Handelsregistereinträge jetzt auch online abrufbar

Alle Einträge im Hauptregister des Handelsregisters sowie die hierzu erforderlichen Anmeldungen und Belege sind öffentlich. In diese Dokumente kann jedermann ohne Nachweis eines Interesses Einsicht nehmen. Nicht öffentlich ist hingegen die im Zusammenhang mit einer Eintragung gewechselte Korrespondenz mit dem Handelsregister. Um die öffentlichen Belege einsehen zu können und Kopien zu erhalten, musste man bislang das Handelsregisteramt persönlich aufsuchen. Nur vereinzelt wurden auf ein entsprechendes Begehren hin Kopien per Post zugestellt.

Die Handelsregisterämter der Kantone Zürich und Basel-Stadt haben jetzt auf einen Online-Betrieb umgestellt. Anmeldungen und Belege von Rechtsträgern, die ihren Sitz in den Kantonen Zürich bzw. Basel-Stadt haben und dort im Handelsregister eingetragen sind, können mit Ausnahme der weiterhin nicht einsehbaren Korrespondenz mit dem Handelsregisteramt einfach per Mausklick bestellt werden. Innert Kürze wird eine E-Mail mit den angeforderten Unterlagen zugestellt. Es ist davon auszugehen, dass auch andere Kantone diesen Online-Service bald anbieten werden. Alle Handelsregisterämter sind ausserdem verpflichtet, ab 1. Januar 2013 Anmeldungen und Belege in elektronischer Form entgegenzunehmen.

Dieser neue Online-Dienst der Handelsregisterämter bringt selbstverständlich viele Vorteile. Wo er angeboten wird, ist der persönliche Besuch beim Handelsregisteramt überflüssig. Allerdings birgt die neue Dienstleistung auch Risiken. Noch nie war es so einfach, Informationen über Mitbewerber zu erhalten. So kann zum Beispiel der Fusionsvertrag des letzten Zusammenschlusses zweier Unternehmen aus der Branche bequem vom Bürostuhl abgerufen werden. Zwar waren die elektronisch abrufbaren Inhalte auch bisher öffentlich. Sie sind durch die elektronische Verfügbarkeit aber schneller und einfacher erhältlich. Die «Hemmschwelle» sinkt, die Transparenz erhöht sich. Es können aber allenfalls auch Geschäftsgeheimnisse öffentlich werden.

Falls Ihnen die Vertraulichkeit Ihrer Daten wichtig ist, lassen Sie dem Handelsregisteramt nur die Informationen zukommen, die es zur Vornahme der Eintragung tatsächlich benötigt. Reichen Sie zum Beispiel nur Protokoll­auszüge mit den relevanten Informationen ein und nicht die gesamten Protokolle. Oder achten Sie als Stiftungsrat darauf, dass das Organisationsreglement, das ein öffentlicher und damit für jedermann zugänglicher Beleg ist, keine Angaben über die Anlage oder Verwendung des Stiftungsvermögens enthält. Diese Angaben können auch in ein Reglement aufgenommen werden, das nicht öffentlich zugänglich ist. So können Sie verhindern, dass Geschäftsgeheimnisse öffentlich zugänglich werden.

Zur Erinnerung: Protokolle und Protokollauszüge müssen die Originalunterschrift des Protokollführers und des Vorsitzenden des beschliessenden Organs tragen. Eine Beglaubigung der Unterschriften ist nicht notwendig. Zirkularbeschlüsse sind von allen Personen, die dem Organ angehören, zu unterzeichnen.

Die elektronische Verfügbarkeit der Anmeldungen und Belege ist als zusätzliche Dienstleistung der Handelsregisterämter eine Hilfe und vereinfacht den Verkehr mit den Ämtern. Um zu verhindern, dass wichtige und allenfalls dem Geschäftsgeheimnis unterliegende Informationen online zugänglich werden, sollte man darauf achten, dass dem Handelsregisteramt nur die für die Eintragung wirklich notwendigen Dokumente und Informationen eingereicht werden, also beispielsweise nur Protokollauszüge und nicht vollständige Protokolle.