Komplexe Managementaufgaben effizient lösen

Digitalisierung, Expansion, Frankenschock – in den vergangenen Jahren haben sich KMU mit vielen dringenden Themen beschäftigen müssen. Nun rückt der Fokus auch wieder zurück zum Grundlegenden: der Nähe zum Kunden. Dazu gehört auch die räumliche Nähe, die über eine gut organisierte Fahrzeugflotte sichergestellt wird.

Wachsender Kostenblock

Die Fahrzeugflotte gehört in der Regel nicht zum Kerngeschäft von Unternehmen. Sie soll ihren Zweck erfüllen und man möchte ihr möglichst wenig Beachtung schenken müssen. Doch Ausgaben für Geschäftsfahrzeuge bilden einen bedeutenden und stetig wachsenden Kostenblock. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass die Geschäftsleitung, die Fachabteilungen und der Einkauf aufeinander abgestimmt spielen. Ein gutes Geschäftsergebnis ist eng mit dem Erfolg der Einkaufsabteilung verknüpft. Damit der Einkauf optimale Lösungen erzielt, benötigt er Zugang zu aktuellen, marktspezifischen Informationen.

Vielfältige Aufgaben

Auf den ersten Blick wirkt das Thema Flottenmanagement für viele Unternehmen überschaubar. Die meisten KMU betrauen einen eigenen Mitarbeitenden mit der betriebsinternen Organisation und Verwaltung der Fahrzeugflotte, der diese Aufgaben neben- oder hauptberuflich übernimmt. Wer beginnt, sich in die Details zu vertiefen, ist überrascht von der Komplexität, die das Management eines Fuhrparks mit sich bringt. Werkstatt­rechnungen und Tankbelege prüfen und buchen, Führerscheine kontrollieren, Schadenmeldungen aufnehmen, Schadenquoten analysieren – die Liste an Aufgaben ist lang.

Ausserdem muss ein Fuhrparkmanager auch die wechselnden rechtlichen Rahmenbedingungen beachten, die Branchentrends kennen und Dienstleistun­gen wie Versicherungen beschaffen. Wie so oft kommt es auf den Umgang mit vielen Details an, der darüber entscheidet, ob das Flottenmanagement für ein KMU Kosten optimiert oder sie ausufern lässt.

Werkstattrechnungen prüfen

Werkstattrechnungen sind ein gutes Beispiel dafür, wie viele Details ein Fuhrparkmanager in seiner Arbeit berücksichtigen muss. Die Rechnungen müssen genau nach Herstellervorgaben geprüft werden – sie dürfen etwa keine vorsorglichen Reparaturen oder Reparaturen auf Empfehlung enthalten. Die Kosten für Ersatzteile sollten mit der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers verglichen werden, Garantien und Kulanzen müssen eingefordert werden, die orts­üblichen Stundensätze müssen geprüft werden. Bei Karosserieschäden sind mögliche Zusammenhänge zu untersuchen – wenn sechs Monate nach einem Frontschaden der Klimakondensator defekt ist, der vorne in der Stossstange sitzt, kann
es einen Zusammenhang geben und die Reparatur kann nachträglich bei der Versicherung eingereicht werden.

Rechtliche Grundlagen

Unfälle passieren, wenn sie niemand erwartet. Wenn es zu materiellen und gesundheitlichen Schäden kommt, müssen die rechtliche Situation und die Normen klar sein. Bei Haftungsfragen steht nicht nur der Fahrer in der Verantwortung, sondern auch der Halter – meist die Person, die den Fuhrpark leitet. Die Haftung eines Flottenmanagers besteht im Wesentlichen aus drei Elementen: Strafrechtliche oder bussgeldrechtliche Haftung, zivilrechtliche Haftung sowie versicherungsrechtliche Haftung. Grundsätzliche Kenntnisse der Fahrzeughaltung, der Halterhaftung und der Kontrollpflichten des Flottenmanagers sind unbedingt notwendig. Wer über keine automatische Dokumentation aller Fahrzeugnutzer sowie Fahrten verfügt, muss theoretisch vor jedem Fahrzeugeinsatz prüfen, ob die Mitarbeiten­-den eine gültige Fahrerlaubnis haben. Das ist vielen Firmeninhabern zu aufwendig. Wenn jedoch ein Unfall passiert, haftet der Inhaber direkt für die Unfallfolgen.

Schadenmanagement

Auch bei einem kleinen Auffahrunfall oder einer defekten Frontscheibe ist der Aufwand für einen Flottenmanager grös­ser, als es auf den ersten Blick erscheint. Wenn ein Fahrzeug beschädigt wird, entstehen eine ganze Reihe von notwendigen Arbeiten. Die Instandhaltung soll möglichst schnell und zuverlässig erfolgen, damit das Fahrzeug nicht lange ausfällt. Die Liste an Aufgaben ist eindrücklich: Den Schaden melden, den Abschleppdienst beauftragen, einen Ersatzwagen organisieren, ein Gutachten erstellen lassen, auf die Freigabe zur Reparatur warten und diese dann in Auftrag geben, die Rechnung abwickeln, sich ums Reporting kümmern.

Die rechtlichen Aspekte sind nicht zu unterschätzen: Das Versicherungsrecht sieht vor, dass ein Geschädigter finanziell so gestellt wird, als ob das Schadensereignis nicht eingetreten wäre. Ein durchdachtes Schadenmanagement ist notwendig – hierbei geht es um das organisierte Abwickeln von Schäden – von der Schadenanlage über die Schadenbearbeitung bin hin zur Schadenregulierung.

Reifenmanagement

Für den Laien ist das Thema Reifen schnell abgehandelt. Beim genauen Betrachten stellt man jedoch fest, dass die möglichen Kombinationen von Reifenmarken, -grös­sen, -ausführungen und -preisen ein nahezu undurchdringlicher Dschungel sind. Reifen sind heute Hightech-Produkte, die sich deutlich voneinander unterscheiden.

Auf dem Markt finden sich unterschiedliche Anbieter und verschiedene Konzepte. Hinzukommen die gesetzlichen Vorschriften und die damit verbundene Haftung. Und zweimal im Jahr kommt es zu einer Belegflut, die sich aus dem saisonalen Reifenwechsel ergibt. Ein Flottenmanager bewegt sich im Spannungsfeld der Anforderungen von den Fahrern an die Fahreigenschaften und der Verpflichtung zur Wirtschaftlichkeit.

Steuerungsprozess

Da der Reifenwechsel planbar ist, birgt er die Chance für einen standardisierten Steuerungsprozess. Die Belegflut lässt sich nur vermeiden, wenn man den Prozess von Anfang an steuert. Gleiches gilt grundsätzlich natürlich auch für das Aufdecken von Einsparpotenzial – ob bei den Betriebs- oder den Prozesskosten. Hilfreich sind hierfür jene Managementprozesse, die aus vier Teilschritten bestehen. Das können beispielsweise diese sein: die Analyse, die Konzeption, die Umsetzung sowie die Begleitung.

Wenn Fahrzeugflotten übermässig viel kosten, sind mangelnde Datentransparenz und unvollständige Analysen die Hauptursachen dafür. Im digitalen Zeitalter darf das nicht mehr passieren.

Digitales Reporting

In der Schweiz nutzen bislang nur rund ein Drittel der Flottenselbstverwalter eine Software für das Flottenmanagement. Dabei gibt es für den vernetzten Fuhrpark komfortable Software-Lösungen sowie Apps, mit denen Unternehmen alle Fahrzeuge über das Internet steuern und überwachen können, auch von unterwegs. So entsteht Transparenz über den Fuhrpark und seine Entwicklung.

Diese Software-Lösungen erfordern keine Investitionen und stellen aktuelle Informationen auf Abruf bereit – von klassischen Fuhrparkdaten wie Fahrzeugalter, Erstzulassung, Laufzeit, Kilometerstand über Tankdaten mit Ausreisser-Analyse – Menge in Abhängigkeit zur Kilometer-Leistung – bis hin zu Daten für die Reifeneinlagerung und Schadenreporting.

Option Outsourcing

Bei vielschichtigen und zeitintensiven Aufgaben wie dem Flottenmanagement ist es wichtig, dass Spezialisten am Werk sind. Entweder man baut diese Kompetenz im eigenen Unternehmen auf oder man entscheidet sich für einen externen Partner, der Fuhrparkoptimierung und professionelles Flottenmanagement bietet. Der Vorteil vom Outsourcing: KMU können sich so aufs Kerngeschäft konzentrieren. Wer das Flottenmanagement professionell betreibt oder es betreiben lässt, kann in jedem Fall Kosten optimieren und so neuen Handlungsspielraum gewinnen.