Die ersten Schritte zur Business Intelligence

Mit dem exponentiell wachsenden Datenvolumen steigt auch das Bedürfnis nach Lösungen, um der Datenflut Herr zu werden. Anbieter von Business-Intelligence-Lösungen überschlagen sich mit Angeboten. Doch meist ist das Gute ganz nah: ERP-Lösungen haben vielfach schon angebundene Business-Intelligence-Tools, die abteilungsübergreifende Analysen verschiedenster Informationen übersicht­lich und visuell ansprechend darstellen. Auf einen Blick erhält die Unternehmensleitung die wichtigsten In­forma­tionen für strategische Entscheidungen. Vor­aussetzung ist ein gut funktionie­ren­des, modernes ERP, um mit den noch häufig ungenutzten Datenpotenzialen Wissen zu generieren. 

ERP-System als Voraussetzung

Ziel eines modernen ERP-Systems ist es, die Effizienz aller Unternehmensprozesse zu steigern – egal ob es sich um ein kleines, mittleres oder grosses Unternehmen handelt. Ein ERP-System ist ein IT-gestütztes Konstrukt aus Softwarelösungen, mit dem das Management den Überblick über die vorhandenen Ressourcen und Geschäftsprozesse behält und diese steuern kann. ERP-Systeme sind also integrierte Programme, die auf einer zentralen Datenverwaltung basieren. 

Oft wird ein ERP- respektive Business-Intelligence-System mit dem Cockpit eines Flugzeugs verglichen. Es ermöglicht dem Piloten, sämtliche Informationen jederzeit abzurufen und – falls nötig – korrigierend einzugreifen. Das heisst: Mit einem ERP-System wird es dem Management möglich, rechtzeitig Massnahmen zu ergreifen und adjustierend einzuwirken.

Ein ERP-System kann seine Aufgabe nur dann optimal erfüllen, wenn alle Daten unternehmensweit eindeutig, korrekt und nur einmal vorhanden sind. Die Daten sind die Basis, um wertvolle In­formationen zu gewinnen. Da sie das höchste Gut sind, sollten sie dement­sprechend gepflegt werden. Eine alte IT-Weisheit hat hier mehr Gültigkeit denn je: «Kommt Mist rein, kommt Mist raus.» Nur gepflegte Daten garantieren aussagekräftige Ergebnisse.

ERP und Business Intelligence 

Immer mehr ERP-Anbieter haben angefangen, Business-Intelligence-Module als Erweiterung zu integrieren. Früher waren Business-Intelligence-Tools als «Executive Information Systems» (EIS) oder «Executive Dashboards» bekannt. Schon damals nutzten diese Reporting-Tools die im ERP vorhandenen Daten für Auswertungen und Visualisierungen in Form von Dashboards, Grafiken und Status-Ampeln. Die neuen Business-Intelligence-Module von modernen ERP-Systemen stellen den Anwendern viel mehr und noch bessere Informationen bereit – beispielsweise umfassende Trendanalysen für den Blick in die Zukunft. Mithilfe von Machine Learning und künstlicher Intelligenz können weiterführende Informationen gewonnen und sofort grafisch dargestellt werden.

Schritte zum neuen ERP-System

Wie aussagekräftig ein ERP-System schluss­endlich wird, hängt massgeblich von der Einführung ab, die nachfolgend in sieben Hauptschritten beschrieben ist. Auch wenn Sie bereits ein ERP-System in Ihrem Unternehmen haben, ist es hilfreich, die Schritte durchzugehen, um zu prüfen, ob Verbesserungspotenzial vorhanden ist. Schliesslich ist das ERP-System der Grundstein, auf dem der Unternehmenserfolg aufgebaut wird.

Der passende Anbieter

Die Suche nach einem passenden und erfahrenen Anbieter ist elementar und dauert in der Regel mehrere Wochen. Das ERP-System, welches der Anbieter für Sie umsetzen wird, wird das Herzstück Ihres Unternehmens sein. Planen Sie sich deshalb genug Zeit ein. Holen Sie Emp­feh­lungen ein, informieren Sie sich in Fo­­ren, auf Anbieterauswahlseiten und über Suchmaschinen. Klären Sie zudem ab, ob die Lösung auf dem neusten technischen Stand ist, die Datenübernahme aus den bestehenden Systemen möglich ist und ob das neue System modular erweiterbar ist. Erstellen Sie einen überschaubaren Vergleich mit Funktionen und Möglichkeiten von maximal fünf Anbietern.

Konzept erstellen

Auf Basis des im Vorfeld erstellten Anforderungskatalogs wird das Konzept erstellt. Alle Anpassungen, Abweichungen oder gar das Weglassen von vorher definierten Anforderungen sollten unbedingt protokolliert werden, um spätere Missverständnisse zu vermeiden. Das Konzept wird nach der beidseitigen Abnahme zur verbindlichen Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Anbieter und Kunde. Planen Sie deshalb genügend Zeit ein und involvieren Sie Ihre Mitarbeitenden. Das Konzept sollte nicht nur vom Management abgenommen werden, sondern auch von den Mitarbeitenden, die täglich mit dem System arbeiten werden.

Testsystem aufsetzen

In diesem Schritt folgt das Aufsetzen eines Testsystems, bei dem die Mitar­beitenden ebenfalls früh involviert werden sollten. Sie sollen sich mit dem System vertraut machen können. Hier ist es wichtig, dass es sich bei den Testdaten
um «echte» Daten aus dem Unternehmen handelt, da nur so allfällige Probleme oder Lücken erkennbar sind. 

Sollten die Standardprozesse eines ERP-Systems für Ihr Unternehmen ausreichen, ist das Aufsetzen eines Testsystems nicht unbedingt notwendig. Die Mitarbeitenden können sich dann im Vorfeld mit dem Standard-System vertraut machen. Bei Individualisierungen hingegen lohnt es sich auf jeden Fall.

Individualisierungen realisieren

Anpassungen verlaufen nie nach einem einheitlichen Muster. Vielfach sind wegen der komplexen individuellen Anforderungen zeitaufwendige Nacharbeiten nötig. Es ist ratsam, iterativ vorzugehen, da sich so kleinere Justierungen einfacher und damit kostengünstiger vornehmen lassen. Das agile Projektmanagement eignet sich hierfür sehr gut, bei dem die Individualisierung in Schritte aufgeteilt, umgesetzt und getestet wird.

Datenbereinigung vornehmen

Neben den Herausforderungen birgt die Einführung eines ERP-Systems die Chance für eine systematische Daten­bereinigung. Bei der Datenaufbereitung für das neue System kann man sich von Altlasten befreien. Die alten Daten können als Backup abgelegt werden, sodass bei allfälligem Bedarf auf diese zurück­gegriffen werden kann.

Schulung organisieren

Eine Schulung ist unabdingbar. Diese sollte so früh wie möglich durchgeführt werden, denn direkt im Anschluss an die Datenübernahme sollte nur noch im neuen ERP-System gearbeitet und das Vorgängersystem deaktiviert werden. Um Dateninkonsistenzen zu vermeiden, sollten die Mitarbeitenden auf keinen Fall in beiden Systemen parallel arbeiten. 

Idealerweise werden Poweruser ausgewählt und geschult. Sie sollten eine hohe IT-Affinität haben und können das erworbene Wissen den anderen Mitarbeitenden in ihren Abteilungen weitergeben, wodurch der Support entlastet wird.

Dokumentation erstellen

Sämtliche Anpassungen und Abläufe müssen detailliert dokumentiert werden. Das gilt auch für das unternehmensspezifische Fachwissen in Bezug auf das neue ERP-System. Hilfreich sind Screenshots und Videos. Der Aufwand für die Dokumen­tation wird in der Praxis leider vielfach unterschätzt und dann vernachlässigt. Sobald das ERP-System nach der Anpassungsphase läuft, ist die Einführung abgeschlossen und der Echtbetrieb beginnt.

Fallstricke bei ERP-Projekten

Leider hört man immer wieder von gescheiterten ERP-Projekten – dies schreckt natürlich ab. Vorbeugend kann man einige Punkte beachten, um die grössten Fall­stricke zu umgehen. Beachten Sie die Zuständigkeiten und Abhängigkeiten in­nerhalb des Unternehmens. Nicht nur in grossen Unternehmen gibt es sogenannte «Fürstentümer», die sich durch die Einführung eines ERP-Systems bedroht fühlen. Neben den «Fürstentümern» gibt es bei den Mitarbeitenden auch Ängste, die abzubauen sind. Dies können Ängste vor Veränderungen ganz allgemein, vor einem Stellenwertverlust oder gar vor einem Arbeitsplatzverlust sein. Hier sind Schulungen ein Muss, die nicht nur die neuen Abläufe, sondern auch die Vorteile und Chancen des neuen Systems aufzeigen. Achten Sie auf die Kompetenzen. Sind alle involvierten Mitarbeitenden richtig eingeplant? Falsche oder fehlende Zuständigkeiten können das ERP-Projekt komplett ausbremsen. Hinterfragen Sie bestehende Strukturen und zögern Sie nicht, fest­gefahrene Muster zu durchbrechen und die Zuständigkeiten explizit für das ERP-­Projekt anzupassen. Vor allem bei flachen Hie­rarchien ist darauf zu achten, dass nicht alle mitreden und mitentscheiden. Ganz nach dem Sprichwort «Viele Köche verderben den Brei» müssen Sie entscheiden, wer sich wie einbringen soll.

Ein weiterer Punkt, der in der Praxis oft zu beobachten ist: Die Beratungsfirmen treffen unternehmerische Entscheidungen. Das darf nicht sein. Geben Sie das Zepter nie aus der Hand und diskutieren Sie in Prozessen anstatt Applikationen. Die Zeit ist ebenfalls ein Faktor, an dem ERP-Projekte scheitern können. Unrealistische Zeitpläne und volle Terminkalender korrelieren und führen dann nicht selten zum Projekt-Gau. Neben genügend Zeit müssen intern auch die Ressourcen entsprechend geplant werden. Der Rat hier: Immer etwas mehr einrechnen. Eine  Reserve hat noch nie geschadet. Egal um welchen Fallstrick es sich handelt, es braucht für eine erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems eine offene Kommunikation. Transparenz ist der Schlüssel zum Erfolg.

Die Chancen 

Es geht mit der Digitalisierung bei den Unternehmen heutzutage nicht mehr darum, dass die Grossen die Kleinen fressen. Es geht vielmehr darum, dass die Schnellen die Langsamen überholen. Dass es bei der Einführung eines ERP-­Systems gewisse Fallstricke gibt und die Gefahr überbordender Kosten besteht, ist eine Tatsache, der man sich bewusst sein muss. Dennoch sollten die positiven Effekte im Fokus stehen, denn die Vorteile sind vielfältig:

• Kostenersparnisse durch Automati­sierungen
• Optimierte Prozesse
• Verbesserte Datenqualität
• Optimierter Informationsfluss im Unternehmen
• Optimierte Kundenbetreuung
• Trenderkennung

Mit einer leistungsfähigen ERP-Lösung haben Sie jederzeit den Überblick über die aktuellen Entwicklungen, um frühzeitig auf Trends reagieren zu können und wettbewerbsfähig zu bleiben. Zudem fördert ein integriertes ERP-System das Prozessdenken der Mitarbeitenden, was die Zusammenarbeit über die Abteilungsgrenzen hinweg vereinfacht und verbessert – dies ist ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor.