Was die Lohnprogramme können müssen

Am 1. Januar 2021 tritt das revidierte Quellensteuergesetz mit Verordnung und Kreisschreiben Nr. 45 in Kraft. Die Bestimmungen zur Quellensteuer mussten angepasst werden, weil diese nicht dem Gleichbehandlungsgebot nach dem Personenfreizügigkeitsabkommen zwischen der Schweiz und der Europäischen Union respektive der Schweiz und der Europäischen Freihandelsassoziation entsprachen. Arbeitgeber, Behörden und Versicherer, sogenannte Schuldner der steuerbaren Leistung, müssen die neuen Bestimmungen kennen und ab 2021 umsetzen. Obschon es sich bei der Quellensteuer um eine Steuerpflicht des Mitarbeitenden handelt, haften Letztere für die korrekte Ablieferung der Quellensteuer. Diese Änderungen betreffen auch viele kleine und mittlere Unternehmen in der Schweiz. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, inwiefern die Anpassung der Bestimmungen die Berechnung der Quellensteuern beeinflusst. Dazu stehen den Arbeitnehmern sowie Arbeitgebern gewisse, teilweise auch neue Korrekturmöglichkeiten zur Verfügung (vgl. Abbildung 1). Es wird den Arbeitgebern empfohlen, die Informationen zu Möglichkeiten und Fristen proaktiv an ihre Arbeitnehmer weiterzugeben.

Berechnung der Quellensteuer 

Die wichtigste Änderung besteht darin, dass Unternehmen nicht mehr mit nur einem Kanton, sondern mit jedem zustän­digen Kanton abrechnen müssen (vgl. Abb. 2). Diese Aufstellung macht deutlich, dass Arbeitgeber die Tarife der entsprechenden Kantone berücksichtigen müssen. Die Berechnung bleibt innerhalb der Kantone gleich. Abgesehen von der Anwendung spezieller Sätze für Sonderfälle gibt es zwei Berechnungsmodelle: das Monatsmodell (der Tarif wird monatlich ermittelt) und das Jahresmodell (der Tarif richtet sich nach dem Jahreseinkommen). 

Kantone mit Monatsmodell: Aargau, Appenzell Innerrhoden, Appenzell Aus­serrhoden, Bern, Basel-Landschaft, Ba­sel-Stadt, Glarus, Graubünden, Jura, Luzern, Neuenburg, Nidwalden, Obwalden, St. Gallen, Schaffhausen, Solothurn, Schwyz, Thurgau, Uri, Zug, Zürich. Kantone mit Jahresmodell: Fribourg, Genf, Tessin, Waadt, Wallis.

Das Kreisschreiben 45 (KS 45) richtet sich an Behörden und Schuldner der steuerbaren Leistung – insbesondere an die Arbeitgeber. Es führt die verschiedenen Berechnungen im Detail aus und zeigt viele Beispiele mitsamt solchen mit Kantonswechsel. Änderungen wie Tarifcodewechsel, Wohnsitzwechsel und andere müssen immer auf den Folgemonat umgesetzt werden. Die Fälligkeit als mass­gebender Begriff beschreibt, wann ein steuerpflichtiges Element abgerechnet werden muss und wie sich das auf die Berechnung und den anzuwendenden Tarifcode auswirkt. Fällig ist etwas, wenn der unwiderrufliche Rechtsanspruch erworben wurde. Ebenfalls führt das KS 45 den Begriff der Kapitalabfindung für wiederkehrende Leistungen ein. Das ist etwa die Nachzahlung von Familienzulagen aufgrund einer verzö­gerten Einreichung der Dokumente, die im Bescheid-/Auszahlungsmonat quellensteuerpflichtig wird.

Auch den Zahlungen nach Austritt gehört in Zukunft mehr Aufmerksamkeit, da je nach Fälligkeit und Modell die Berechnungsregeln unterschiedlich sind. Eine noch grössere Be­deutung erhält die Satzbestimmung und damit die sorgfältige Definition von periodischen und aperiodischen Entlöhnungselementen. Diese kommt bei der Prora­tisierung in Ein- und Austrittsfällen je nach Berechnungsmodell und Hochrechnung bei unregelmässiger Beschäftigung respektive neu bei Mitarbeitenden mit mehreren Teilzeitbeschäftigungen und /oder Ersatzleistungen zum Tragen. Das Monatsmodell enthält eine neue Satz­be­stim­mung bei der Auszahlung eines 13. Monatslohnes für Ein- und Austritte, die innerhalb der  Periode erfolgen. Mit ELM 5.0 Software könnte diese Hochrechnung möglicherweise wegfallen.

Anpassung der Lohnprogramme

Da sich die Berechnungsmodelle von den bisherigen Bestimmungen massgeblich unterscheiden, müssen sowohl Lohnprogramme bei den Unternehmen als auch die Programme bei den Steuerbehörden angepasst werden. Unternehmen, die die Quellensteuern manuell berechnen, müssen die Regeln und Erläuterungen des KS 45 ebenfalls vollständig umsetzen. Für Arbeitgeber treten die folgenden Fragen in den Vordergrund: 

• Wer muss abrechnen?
• Wen muss der Arbeitgeber abrechnen?
• Was ist quellensteuerpflichtig abzurechnen? (Quellensteuerbasis)
• Wann ist es quellensteuerpflichtig?
• In welchem Kanton und mit welchem Tarif müssen die Quellensteuern abgeführt werden?
• Wie erfolgt die Berechnung? Gibt es Sonderfälle und Spezialregeln?

Swissdec hat zusammen mit der Arbeitsgruppe Quellensteuern der Schweizerischen Steuerkonferenz den Standard 5.0 des einheitlichen Lohnmeldeverfahrens (ELM) definiert und wird diesen noch im Jahr 2020 veröffentlichen. Die Lohnprogrammhersteller werden sich entscheiden müssen, ob sie die Zertifizierung auf den ELM-5-Standard vollziehen wollen. Die Zertifizierung wird kaum für alle am 1. Januar 2021 vorliegen. Im Gegensatz zu ELM 4.0 wird nicht nur die Übermittlung der massgebenden Daten beschrieben, sondern es werden auch Beispiele genannt, wie verschiedene Situationen zu berechnen sind. Es werden mehr Informationen über die quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden notwendig sein. ELM 5.0 deckt nach wie vor die An-/Abmeldung und Mutationsmeldung von Quellensteuerpflichtigen ab. Der Standard definiert die Mindestanforderungen an eine Software, wird aber nicht alle Konstellationen abdecken. Je nach Komplexität müssen sich die Unternehmen deshalb damit befassen, wie sie Sonderfälle in ihrer Software abbilden. Denn die Berechnungen müssen auch für Spezialfälle stimmen.

Lohnlauf Januar 2021

Je nach Situation variiert der Handlungsbedarf. Folgende Punkte können helfen, die nächsten Schritte zu klären. 

• Definieren, wer im Unternehmen für die Umsetzung zuständig ist.
• Projektverantwortliche schulen oder Begleitung durch einen Fachberater suchen.
• Handlungsbedarf analysieren.

Zeitplan mit diesen Punkten erstellen:

• Betroffene Mitarbeitende über die anstehende Revision informieren. 
• Mitarbeitende vertraglich verpflichten und informieren, welche Informationen sie wie und wo melden müssen (bei Ersterfassung und Mutationen).
• Bestehende Daten verifizieren und Informationen einholen, die aufgrund der neuen Berechnungsregeln und Bestimmungen gem. KS 45 und einheitlichen Lohnmeldeverfahren (ELM) 5.0 erforderlich sind.
• Sich als Arbeitgeber in allen zuständigen Kantonen gemäss Mitarbeiterpopulation anmelden.
• Releaseplan für Programmupdates des Lohnsoftwareprogrammherstellers abklären und Ressourcen für die Anpassungen bereitstellen oder – falls die Payroll outgesourct ist – den Outsourcingpartner kontaktieren. Dazu gehören diese Fragen: Wann ist was wie geplant? Wird der Standard ELM 5.0 angestrebt resp. programmiert? Was ist gemäss Outsourcingvertrag wem zugeordnet und was sind die Zusatzkosten? Ist der Outsourcer informiert und geschult, unterstützt er proaktiv oder verlangt er, dass das Unternehmen ihn instruiert?
• Lohnsoftwareupdates für die Eingabe der erweiterten Stammdaten und der Lohnartenanpassungen (zum Beispiel 13. Monatslohn, Teilzeithochrechnung) planen und Budget sprechen
• Falls nötig: Tests und Schulung von weiteren Personen durchführen.

Sind umfassende Anpassungen notwendig, sollten die Unternehmen bald da­mit beginnen und genügend Ressourcen dafür reservieren – eventuell auch externe.