Strategie & Management

Umweltmanagement

Die fortlaufende Verbesserung im Umweltmanagementsystem

Die fortlaufende Verbesserung bezüglich der Verfahren und Massnahmen sowie der Umweltziele und -leitlinien ist in jedem Umweltmanagementsystem (UMS) von zentraler Bedeutung. Für die Verbesserung des UMS verpflichtet sich die Organisation eben auch dazu, die Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit ihres UMS fortlaufend zu verbessern.
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Die Bezeichnung «fortlaufende Verbesserung» bezieht sich auf Massnahmen zur Beseitigung der Ursachen von Nichtkonformitäten. Dabei betrifft die Steigerung der Leistung die Anwendung des Umweltmanagementsystems (UMS), um eine Verbesserung der Umweltleistung zu erzielen. Dies geschieht in Abstimmung mit der Umweltpolitik der Organisation.

Was die Norm fordert

Für die stetige Optimierung verpflichtet sich die Organisation gemäss der Forderungen der ISO 14001:2015 im Abschnitt 10.3 zur fortlaufenden Verbesserung ihrer Umweltleistungen. Die Organisation muss Möglichkeiten zur Verbesserung (siehe 9.1, 9.2 und 9.3) bestimmen und notwendige Massnahmen verwirklichen, um die beabsichtigten Ergebnisse ihres UMS zu erreichen.

Zur Erfassung der fortlaufenden Verbesserung wird im Anhang A 10.3 der ISO 14001:2015 beschrieben, dass durch die Organisation der Grad, Umfang und Zeitraum von Massnahmen, welche die fortlaufende Verbesserung unterstützen, bestimmt werden sollten. Die Umweltleistung kann durch die Anwendung des vollständigen UMS oder durch die Verbesserung eines oder mehrerer seiner Elemente verbessert werden.

Abschnitt 10.3 der ISO 14001:2015 fordert die Organisation auf, Möglichkeiten zur Verbesserung zu bestimmen. Dies geschieht mithilfe des Abschnitts 9 «Bewertung der Leistung». So können notwendige Massnahmen verwirklicht werden, um die beabsichtigten Ergebnisse des UMS zu erreichen. Immer wenn eine Anforderung nicht erfüllt wird, ist es umso wichtiger, die Nichtkonformität durch eine Fehleranalyse schnellstmöglich zu korrigieren, um präventiv ein Wiederauftreten wirksam zu verhindern oder vorzubeugen.

Der PDCA-Zyklus

Für die Umsetzung der «fortlaufenden Verbesserung» ist der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) ein wichtiges Instrument, um die formulierten Umweltziele und Prozesse nicht nur festzulegen, sondern auch zu überwachen und mit entsprechenden Massnahmen zu realisieren.

Das Modell des Planens-Durchführens-Prüfens-Handelns (Abschnitt 04) eignet sich als Instrument zur Realisierung der «fortlaufenden Verbesserung». Der Aufbau des UMS beruht auf dem PDCA-Zyklus (oder auch Demingkreis) und beschreibt einen iterativen Ablauf aus vier Prozessschritten. Die einzelnen Phasen des PDCA-Zyklus werden von der Organisation verwendet, um das Ziel einer fortlaufenden Verbesserung zu erreichen und aufrechtzuerhalten. Er kann für ein UMS und jedes seiner einzelnen Elemente angewendet werden. Er lässt sich kurz wie folgt beschreiben:

Planen

Zunächst erfolgt eine Ist-Analyse der Organisation. Dabei entstandene erforderliche Umweltziele und Prozesse werden geplant und festgelegt, um Ergebnisse in Übereinstimmung mit der Umweltpolitik der Organisation zu erhalten. Dabei enthält die Planung Angaben zum Verbesserungspotenzial, dem aktuellen Zustand sowie die Entwicklung eines neuen Konzepts;

Durchführen

In der Umsetzungsphase werden die Prozesse geplant und verwirklicht. Für die Prüfung der Wirksamkeit sind entsprechende Massnahmen festzulegen. Zudem müssen betreffende Mitarbeiter in die Pläne der geplanten Optimierung eingeführt werden;

Prüfen

Die Prozesse werden überwacht und an der Umweltpolitik, einschliesslich ihrer Verpflichtungen, Umweltziele sowie Ablaufkriterien gemessen und die Ergebnisse berichtet;

Handeln

Die Massnahmen zur fortlaufenden Verbesserung werden ergriffen. Das entwickelte Konzept wird in das Unternehmen eingeführt, implementiert und regelmäs­sig auf Einhaltung geprüft. Steht die Verbesserung dieser Massnahmen bevor, beginnt erneut die Planungsphase.

Wichtige Aspekte

Das Umweltmanagementsystem dient dazu, Umweltaspekte zu handhaben, bindende Verpflichtungen zu erfüllen und mit Risiken und Chancen umzugehen. Hierbei ist es wichtig, die bedeutenden Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen einer Organisation in Wechselwirkung mit der Umwelt zu betrachten und diese bezüglich ihrer Umweltauswirkungen zu analysieren. Hier muss die Organisation die mit ihren Umweltaspekten zusammenhängenden bindenden Verpflichtungen bestimmen, verwirklichen und aufrechterhalten.

Daher ist die Organisation verpflichtet, potenziell ungünstige Auswirkungen (Bedrohungen) und potenziell günstige Auswirkungen (Chancen) zu erkennen, die in Verbindung mit ihren Umweltaspekten stehen können. So sollen unerwünschte Umweltauswirkungen verhindert sowie vorgebeugt werden, um eine fortlaufende Verbesserung des UMS zu erreichen.

Die Umweltleistung

Die Umweltleistung bezieht sich auf das Management von Umweltaspekten. Für ein UMS können Ergebnisse in Bezug auf Umweltpolitik der Organisation, Umweltziele oder weitere Kriterien mit Kennzahlen gemessen werden. Zum Aufbau und zur Verwirklichung eines UMS gehört es, die Umweltleistungen fortlaufend zu verbessern. Daher muss eine Organisation ihre Umweltleistungen überwachen, messen, analysieren und bewerten. Dazu muss die Organisation bestimmen:

  • was genau überwacht und gemessen werden muss;
  • die Methoden zur Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung (sofern zutreffend), um gültige Ergebnisse sicherzustellen;
  • Kriterien zur Bewertung der Umweltleistung und angemessene Kennzahlen;
  • den Zeitpunkt der Überwachung und der Messung;
  • den Zeitpunkt, um die Ergebnisse der Überwachung und Messung zu analysieren und zu bewerten.

So kann die Organisation ihre Umweltleistung und die Wirksamkeit des UMS fortlaufend bewerten. Zudem ist die Organisation verpflichtet, relevante Informationen sowohl intern als auch extern zu kommunizieren, wie in ihren Kommunikationsprozessen ausgewiesen und wie aufgrund ihrer bindenden Verpflichtungen erforderlich. Wichtig ist, dass die oberste Leitung die Verantwortlichkeit und Befugnis für das Berichten an die oberste Leitung über die Leistung des UMS einschliesslich der Umweltleistung zuweisen muss.

Um Informationen darüber zu erhalten, ob das UMS die Anforderungen der Organisation an ihr UMS wirksam verwirklicht und aufrechterhält, muss die Organisation in geplanten Abständen interne Audits durchführen. Als Massnahme der fortlaufenden Verbesserung muss die Organisation ebenfalls die umweltbezogene Bedeutung der betroffenen Prozesse sowie Änderungen, die die Organi­sation beeinflussen, erkennen und die Ergebnisse vorheriger Audits berücksichtigen. Um dies belegen zu können, muss die Organisation dokumentierte Informationen als Nachweis der Verwirklichung des Auditprogramms und der Ergebnisse des Audits aufbewahren.

Die Bewertung

Ein weiterer wichtiger Baustein des Verbesserungsprozesses ist die Managementbewertung durch die oberste Leitung. Das UMS der Organisation muss hierzu in geplanten Abständen bewertet werden, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Dazu wird der Status von Massnahmen vorheriger Managementbewertungen geprüft, um Informationen über den Erfüllungsgrad sowie Möglichkeiten zur fortlaufenden Verbesserung zu analysieren.

Veränderung bei externen und internen Themen, die das UMS betreffen, den Erfordernissen und Erwartungen interessierter Parteien, einschliesslich bindender Verpflichtungen, bedeutenden Umweltaspekten sowie Risiken und Chancen, sind zu ermitteln. Die Ergebnisse der Managementbewertung müssen Folgendes enthalten:

  • Schlussfolgerungen zur fortdauernden Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des Managementsystems;
  • Entscheidungen zu Möglichkeiten der fortlaufenden Verbesserung;
  • Entscheidungen zu jeglichem Änderungsbedarf am UMS, einschliesslich Ressourcen;
  • Massnahmen bei Nichterreichen der Umweltziele, sofern erforderlich;
  • Möglichkeiten, die Integration des UMS mit anderen Geschäftsprozessen zu verbessern, falls benötigt;
  • jegliche Folgerungen für die strategische Ausrichtung der Organisation.

Prävention und Zuständigkeiten

Um die Folgen nachteiliger Umweltauswirkungen zu beheben, wird bei einer Nichtkonformität eine Korrekturmassnahme durchgeführt. Diese «korrigiert» das Defizit, welches erfasst wurde. Die Massnahmen zur Prävention von Nichtkonformitäten werden in Abschnitt 4.1 «Verstehen der Organisation und ihres Kontextes» und Abschnitt 6.1 «Massnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen» erfasst. Um ungünstige Auswirkungen (Bedrohung) vorzubeugen, müssen die Organisationen Prozesse zur Bestimmung von Risiken sowie Chancen aufbauen, welche somit die Basis für die Verbesserung darstellen.

Darüber hinaus müssen interne und externe Themen bestimmt werden, die sich auf die Fähigkeit auswirken, die Ergebnisse des UMS zu erreichen.

Die Organisation ist für die fortlaufende Verbesserung verantwortlich. Dazu bestimmt sie Grad, Umfang und den Zeitraum der umzusetzenden Massnahmen mit dem Ziel, die beabsichtigten Ergebnisse ihres UMS zu erreichen. Die Or­ganisation muss sicherstellen, dass die Ergebnisse des Audits gegenüber der zuständigen Leitung berichtet werden und bei Nichtkonformitäten reagieren sowie die Ursache analysieren und beseitigen. Die oberste Leitung muss das UMS der Organisation in Abständen bewerten, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit zu sichern.

Die Wirksamkeitskontrolle oder -bewertung kann nur durch Mitarbeiter erfolgen, welche sich in der jeweiligen Thematik so gut auskennen, dass diese entscheiden können, ob die eingeleiteten Korrekturmassnahmen auch langfristig wirksam und somit abgeschlossen sind. Eine langfristige Wirksamkeitskontrolle sollte in jedem Fall bei der Durchführung der internen Audits durchgeführt werden.

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