Effiziente interne Kommunikations- und Change-Management-Strategien sind für Führungskräfte von entscheidender Bedeutung, um mit ihren Mitarbeitenden in Kontakt zu bleiben und gleichzeitig die Mitarbeiterbindung und das Engagement zu fördern. Dies war in den letzten Jahren besonders wichtig, da die Unternehmen über Covid-19 und viele andere wichtige Informationen wie die Rückkehr an den Arbeitsplatz, Sicherheitsprotokolle, Herausforderungen in der Lieferkette und vieles mehr kommunizieren mussten. Interne Kommunikation ist nichts für Zartbesaitete.
Fünf Entwicklungsschritte
Doch selbst in den grössten Organisationen fehlt es oft an speziellen internen Kommunikationsressourcen. Was passiert also? Personalverantwortliche übernehmen die Aufgabe, manchmal auch ohne jegliche Kommunikationsausbildung oder -erfahrung. Wo soll man also anfangen? Nachfolgend sind fünf wichtige Schritte für die Entwicklung einer wirksamen internen Kommunikationsstrategie beschrieben.
Die richtigen Fragen stellen
Zu einer wirksamen internen Kommunikationsstrategie gehört es, die richtigen Fragen an die richtige Gruppe von Personen zu stellen. So kann es sinnvoll sein, ein Kernteam zusammenzustellen, zu dem ein Förderer aus der Führungsebene, die Unterstützung der Personalabteilung, Vertreter der externen Kommunikation oder des Marketings sowie Fachleute aus der Praxis gehören, um das Projekt zu besprechen und verschiedene Standpunkte über die beste Art und Weise der Einführung der Änderung einzuholen. Zu den zu besprechenden Punkten gehören:
- Was ändert sich und warum?
- Wer ist davon betroffen?
- Was müssen sie wissen oder tun?
- Wie können sie am besten mit allen wichtigen Interessengruppen in Kontakt treten?
Sobald diese Erkenntnisse vorhanden sind, können die Schlüsselelemente für einen internen Kommunikationsplan entwickelt werden.
Die Interessengruppen kennen
Bei der Ausarbeitung der Kommunikationsstrategie ist daran zu denken, wer erreicht werden soll – alle Mitarbeitenden, nur Führungskräfte, neue oder ehemalige Arbeitskräfte oder sogar Personen in Rente? Die wichtigsten Zielgruppen sind im Rahmen der Planung festzustellen.
In vielen Fällen müssen mehrere Stakeholder-Gruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen angesprochen werden. Ein Beispiel: Personalverantwortliche benötigen möglicherweise einen anderen Informationsstand als ihre Mitarbeitenden.
Es ist sicherzustellen, dass alle Interessengruppen identifiziert sind, damit die Informationen zur richtigen Zeit und auf die richtige Weise an die richtigen Personen verteilt werden.
Zum Beispiel:
- Wie werden die Informationen in Ihrer Organisation weitergegeben?
- Gibt es Gruppen, die nicht im E-Mail- Alias sind und sich in Bezug auf aktuelle Informationen auf die Führungskräfte verlassen?
- Müssen die Informationen in mehrere Sprachen übersetzt werden?
- Gibt es mehrere Schichten, die bei der Bereitstellung von Informationen berücksichtigt werden müssen?
Wird über Aktivitäten, Programme und Mitteilungen für die Mitarbeitenden nachgedacht, sollte daran gedacht werden, wie diese bei den Mitarbeitern wahrgenommen werden könnten. Ein Beispiel: Entwickelt eine Führungskraft einen Plan zur Förderung eines Fitness-Events «Back to Work», ist zu bedenken, dass viele Mitarbeitende in einem hybriden Arbeitsverhältnis stehen oder nur aus der Ferne arbeiten.
Ein E-Mail-Hinweis über einen Yoga-Kurs vor Ort könnte dazu führen, dass sie sich nicht mehr angesprochen fühlen. Die Mitarbeiterbedürfnisse im Voraus zu definieren, wäre daher sinnvoll, um eine Strategie mit relevanteren Angeboten zu entwickeln, etwa einen On-Demand-Kurs, der von Arbeitskräften besucht werden kann, die nicht vor Ort sein können. Dieser kleine Schritt kann zeigen, dass alle Interessengruppen berücksichtigt werden.
Eine Vielzahl von Kommunikationskanälen nutzen
Kommunikationsbedürfnisse und -kanäle entwickeln sich ständig weiter, und während der Pandemie stellte eine Studie von Harvard Business fest, dass 78 Prozent der Unternehmen neue Kommunikationskanäle einführten, um die Covid-19-Krise zu bewältigen. Die Unternehmen waren schnell dabei, neue Wege der Kommunikation mit ihren Mitarbeitenden einzurichten – durch Tools für die soziale Zusammenarbeit, Textnachrichten, Meetings mit sozialer Distanz, QR-Codes und mehr.
Für Personalverantwortliche, die eine effiziente Planung der internen Kommunikation anstreben, ist es wichtig, zu prüfen, welche Kommunikationskanäle in ihrer Organisation zur Verfügung stehen. Es ist auch wichtig, zu wissen, dass viele Unternehmen Mitarbeitende haben, die nur wenig oder gar keinen Zugang zu E-Mail haben; einige haben vielleicht eine E-Mail-Adresse, andere nicht. Arbeitskräfte ohne Schreibtisch sind vielleicht im Aussendienst oder im Gang tätig, sodass andere Kommunikationsformen eingesetzt werden müssen, wie zum Beispiel Poster oder Flugblätter für Schwarze Bretter, Pausenräume und sogar Nachrichten für zu Hause.
Wird etwa ein Plan für die Einführung von Sozialleistungen entwickelt, könnte der Kanalmix virtuelle Sitzungen, Meetings vor Ort, gedruckte Materialien, die den Mitarbeitenden nach Hause geschickt werden, und On-Demand-Sprechstunden mit Personalern, die Fragen beantworten können, umfassen.
Mit einer Botschaft kreativ werden
Laut Hub Spot ist die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen eine Infografik lesen, 30-mal höher als bei einem Text. Gleichzeitig berichtet die Organisation, dass sich 80 Prozent der Menschen an das erinnern, was sie sehen, während sich nur 10 Prozent an das erinnern, was sie hören.
Aus diesem Grund kann eine Mischung aus verschiedenen Kommunikationsformen – wie Videos, Besprechungen vor der Schicht, Infografiken und Flyer mit QR-Codes – eine gute Option sein.
Alles in einem formalisierten Plan zusammenfassen
Personalverantwortliche sind häufig mit der Leitung bestimmter interner Kommunikations- und Change-Management-Initiativen betraut. Wenn dies der Fall ist, sollte es einen Plan geben, der auf den oben genannten Schritten und Ihren bisherigen Erfahrungen mit den Mitarbeitenden basiert. Teilen Sie diesen dann mit den in Schritt drei versammelten Interessengruppen.
Bei der Überprüfung eines Planentwurfs lassen sich oft zusätzliche Bedürfnisse feststellen, die bei einem Brainstorming in einer Besprechung nicht berücksichtigt werden können. Es empfiehlt sich, den Plan mit dem Team abzuschliessen und Kommunikations-«Champions» zu rekrutieren, die die Botschaft in ihren Teams und unter ihren Mitarbeitern verbreiten sollen.
Ist der Plan umgesetzt, gilt es, sich Zeit zu nehmen, um auszuwerten, was funktioniert hat und was nicht, sowie diese Erkenntnisse zu dokumentieren, um beim nächsten Mal darauf zurückgreifen zu können.
