Die Rolle des Verwaltungsratspräsidenten

Sobald der Verwaltungsrat aus mehreren Mitgliedern besteht, wird der Verwaltungsratspräsident (VRP) im Handel­sregister eingetragen. Zu empfehlen ist auch die Wahl eines Vize-Präsidenten, der die Aufgaben des VRP idealerweise jederzeit übernehmen könnte. In der KMU-Praxis übernimmt oft der Inhaber und Geschäftsführer das Amt des VRP in Personalunion. Unabhängig davon, ob das VR-Präsidium durch den Geschäftsführer und Inhaber oder eine externe Person ausgeübt wird, lohnt sich ein Blick auf seine Aufgaben.

Auswahl und Aufgaben

Der Verwaltungsratspräsident leitet den Verwaltungsrat formell und beruft ihn ein. Er bereitet die VR-Sitzung vor und gewährleistet nach dem «swiss code of conduct of best practice for corporate governance» der Economiesuisse die ordnungsgemäs­sen Abläufe von Beratung, Beschlussfassung und Durchführung der VR-Sitzung. Dazu legt er die Traktanden einer Verwaltungsratssitzung fest und stellt sicher, dass die relevanten Informationen und Unterlagen den VR-Mitgliedern rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. Er leitet die VR-Sitzungen. Wir kennen jedoch auch KMU-Verwaltungsräte, welche die Führung der VR-Sitzung einem anderen VR-Mitglied überlassen, das seine Stärken in der Sitzungsleitung hat.

Der VRP hat den Stichentscheid bei Pattsituationen im VR. Er bestätigt zusammen mit dem VR-Sekretär mit seiner Unterschrift die Richtigkeit des VR-Protokolls und ist für die ordnungsgemässe Führung des Aktienbuches zuständig. Die Generalversammlung (GV) wird durch ihn ge­leitet und er ist für die zeitgerechte Ein­ladung sowie die ordnungsgemässe Durchführung zuständig. Der VRP repräsentiert zudem die Firma gegen innen und aussen, denn oft wird die Firma mit dem VRP in Verbindung gebracht. Dem VRP obliegt die Aufgabe, dass der Gesamt-VR seine Aufgaben gemäss gesetzlichen, statutarischen und reglementarischen Vorschriften erfüllt. Er ist zuständig, dass das VR-Team funktioniert und so der Firma einen Mehrwert bietet. Dazu sollen Personen mit den richtigen Kompetenzen und Erfahrungen im VR enthalten sein. Diese Personen sollen nach den Bedürfnissen des Unternehmens ausgewählt werden. So haben Firmen in einer Wachstums­phase andere Bedürfnisse wie solche, die sich in einem Turnaround oder einem stagnierenden Markt befinden. Es gilt, dass die VR-Mitglieder einander optimal mit ihrem Fachwissen ergänzen und so eine konstruktive Diskussion im VR ermöglichen, um das Unternehmen strategisch weiterzuentwickeln. Dazu gehört auch die langfristige Nachfolgeplanung auf Stufe VR und GL.

VRP und Geschäftsleitung

Der Verwaltungsratspräsident ist Ansprechpartner der Geschäftsleitung (GL) und soll sich in regelmässigen Abständen mit dem Geschäftsführer austauschen. Der VRP soll das Kerngeschäft des Unternehmens kennen und dem Geschäfts­führer als Sparringpartner dienen. Insbesondere in KMU ist dieser Aspekt sehr wichtig, denn die Geschäftsleitung benötigt einen konstruktiv kritischen Austausch für die Unternehmensführung. Der VRP übernimmt zudem eine vermittelnde Funktion bei Spannungen innerhalb der Geschäftsleitung.

Krisensituationen erfordern eine spezielle Aufmerksamkeit des VRP. Dazu können etwa der Ausfall des Geschäftsführers oder ein Todesfall in der Belegschaft zählen. Die Führung der Firma und die Entscheidungen des Verwaltungsrats­prä­sidenten sind in solchen Situationen zentral. Besonders in KMU braucht es in diesen schwierigen Krisensituationen ein grösseres zeitliches Engagement des VRP und eine Übernahme von Verantwortung. Der VRP soll vor Ort sein und die Firma gegen innen sowie aus­sen vertreten. Er soll die notwendigen Schritte ausführen respektive organisieren, damit die Firma weiterläuft und nicht gefährdet wird.

Evaluation des VR

Eine nicht zu unterschätzende Tätigkeit ist die Evaluation des VR. Jede VR-Sitzung kann etwa am Ende einer Sitzung evaluiert werden. Die VR-Mitglieder werden gefragt, wie sie die VR-Sitzung wahrgenommen haben und wie sie verbessert werden könnte. In periodischen Abständen können aber auch weitere Aspekte der VR-Tätigkeit kritisch unter die Lupe genommen werden. Folgende Aspekte können durch den VR und /oder durch die GL evaluiert werden:

• Zusammenarbeit des VR,
• Notwendige Fachkenntnisse und Erfahrungen der VR-Mitglieder,
• die Aufgabenverteilung im VR,
• Die zeitliche Verfügbarkeit des VR,
• Kenntnisse vom Kerngeschäft der Firma,
• Beurteilung der Unternehmensstrategie,
• Zusammenarbeit von VR und GL,
• Qualität der Sitzungsunterlagen und der Sitzungsführung,
• Vorbereitung der VR-Mitglieder,
• Kenntnis von Stärken / Schwächen des Unternehmens und Chancen und Risiken im Markt.

In Personalunion

Die Personalunion von VRP sowie Geschäftsleitung ist in KMU häufig anzu­treffen. So ist in jenen Fällen der Inhaber nicht nur Geschäftsführer, sondern eben auch VRP. Dies mag auf den ersten Blick unproblematisch sein, denn in diesen Fällen ist der VRP meist auch Alleinaktionär und somit alleiniger Besitzer der Firma. Trotzdem kann es angezeigt werden, dass der Geschäftsführer einen starken kritischen Sparringpartner sucht, um sich weiterzuentwickeln. Der Blick von aus­sen mit einer nötigen Distanz kann die Betriebsblindheit stark reduzieren. Einen externen Verwaltungsratspräsidenten zu haben, ist ein starkes Zeichen für eine gewollte Gewaltentrennung. Für eine Sparringpartnerschaft durch eine externe Person muss jedoch nicht zwingend ein VR-Präsidium zur Verfügung gestellt werden.