Ziele und Umsetzung einer wirksamen IT-Strategie

Eine leistungsfähige IT wird mit der fortschreitenden Digitalisierung in immer stärkerem Masse erfolgskritisch für Wertschöpfung und Wachstum im Unternehmen. Doch oft hakt es bereits im Tagesgeschäft und die Performance der IT wirkt sich negativ aus: auf den Kundenkontakt im Onlineshop, die Produktion, den Vertrieb sowie die Infrastruktur oder auch die Ergebnistransparenz. Sym­ptome dafür gibt es viele, beispielsweise gestaltet sich die Anbindung des Webshops unerwartet komplizierter als gedacht und es dauert lange, bis neue Produkte für die Kunden bestellbar sind.  Vielfach entsteht der Eindruck, dass der Markt mehr weiss und kann als der eigene IT-Bereich.

Bedarfe antizipieren und decken

Hinter all diesen Problemen stehen Ur­sachen in der IT und Bedarfe an die IT, die – und diese Erkenntnis ist ebenso trivial wie relevant – adressiert und gedeckt werden müssen. Dabei besteht die Lösung aber nicht darin, Einzelfragestellungen in der Reihenfolge ihres Auftretens mit wechselnden Prioritäten abzuarbeiten. Denn diese sind vielfach Symptome eines tiefer liegenden Defizits: Die IT
besitzt nicht die Fähigkeiten, den tatsächlichen IT-Bedarf des Unternehmens zu antizipieren und ihn in der Folge kon­sequent und priorisiert zu decken.

Dies ist umso relevanter, da vielleicht gerade in diesem Moment der Mitbewerber erfolgreich neue Geschäftsmodelle und Prozessoptimierungen im Rahmen seiner Digitalisierung umsetzt. Für die IT eines Unternehmens bedeutet dies, die aus der entstehenden Geschäftsdynamik zukünftig benötigten Leistungen vorherzusehen und zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen. Denn um wettbewerbsfähig zu sein, müssen die Anforderungen des Unternehmens durch die IT zeitnah und angemessen erfüllt werden.

Gesamtstrategie notwendig

Damit dies realisiert werden kann, das heisst, die Anforderungen bedarfsgerecht umgesetzt werden können, benötigen Unternehmen eine wirksame IT-Strategie. Sie umfasst alle Massnahmen zur Erreichung von vier Zielsetzungen: Die IT-Aufgaben werden effektiv und effizient erfüllt, die IT-Ressourcen werden bedarfsgerecht eingesetzt, das Erreichen der IT-Ziele wird systematisch gesteuert und gemessen und zudem wird ein an­gemessenes Risiko- und Compliance-Management etabliert.

Wenn diese Ausrichtung gelingt, wird die IT die benötigten Leistungen zum richtigen Zeitpunkt erbringen, also geräuschlos und effizient arbeiten. Prioritäten werden richtig gesetzt, die IT arbeitet somit an den wirklich wichtigen Themen und es besteht Klarheit über den Stand der IT-Vorhaben im Unternehmen. Zudem ist sie in der Lage, gesetzliche Vorgaben und Regeln einzuhalten sowie potenzielle Risiken angemessen zu adressieren.  

Um dieses Potenzial der IT zu heben, muss die IT-Strategie individuell am tatsächlichen Bedarf des Unternehmens ausgerichtet sein. Sie benennt konkrete Massnahmen zur optimalen Unterstützung von Wertschöpfung und Wachstum. Das umfasst zum einen, die für das Unternehmen relevanten Veränderungstreiber aufzugreifen und Klarheit über die Anforderungen der IT zu schaffen, zum anderen, Vorhaben mit relevantem Wertbeitrag zu identifizieren und entlang einer Roadmap umzusetzen. Die IT-Strategie muss in der Folge zwei Fragen beantworten: Welche IT benötigt das Unternehmen? Und: Wie gelangt man dorthin?

Erfolgsfaktoren

In der Beratungspraxis haben sich zwei wesentliche Erfolgsfaktoren für die IT-Strategieentwicklung herauskristallisiert: Die IT-Strategie muss gemeinsam von Management, Fachabteilungen und der IT entwickelt sowie getragen werden. Durch die gemeinsame Formulierung strategischer Leitsätze werden Verständlichkeit, Verbindlichkeit und Fokussierung gewährleistet. Konkret lässt sich das Vorgehen für das Aufsetzen der IT-Strategie in vier Phasen unterteilen (siehe Abbildung).

Zu Beginn werden in der Umfeldanalyse die unternehmerischen Rahmenbedingungen erhoben und die Nutzererwartungen von Management und Fachseiten an die IT formuliert. Bereits hier werden die Voraussetzungen für eine wirksame IT-Strategie geschaffen. Gerade die Formulierung von Nutzenerwartungen fordert von den Fachseiten, Klarheit über die Inhalte und Ziele der Geschäftsentwicklung herzustellen.

Im Anschluss werden die Leitsätze entwickelt, die die IT-Ziele mit einem messbaren Nutzen für das Unternehmen beschreiben und die Zusammenarbeit von IT und Fachseite definieren. Sie formulieren ein konkretes Zielbild für die IT, das für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar ist.

Leitsätze und Analyse

Strategische Leitsätze können zum Beispiel festlegen, dass die Kosten für Prozesse und IT-Infrastruktur, die für das Unternehmen keine USP haben, durch den Einsatz von Standardsoftware optimiert werden. Oder, dass alle Anwendungen die Voraussetzungen erfüllen, um international eingesetzt werden zu können. Ein Leitsatz für die Organisation kann folgendermassen lauten: «Vorhaben mit IT-Bezug werden in einem zentralen Steuerungsgremium unter Einbindung der IT vorgestellt, priorisiert, entschieden und gesteuert.» Entscheidend ist, dass die Fachabteilungen die Inhalte in vollem Umfang mittragen und alle relevanten Geschäftsaspekte abgedeckt sind.

Bei der anschliessenden Analyse der Nutzenpotenziale erfolgt eine GAP-Analyse des bereits erreichten Umsetzungsstands der strategischen Leitsätze, das heisst: «Wo müssen wir eigentlich in x Jahren mit unserer IT sein und wie weit entfernt sind wir davon?» (Hier entstehen übrigens meistens der Moment der Wahrheit für die IT zur Selbsteinschätzung und das Potenzial, mit seinen Fachbereichen wieder eine gemeinsame «Linie» zu finden.) Für jede wesentliche «Lücke» (Gap) werden Umsetzungsmassnahmen und deren Komplexität, Abhängigkeiten und Kosten skizziert, um dieses Defizit zu beheben. Nutzen und Aufwand zur Behebung werden ins Verhältnis zueinander gestellt und diese konkreten Kenntnisse helfen nun, aus der Vielzahl der Massnahmen die wirklich relevanten Massnahmen zu identifizieren. Leider ist die Bestimmung der Umsetzungsreihenfolge in der Regel nicht trivial, denn operative Zwänge – seien es Ressourcenknappheit oder verfügbare Kompetenzen – beeinflussen die Abfolge der Massnahmen üblicherweise erheblich. Deshalb werden vielfach mehrere Szenarien entwickelt, welche unterschiedliche strategische Schwerpunkte (und die dazu notwendigen Massnahmen) gegen die resultierenden Kosten und zeitlichen Bedarfe abwägen. Die Entscheidung für ein Szenario gibt dann die Priorisierung / Roadmap für die umzusetzende IT-Strategie vor.

Strategieelemente und Fazit

Dieses Vorgehen führt zu vier konkreten Kernelementen der IT-Strategie: die Identifikation der zukünftigen unternehmerischen Rahmenbedingungen für die IT, die darauf abgestimmten Anforderungen an die IT, die bewerteten Nutzenpotenziale der möglichen Massnahmen sowie die konkrete Roadmap zur Umsetzung der priorisierten Massnahmen.

Die gemeinsam entwickelte IT-Strategie berücksichtigt die Rahmenbedingungen des jeweiligen Unternehmens, formuliert klare Anforderungen an die IT und gibt mit der Roadmap vor, mit welcher Priorität die gemeinsam festgelegten Massnahmen umgesetzt werden.

Auf diese Weise gelingt mit der Entwicklung einer wirk­samen IT-Strategie die Ausrichtung der IT zum wertgeschätzten Partner.