Wo die Tabellenkalkulation Excel an seine Grenzen stösst

Christian Frank leitet die Controllingabteilung eines mittelständischen Unternehmens. Die Planung und Budgetierung erfolgt traditionell mit Excel, doch das be­reitet ihm zunehmend Kopfzerbrechen: Zunächst muss die Datenbasis für die Planung aus verschiedenen Quellsystemen in eine Tabelle überführt wurden. Diese wird von den Budgetverantwortlichen bearbeitet und an den Controlling-Chef gesandt – nicht selten in mehreren Versionen. 

Die Vorteile

Jede Aktualisierung ist mit manuellen Routinen verbunden, die immer wieder zu Fehler führen: Beispielsweise stimmen bei der Überprüfung des konsolidierten Modells die Zahlen nicht, weil eine «Vloookup»-Funktion (entspricht in Excel der deutschen «Sverweis»-Funktion) einen gültigen Bereich nicht berücksichtigt hat. 

Der Prozess wird unübersichtlich, die erforderliche Datenkonsistenz ist nur mit grossem Zeitaufwand erreichbar, zunehmender Frust und ein diffuses Gefühl des Kontrollverlusts machen sich breit. 

Eine Online-Umfrage der Heyde AG, an der über 100 CFOs und Controller aus vornehmlich Schweizer Unternehmen teilgenommen haben, bietet einen Einblick in die aktuelle Praxis der mittelständischen Finanzplanung und zeigt, wie stark das beschriebene Szenario der Realität entspricht und welche Vorteile eine spezielle Planungssoftware demgegenüber leisten kann. 

Die Ergebnisse unserer Umfrage zeigen, dass Excel nach wie vor das beliebteste Planungstool unter Controllern ist – sowohl als alleiniges wie auch als er­gänzendes Werkzeug. Knapp 60 Prozent der Befragten planen ausschliesslich mit ­Excel. 35 Prozent der Befragten nutzen Excel in Kombination mit einer Planungssoftware. Und nur sechs Prozent ver­lassen sich ausschliesslich auf eine Planungssoftware.

Für die immense Popularität von Excel wurden vor allem zwei Gründe genannt: Zum einen sei nahezu jeder Endanwender zumindest mit den Grundfunktionen des Programms vertraut und könne ohne gros­ses Vorwissen Tabellen, Berechnungen und Grafiken für die Finanz­planung erstellen. Zum anderen sei Excel als Teil des MS-Office-Pakets in praktisch jedem Unternehmen schon vorhanden und müsse nicht zusätzlich angeschafft werden.

Die Grenzen von Excel

Dass Excel ein solides Einsteiger-Tool für die Unternehmensplanung bietet, lässt sich nicht bestreiten. Doch sobald höhere Datenvolumen ins Spiel kommen oder mehrere Teilpläne auf einer Plattform integriert werden müssen, stösst die Tabellenverarbeitung schnell an ihre Grenzen – das bestätigen auch die von uns befragten Controlling-Experten. Als häufigste Probleme der Excel-basierten Planung wurden genannt:

• die Synchronisation der Daten über mehrere Datenquellen und Abteilungen;
• die eingeschränkte Funktionalität – Simulationen und Modelle mit Berücksichtigung verschiedener Planungs­szenarien sind wichtige Bestandteile im Planungsprozess, lassen sich mit Excel jedoch nur sehr umständlich erstellen und werden daher nur selten genutzt. 

Dazu gibt es bei der Planung mit Excel ein sehr grundlegendes Problem: manuelle Routinen und somit häufige Probleme mit der Datenkonsistenz. Wenn das Management auf konsolidierter Ebene Korrek­turen vornimmt, müssen die Anpas­sungen rückwärtig auf die Quelldaten übertragen werden. Das ist angesichts der zahlreichen Spread-Sheets und unterschiedlichen Quellsysteme nur mit gros­sem Aufwand durchführbar. Dazu kommt der Verlust an Transparenz, so dass die ­zuständigen Controller die Konsistenz der Daten kaum mehr verantworten können. Gerade bei Revisionen ist dies ein grosses Problem, da nicht auf Anhieb erkennbar ist, wer wann welche Veränderungen am Planungsprozess vorgenommen hat.

Alternativen

Auf komplexe Fragen gibt es nur selten einfache Antworten – und so ist auch die Frage, ob Excel unternehmensindividuell eine hinreichende oder gar optimale Lösung ist, nicht pauschal zu beantworten. Dies zeigt sich auch in den Antworten der befragten Controller. 34 Prozent der Befragten meinten demnach, dass Excel ihre Anforderungen an eine Planungs­lösung erfüllt. 55 Prozent gaben an, dass Excel in Kombination mit einer Planungssoftware für die Planung geeignet sei. Zehn Prozent waren der Meinung, dass Excel ihre Anforderungen an eine Planungslösung nicht erfüllt. 

Die Mehrheitsmeinung, dass eine Kombination von Excel und spezieller Planungssoftware die beste Option sei, wird von den Software-Anbietern entsprechend bedient: Es gibt mehrere Corporate-­Performance-Management-Lösungen, die als webbasierte Planungsplattform mit ­Excel-Add-in konzipiert sind. Über dieses Add-in kann der Nutzer aus der ­Tabellenverarbeitung auf die zentrale Datenbank zugreifen und viele Funktionen der webbasierten Lösung nutzen. 

Moderne Planungssoftware

Ein Controlling-Chef wie Christian Frank, der den Prozess der Unternehmensplanung optimieren will, wird nur in we­nigen KMU auf ein hauseigenes IT-Team mit CPM-Expertise zurückgreifen können. Hier lohnt es, externe Dienstleister einzukaufen, um die Investitionsentscheidung abzusichern: von der Bedarfsanalyse über die Wahl des richtigen Anbieters bis hin zur erfolgreichen Implementierung. Auf die Frage nach den wichtigsten Vorteilen einer modernen Planungssoftware gegenüber Excel nannten die Controlling-Experten genau die Punkte, die sie zuvor als grösste Herausforderungen für die ­Planung bezeichnet hatten: Datensynchronisation, Datenintegration und Planungsfunktionalität.

Eine integrierte Planungssoftware schafft eine gemeinsame Online-Plattform für sämtliche Geschäftsbereiche. Isolierte Datensilos werden aufgebrochen, die ­Daten werden aus den verschiedenen Quellsystemen wie ERP-, CRM- oder BI-Tools ­automatisch in eine zentrale Datenbank integriert. So entsteht auf Grundlage ­einer gemeinsamen Datenbasis ein einheitliches Corporate-Performance-Management-System, das zeitnah verlässliche Daten als Grundlage für schnelle Erkenntnisse und fundierte Entscheidungen bereitstellt.

Kurz gesagt: Je mehr Mitarbeiter am Planungsprozess beteiligt sind und je mehr Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen zusammengeführt werden sollen, umso mehr lohnt die Investition in eine professionelle CPM-Lösung.

Ausblick

Zum Abschluss der Umfrage bat Heyde die ­Experten um einen Blick in die Zukunft: Welche Anforderungen wird man an eine Planungslösung stellen, welche Funktionen werden an Bedeutung gewinnen? Hier zeigen die Antworten einen breiten Konsens: Der Zeitdruck und die Intensität der Planung werden zunehmen, womit auch die Automatisierung und die Komplexität der Modelle an Bedeutung gewinnt.

Selbstgestrickte Excel-Lösungen, mit ­denen Christian Frank und viele seiner Kollegen heute noch arbeiten, werden den steigenden Anforderungen immer sel­tener genügen. Die Zukunft der Un­ternehmensplanung – auch für das mittelständische Controlling – liegt in integrierten Softwarelösungen, wobei das Excel-Add-in wohl auch künftig noch ein Verkaufsargument für Corporate-Per­formance-Management-Systeme bleiben wird. Der Controller bleibt damit in seiner ver­trauten Umgebung und nutzt gleichzeitig die leistungsfähigen Datenbanken und Funktionen, die im Hintergrund laufen. 

Um die Investitionssicherheit zu verbessern, lohnt gerade für kleine und mittlere Betriebe eine frühzeitige Einbeziehung externer IT-Dienstleister in den Prozess der Auswahl und Implementation einer CPM-Lösung.