Rechte und Pflichten bei Verträgen mit Personalvermittlungsunternehmen

Für den Vertrag mit einem Personalvermittlungsunternehmen gilt Auftragsrecht nach OR Art. 394 ff. Durch die Annahme eines Auftrags verpflichtet sich der Beauftragte, die ihm übertragenen Geschäfte oder Dienstleistungen vertragsgemäss zu besorgen. Hingegen ist es ein Kennzeichen des Auftrags, dass der Beauftragte zwar eine qualifizierte Tätigkeit garantieren kann, hingegen nicht, dass diese erfolgreich ist. Im Fall der Personalvermittlung bedeutet das, dass das beauftragte Unternehmen geeignete Kandidaten sucht und den Kontakt zum Auftraggeber vermittelt. Hingegen ist der Vermittler nicht verantwortlich dafür, dass ein Arbeitsvertrag entsteht.

Qualitätsnachweise

Normalerweise verläuft eine Personalsuche folgendermassen: In umfassenden Gesprächen mit dem Kunden werden die persönlichen und beruflichen Anforderungen an einen neuen Mitarbeiter besprochen sowie die Verhältnisse im Unternehmen. Darüber wird ein Profil erstellt. Dabei ist nicht nur auf die fachliche Qualifikation der Kandidaten zu achten, sondern auch darauf, dass eine Person auch charakterlich zur Firmenkultur passt. Geeignete und interessierte Kandidaten werden auf einer sogenannten Shortlist festgehalten.

Der Personalvermittler informiert seine Kunden regelmässig über den Stand der Recherchen und präsentiert geeignete Kandidaten sofort. Der Kunde ist verpflichtet, den Personalvermittler über den Abschluss eines Arbeits- oder sonstigen Vertrages mit einem vermittelten Kandidaten spätestens am nächsten Arbeitstag zu informieren. Mit Vorteil wählt man eine Personalvermittlungsfirma, die auf die Branche der benötigten Führungs- oder Fachkräfte spezialisiert ist. Wenn eine internationale Suche notwendig sein sollte, sollte die Agentur über ein Netzwerk in den betreffenden Ländern verfügen. Zu überprüfen ist, ob die vermittelten ausländischen Angestellten über die nötigen Aufenthaltsbewilligungen verfügen.

Verschiedene Vermittler verfügen über Qualitätszertifikate, z. B. ISO 9001. Auf der Webseite der Schweizerischen Vereinigung für Qualitäts- und Management-Systeme (SQS) kann man ermitteln, über welche Zertifikate ein Unternehmen verfügt. Natürlich sind Zertifikate nicht das einzige Kriterium für Qualität, siehe Kastentext. Referenzen anderer Unternehmen können unter Umständen mehr aussagen.

Bei Personalvermittlungsunternehmen besteht die gängige Praxis, die Kunden zur Ausschliesslichkeit zu verpflichten. Der Kunde muss sich dann vertraglich damit einverstanden erklären, während der Dauer des Auftrages keinen anderen Beratungsunternehmen den Auftrag zur Suche nach den im Stellenprofil genannten Angestellten zu geben und selber keine Anzeigen für die betreffende Stelle zu publizieren.

Vertraulichkeit

Als selbstverständlich gilt für beide Parteien, dass die Regelungen über Datenschutz eingehalten werden und dass die Datensicherheit nach dem aktuellen technischen Stand gewährleistet ist. Die Personalvermittlungsfirma muss Unterlagen von Kunden und Kandidaten vertraulich behandeln, namentlich Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge und Dokumentationen über Einkommen, soweit eine Bekanntgabe nicht für den direkten Kontakt notwendig ist.

Wichtig: Zur vertraulichen Behandlung von Bewerbungs- und anderen Unterlagen von Kandidaten sind auch die Unternehmer verpflichtet, die Personal suchen. Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt für beide Parteien und ihre Mitarbeitenden zeitlich unbeschränkt, also auch vor und nach einem Vertragsabschluss mit dem Personalvermittler. Hat der Kunde kein Interesse, mit dem Kandidaten in Kontakt zu treten oder wählt er einen anderen Kandidaten, sind sämtliche Unterlagen an den Personalvermittler zurückzusenden. Elektronische Aufzeichnungen sind auf allen Datenträgern des Kunden unwiederbringlich zu vernichten, mit Methoden, die auf dem aktuellen technischen Stand sind.

Gewährleistungen

Für die Auswahl des geeigneten Kandidaten für eine bestimmte Tätigkeit ist der Kunde verantwortlich. Die Recherchen des Personalvermittlers ersetzen keineswegs ein geeignetes Auswahlverfahren und die Überprüfung der Kandidaten durch die Geschäftsleitung bzw. Personalabteilung des Kunden. Für die Arbeitsverträge zwischen Kunden und Kandidaten ist der Personalvermittler nicht verantwortlich, ausser wenn der Kunde dem Personalvermittler den Auftrag gegeben hat, einen Arbeitsvertrag zu erstellen.

Schwierig wird es, wenn ein durch den Personalvermittler entstandenes Arbeitsverhältnis zwischen dem Kunden und dem Kandidaten aus irgendwelchen Gründen noch während oder vor der gültig vereinbarten Probezeit aufgelöst wird. Es kommt auch immer wieder vor, dass der Kandidat ungerechtfertigt eine Arbeitsstelle gar nicht antritt. Seriöse Personalvermittler bieten in diesem Fall die Suche nach einem Ersatzkandidaten an, die zumindest in der ersten Phase kostenlos sein sollte.

Der Personalvermittler kann die Haftung ablehnen für Schäden, die dem Kunden in Zusammenhang mit der Vermittlung des Kandidaten entstehen. Haftbar ist er gemäss OR Art. 100 aber immer für rechtswidrige Absicht oder Fahrlässigkeit der eigenen Mitarbeitenden. Wird diese Haftung in den AGB ausgeschlossen ist Vorsicht geboten. Von der Gewährleistung ausnehmen kann der Personalvermittler Vertragsauflösungen aus Gründen, die ausschliesslich vom Kunden zu verantworten sind und nicht in der Person des Kandidaten liegen, z. B. Reorganisation, Restrukturierung, wirtschaftliche Gründe.

Honorar

Das Honorar für die Vermittlung nach allen Varianten bemisst sich normalerweise auf Basis des ersten Bruttojahreseinkommens des Kandidaten. Als Bruttojahreseinkommen gilt das zwischen Kunde und Kandidat vertraglich vereinbarte AHV-pflichtige Jahresentgelt auf Basis eines 100-Prozent-Pensums, und zwar unabhängig davon, ob der Kandidat für ein Voll- oder Teilzeitpensum engagiert wird. In die Berechnung eingeschlossen werden alle geldwerten Zusatzleistungen wie z.B. Bonus und Gewinnbeteiligung. Für den Firmenwagen kann man eine Pauschale einsetzen.

Als Grundlage für die Berechnung der Honorare wird den AGB normalerweise eine Tabelle hinzugefügt. Der Personalvermittler erhält für die Berechnung des Honorars eine Kopie des massgeblichen Vertrags sowie die für die Ermittlung des Bruttojahreseinkommens erforderlichen Unterlagen.

Beendigung des Auftrags

Ein Mandat ist formell dann abgeschlossen, wenn zwischen Klient und Kandidat ein Arbeitsvertrag unterzeichnet ist. Es ist sinnvoll, dass die Vermittler auch nachher mit den Kunden in Kontakt bleiben, um zu überprüfen, ob die Zusammenarbeit von Kunde und Kandidat erfolgreich ist. Beide Parteien haben nach OR Art. 404 das Recht, diesen Vertrag jederzeit aufzulösen. Erfolgt dies zur Unzeit, so ist der zurücktretende Teil zum Ersatz des dem anderen verursachten Schadens verpflichtet (OR Art. 404 Abs. 2). Bei Auflösung des Vertrages sind bisher erbrachte Leistungen zu bezahlen, nach den dem Vertrag entsprechenden Honorar­bestimmungen.