Prävention im Büro – mit wenig Aufwand viel Nutzen

Helme, Schutzbrillen und schwere Stiefel mit Stahlkappen – so schützen sich Bauarbeiter vor Verletzungen durch Geräte, herabfallende Gegenstände sowie Funken. Immer vorschriftsgemäss, denn auf Baustellen sind die Gefahren klar erkennbar. In Dienstleistungsbetrieben sind die Gefahren dagegen oft weniger offensichtlich und werden daher auch häufig unterschätzt. Dabei ist das Büro keineswegs eine unfallfreie Zone – im Gegenteil: Rund 55 Prozent aller Berufsunfälle ereignen sich im tertiären Sektor (Handel und Dienstleistungen).

Die Ursachen dafür sind manchmal ei­ne falsche Büroeinrichtung, aber oftmals auch ganz einfach zu behebende Mängel. Stolperunfälle können vermieden werden, wenn beispielsweise kein «Kabelsalat» geduldet wird, Schwellen markiert werden und alle Verkehrswege stets frei bleiben.

Am Büroarbeitsplatz selber kommen zudem Beschwerden hinzu, die spezifisch mit der sitzenden Tätigkeit beziehungsweise dem Bildschirmarbeitsplatz und der Arbeit in klimatisierten Räumen zu tun haben: Rückenbeschwerden, Verspannungen, Sehnen- und Muskelleiden, Erkrankungen der Atemwege oder Augenprobleme bei schlechter Raumluft und mangelhafter Beleuchtung sowie psy­chische Probleme bei hoher Belastung.

Belastungen in Milliardenhöhe

Ausfälle von Mitarbeitenden wiegen vor allem für kleine und mittelgrosse Betriebe schwer, denn vielfach bleibt die Arbeit liegen, es muss ein Ersatz eingestellt oder Überzeit durch andere Mitarbeitende geleistet werden. Im schlimmsten Fall führt das zum Verlust eines Kunden. In der Schweiz gehen rund 1,6 Millionen Arbeitstage pro Jahr allein durch Muskel-Skelett-Leiden verloren. Diese Ausfalltage belasten Betriebe und Volkswirtschaft jährlich mit geschätzten 2,5 bis 3 Milliarden Franken. Den Arbeitgeber selbst kostet ein Ausfalltag im Schnitt rund 600 Franken. Auch die Abwesenheiten wegen zu hohem Stress nehmen in der Schweiz stetig zu. Das Seco schätzt die belastenden Kosten für die Wirtschaft und die Unternehmen auf rund 4,2 Milliarden Franken.

Einfluss auf Arbeitsqualität

Zu grösseren Belastungen führen auch Organisationsmängel wie Zeitdruck und menschliche Faktoren (zum Beispiel Ermüdung oder einfach nur Unaufmerksamkeiten). Die Gestaltung der Arbeitsräume hat einen wesentlichen Einfluss auf die Arbeitssicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden.

Dies wirkt sich wiederum auf die Arbeitsweise und die Arbeitsqualität aus. Förderlich in einem Büro sind Tageslicht und die Sicht ins Freie von Arbeitsplätzen aus sowie eine der Arbeit und Nutzung der Räume angepasste künstliche Beleuchtung. Sehr wichtig ist die Sicht ins Freie auch in Pausenräumen, da sie damit eine Voraussetzung schaffen, um sich effektiv zu erholen.
 
Geräusche sind oft ein grosser Ablenkungsfaktor im Büro und können die Arbeitsleistung stark vermindern. Man sollte problemlos miteinander sprechen können, ohne die Stimme heben zu müssen. Elektronische Geräte wie Fax, Drucker und Kopierer sollen in einem sepa­raten Raum platziert werden, um die Mitarbeitenden vor Lärm und Emissionen zu schützen. Ablenkungen entstehen dabei oft weniger durch die Geräte selbst, sondern viel mehr durch Personen, welche die Geräte bedienen.

Steht kein separater Raum für solche Geräte zur Verfügung, sollte darauf geachtet werden, dass ihre Abluftöffnungen nicht gegen die Mitarbeitenden gerichtet sind. So lässt sich eine unnötige Gesundheitsbelastung durch Emissionen reduzieren. Denn elektronische Geräte geben Feinstaub von sich und können die Atemwege reizen. Um dies so gut wie möglich zu vermeiden, sollten die Geräte regelmässig gereinigt und gewartet werden.

Störfaktoren

Die Wahrnehmung von Störfaktoren ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Ob etwas als informativ, angenehm oder störend empfunden wird, hängt von der Dosis oder den Umständen ab. Störende Faktoren können die Temperatur, Zugluft, der Geräuschpegel oder das Klingeln des Telefons sein. Auch berufliche oder private Gespräche unter Mitarbeitenden im gleichen Büro können je nach Arbeitsauslastung und Lärmpegel als störend empfunden werden. Deshalb ist darauf zu achten, dass ein Pausenraum oder ein Besprechungszimmer zur Verfügung steht. So können diskrete, wichtige, aber auch persönliche Gespräche in einem separaten Raum abgehalten werden.

Auch die Raumtemperatur wird von Person zu Person sehr unterschiedlich empfunden und am besten ist es, im direkten Gespräch unter den Mitarbeitenden das Thema zu regeln. Zudem lässt sich mit regelmässigem Lüften der Räume, eine vorzeitige Ermüdung vermeiden. Genügend Bewegungsraum bedeutet für die Mitarbeitenden einen angenehmen und sicheren Arbeitsplatz. Das heisst, genügend Ab­lagefläche auf dem Tisch und einen breiten Zugang zum Arbeitsplatz. Da persönliche Gegenstände wie Taschen, Mantel, Regenschirm und Mappen häufig neben dem Arbeitsplatz abgestellt werden, können diese bei engen Verkehrswegen zu gefährlichen Stolperfallen werden. Deshalb sollte auch da eine Ablagefläche für diese Gegenstände zur Verfügung stehen.

Eine Frage der Einstellung

Jeder Mitarbeitende ist einzigartig und im Büroalltag arbeiten Menschen mit unterschiedlichsten körperlichen Eigenschaften. Um eine gesunde Arbeitshaltung zu fördern, benötigen sie deshalb Mobiliar, das sich durch verschiedene Einstellmöglichkeiten individuell an ihre Körpermasse anpassen lässt. Oft braucht es dazu gar keine Neuanschaffungen von Mobiliar, sondern nur die richtige Einstellung von Stuhl, Tisch, Bildschirm, Tastatur und Maus. Für Arbeitsplätze, die mehr als 25 Stunden pro Woche sitzend genutzt werden, ist ein Sitz-Steh-Tisch ideal. Er erlaubt eine gesunde Abwechslung zwischen den Tätigkeiten, die im Sitzen oder im Stehen verrichtet wer­den können. Aber auch ein optimal einge­stellter Tisch nützt nichts, wenn der Stuhl nicht auch die richtige Höhe für den Menschen hat. Am besten sind jene Stühle, die auch eine höhenverstellbare Rückenlehne haben.

Präventionsinstrumente

Der Arbeitgeber ist vom Gesetz her verpflichtet, die Verantwortung für die Arbeitssicherheit sowie den Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz zu übernehmen. Die Eidgenössische Koordinationskommission für Arbeitssicherheit (Ekas) unterstützt Arbeitgeber dabei, diese wahrzunehmen und zeigt ihnen die nötigen Instrumente zur Prävention (www.praevention-im-buero.ch).

So bietet die interaktive «Ekas-Box», ein gratis Online-Präventionsinstrument, Führungskräften und Mitarbeitenden auf unterhaltsame Weise praktische Tipps zu den Themen Unfallverhütung, ergonomisches Arbeiten, Büroeinrichtung, Büroplanung, Arbeitsorganisation, Gebäude/Unterhalt und Selbstmanagement. Und mit den beiden kostenlosen Apps «Safety Check» und «ErgoCheck» der «Ekas-Checkbox» stehen zwei weitere Hilfsmittel zur Verfügung: Mit dem «Safety Check» können bei einem Bürorundgang Stolperfallen eruiert und behoben werden. Zudem lassen sich Sicherheitsvorkehrungen bei der Büroeinrichtung, bei Steighilfen, Transportmitteln, Markierungen und Fluchtwegen überprüfen, um Unfälle zu vermeiden. Die Gefährdungen werden erfasst und die App zeigt, wie man sie beheben kann.

Der Nutzer entscheidet dabei selbst, ob er einen Bürocheck pro Raum, pro Abteilung, pro Stockwerk oder für das gesamte Büro erstellt. Im «ErgoCheck» sind verschiedene Lern- und Check-Videos enthalten, mit deren Hilfe sich der Büroarbeitsplatz ergonomisch einrichten und überprüfen lässt. Zudem zeigt die App die Vorteile von «bewegtem Sitzen»: Bleibt der Körper bei der Computerarbeit in Bewegung, werden dauerhafte Belastungen des Körpers vermindert. Mit der «Ekas-Checkbox» können die mit den Apps erfassten Daten am Computer aufgerufen werden. So hat man alle Ergebnisse stets im Überblick und wird an anfallende Aufgaben, wie die Behebung einer zu­vor identifizierten Stolperfalle, erinnert (www.ekas-checkbox.ch).