Wie Unternehmen ihre ­IT-Umgebung optimieren können

Neueste Studien wie eine Befragung des Marktforschungsunternehmens Ipsos im Auftrag von Ring Central zeigen, dass ­hybride Arbeitsmodelle zunehmend an Bedeutung gewinnen. Damit einhergeht die Notwendigkeit, nicht nur mobile Endgeräte über eine einzige Plattform zu ­verwalten, sondern alle Geräte – unabhängig davon, wo sie gerade genutzt werden. 

Die Vorteile sowohl auf IT- wie auch auf Nutzerseite mit der Entwicklung vom Mobile Device Management (MDM) zum UEM (Unified Endpoint Management) liegen klar auf der Hand: Mehr IT-Sicherheit, weniger Verwaltungsaufwand sowie eine verbesserte Nutzungserfahrung für Mitarbeitende durch einfachere und effiziente Arbeitsprozesse. 

Dennoch erleben wir häufig, dass viele Unternehmen die Möglichkeiten des von ihnen genutzten UEM-Systems nicht ausschöpfen. Vor allem hapert es daran, das Potenzial zum Management aller Endgeräte zu nutzen: Wie eine von EBF durchgeführte Modern-Workplace-Studie zeigt, verwalten beispielsweise nur 25 Prozent der befragten Unternehmen ihre Desktop-Geräte mit der UEM-Plattform. 

Ein Grund hierfür kann das fehlende Bewusstsein dafür sein, dass sich das einstige MDM zum umfassenden UEM für das Management aller Geräte weiterentwickelt hat. Doch damit sie in vollem Umfang von den Vorteilen ihres UEM profitieren können, müssen Unternehmen alle technischen Möglichkeiten des Systems nutzen.

Strategisch vorgehen

Bedarfs-Check

Ein Ausreizen der technischen Möglichkeiten der genutzten UEM-Plattform ist zwar wichtig, um vollumfänglich von den Vorteilen des Systems zu profitieren. Doch wollen Unternehmen ihr UEM optimieren, steht am Anfang des wiederkehrenden Prozesses ein Bedarfs-Check, bei dem die IT-Abteilung – beispielsweise einmal pro Jahr im Zuge der Budgetplanung – die eigenen Anforderungen an ein UEM-System kritisch hinterfragt. Denn der Bedarf entwickelt sich – genau wie die Funktionen der UEM-Plattformen – ständig weiter. 

Dabei ist es sinnvoll, sich folgende vier Fragen zu stellen:

• Gibt es neue Anforderungen – jetzt oder in Zukunft, die noch nicht erfasst und zu definieren sind?
• Bieten die Systeme neue nützliche  Möglichkeiten?
• Gibt es Richtlinien, Apps und Konfigurationen, die nicht mehr benötigt werden und sich entschlacken lassen?
• Können entsprechende Änderungen im System vorgenommen werden oder gilt es, gegebenenfalls einen Systemwechsel in Betracht zu ziehen?

Es ist zwar oft nicht ganz einfach für die IT-Abteilung, neben dem Tagesgeschäft die Anforderungen an das UEM-System regelmässig zu überdenken, den Überblick über am Markt befindliche Systeme zu behalten und diese mitei­nander zu vergleichen. Doch der Aufwand lohnt sich, denn der Mehrwert kann beträchtlich sein, wenn Unternehmen das volle Potenzial des bestehenden Systems nutzen oder zu einem neuen ­System wechseln. 

Ist-Analyse

Um zu überprüfen, inwieweit der Bedarf durch ein Ausreizen der technischen Möglichkeiten des UEM-Systems gedeckt werden kann, bietet sich eine Ist-Analyse an. Folgende Fragen sollten sich IT-Fachkräfte im Zuge dieser Betrachtung stellen:

• Verwalte ich bereits alle Geräte wie Laptops, Desktop-Geräte, Rugged Devices und Wearables über das System?
• Nutze ich – gerade für das Verwalten mobiler Endgeräte – zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Mobile-Threat-­Defense-Lösungen (MTD-Lösungen) zum besseren Erkennen von Bedrohungen?
• Setze ich Conditional Access (einen kontextabhängigen Zugriff) für eine gleichzeitig sichere und nutzerfreundliche Authentifizierung ein?

Lässt sich das UEM nicht durch die bessere Nutzung des bestehenden Systems optimieren, ist es Zeit, über einen Wechsel nachzudenken.

Gründe für einen Systemwechsel

Die Bedarfs- und Ist-Analyse decken auf, ob und wann ein Wechsel erforderlich ist. Die wichtigsten Gründe sind folgende:

• Die technischen Möglichkeiten des Unified Endpoint Management sind ausgeschöpft, reichen aber zur Umsetzung der individuellen Anforde­rungen des Unternehmens nicht aus.
• Der Hersteller unterstützt das genutzte Altsystem nicht länger.
• Zwei oder mehr Systeme sind aufgrund von Umstrukturierungen parallel im Einsatz, sodass die Entscheidung für ­eines der Systeme oder eine komplett neue Plattform ansteht.

Der erste Punkt ist meist der häufigste Grund für einen Systemwechsel: Die ­Anforderungen, die Unternehmen an das System stellen, haben sich verändert und neue Use-Cases sind hinzugekommen. Beispielsweise, wenn ein Unter­nehmen zusätzlich zu iOS- und Android-­Geräten künftig auch Mac-OS-Systeme oder Rugged Devices verwalten möchte. Ein weiterer Auslöser für einen Umstieg: Der Arbeitgeber stellt zwar standard­mässig die Endgeräte für die Mitarbeitenden, doch diese dürfen mit dem Ziel einer stärkeren Nutzerzentrierung und höheren Zufriedenheit selbst entscheiden, mit welchem Betriebssystem sie arbeiten möchten. Daraus ergibt sich die neue Anforderung an die IT, die dann eine vielfältigere Gerätelandschaft verwalten muss. 

Aufgrund verschiedener externer Fak­toren wie etwa geopolitischen Spannungen und Lieferengpässen ist auch der Kostendruck in Unternehmen und ihren IT-Abteilungen spürbar gestiegen. Bei der Wahl eines neuen Systems steht daher häufig der Preis im Vordergrund, was oft mit dem Wechsel in die Cloud und einer Fokussierung auf einen Hersteller ein­hergeht, von dem auch weitere Lizenzen ­gekauft werden. EBF-interne Zahlen zeigen, dass mehr als 80 Prozent der Unternehmen zur UEM-Plattform von ­Microsoft wechseln – eine klare Tendenz über die letzten Jahre. Doch finanzielle Überlegungen sollten nicht – wie häufig üblich – das einzige, ausschlaggebende Kriterium sein, weshalb ein Unternehmen sich für oder gegen ein UEM-System entscheidet. Viel eher sollte der Nutzen der Anwendung im ­Vordergrund stehen.