckprozesse aus den unterschiedlichsten Gründen noch immer erforderlich. Dokumentationen, Rechnungen, Auswertungen, Pläne und vieles mehr müssen zu Papier gebracht werden. Möglichst umweltverträgliches Drucken und effiziente Prozesse im Umgang mit Dokumenten festlegen – das sollte jedoch ein erklärtes Ziel von zukunftsorientierten Firmen und Institutionen sein.
Managed Print Services
Managed Print Services (MPS) ist ein schon länger kursierender Begriff, der allerdings unterschiedlich interpretiert wird. Per Definition ist «MPS» die Bereitstellung geeigneter Geräte und das Überwachen aller Aspekte beim Erstellen von Geschäftsdokumenten durch einen externen Dienstleister. Dazu zählen die automatische Lieferung von Verbrauchsmaterial und (proaktive) Serviceleistungen. MPS beginnt üblicherweise mit einem Assessment über die betrieblichen Begebenheiten und einer Bedarfsanalyse in Bezug auf Volumen (Seiten) und Workflows. Der nächste Schritt ist typischerweise eine Reduktion beziehungsweise ein teilweiser Austausch und die Optimierung der Hardware. Der MPS-Anbieter wird die Nutzung monitoren, Probleme eruieren und «Best practice»-Abläufe effizient vermitteln.
Von allen Faktoren, die beim Kauf eines Druckers für kleine und mittlere Unternehmen zu berücksichtigen sind, ist der Preis nur einer unter vielen. Seine Bedeutung lässt nach, wenn diese die Gesamtbetriebskosten (TCO) wie Lebensdauer, Tonerkosten, Ausfallzeiten und War-tung berücksichtigen. Jede Anschaffung beginnt mit der Identifizierung der gewünschten Verwendung. Für einen Drucker bedeutet das die Beantwortung unter anderem folgender Fragen: Wie viele Seiten werden monatlich gedruckt? Wie viele davon müssen in Farbe sein? Welche weiteren Funktionen, wie beidseitiger Druck, das Bedrucken von Umschlägen und Drucken auf A3-Papier, sind notwendig? Ein MPS-Assessment liefert Antworten auf diese Fragen. Unterhalt, Support und Nachschub von Verbrauchsmaterial werden geregelt und unterstützen die Optimierung der Workflows. Ein KMU-Assessment für einen mittelgrossen Betrieb mit 200 Mitarbeitern und circa 60 Geräten kostet rund 2500 Franken; inklusive der Installation einer Flottenmanagement-Monitoring- Software (E-Fleet).
Trends für Anwendungen
Papier wird uns auch weiterhin erhalten bleiben, aber in diesem Zusammenhang entstehen neue Verbindlichkeiten.
Erweiterte Sicherheitsvorkehrungen bei Druckern und im Umgang mit Dokumenten
Der Drucker wird beim Thema Cybersicherheit typischerweise gerne übersehen und gerät dadurch an eine exponierte Stellung. Unternehmen können es sich nicht länger erlauben, dies in ihrer Gesamtstrategie zu ignorieren. Nicht nur, dass auf den Festplatten der Drucker häufig sensible Daten gespeichert sind, so zielen Diebe auch auf Geräte selbst ab, da sie den Netzwerkzugriff auf dieselbe Weise bereitstellen können wie andere IoT-Geräte. Dokumentendiebstahl lässt sich rudimentär durch Secure-Printing-Lösungen abwenden, sodass keine vertraulichen Dokumente im Drucker liegen bleiben. Wenn Ihre Druckereinstellungen und -eigenschaften jedoch nicht sicher geschützt sind, können Druckaufträge geändert und umgeleitet werden.
