Wie Software das Management von Dokumenten optimiert

Wer kennt das nicht, das Chaos auf dem Büro-Server: Auf der Suche nach dem finalen Dokument muss man sich durch einen Dschungel an Ordnern kämpfen, vorbei an bereits verwitterten Spuren der Vorgänger, bis das Gesuchte in Sichtweite ist, um dann aus diversen alten – hoffentlich – die aktuelle Version zu finden.

Unübersichtliche Verwaltung

Eigentlich müsste es ja Version «final» sein. Wozu existieren dann aber die weiteren Versionen «finalfinal», «finalneu», «finalfinalneu»? Hier tun sich viele Fragen auf. Der passende Adressat kann leider an der Stelle nur selten direkt ausfindig gemacht werden. Was häufig noch auf der Strecke bleibt: Gute Ideen oder wichtige Informationen, die sich auf verschiedene Versionen verteilen. Das kann etwa in einem Agenturpitch schmerzhaft enden, wenn die entscheidende Goldidee in den Untiefen des Servers schlummert statt in der Präsentation auf dem Mac Book.

Noch viel schmerzhafter kann es in anderen Kontexten enden: wenn zum Beispiel dem Bereitschaftsdienst des regionalen Energieversorgers die aktuelle Kommunikationsliste mit Verantwortlichkeiten fehlt und so bei einem Zwischenfall nicht alle notwendigen Personen erreicht werden können oder gar verschiedene Listen parallel existieren. In dem Fall würde ein Chaos beim Dokumentenmanagement und die beschriebene Koexistenz von Versionen schlimmere Folgen haben als ein Ideenstau.

Um an der Stelle Ordnung ins Chaos zu bringen, ist eine denkbare Möglichkeit, Hierarchien zu etablieren beziehungsweise Zugänge zu beschränken. Sicherlich werden dadurch einige Fehlerquellen beseitigt. Aber mit noch grösserer Wahrscheinlichkeit versiegen damit auch sämtliche Inspirations- und Informationsquellen. In einer vernetzten Welt, die auf Teilhabe basiert, wäre ein solch rückwärtsgewandtes Handeln zum Scheitern verurteilt. Wesentlich zeitgemässer ist es, auf technische Lösungen zurückzugreifen, die eben jene Partizipation fördern und gleichzeitig der daraus oft resultierenden Unübersichtlichkeit entgegenwirken.

Die Handlungsfreiheiten

Weiterhelfen kann hier eine darauf spezialisierte Software, die es ermöglicht, von verschiedenen Computern an verschiedenen Orten an einer Version eines Dokumentes zu arbeiten – und davon gibt es mittlerweile jede Menge. Noch wichtiger ist allerdings die Option einer entsprechenden Rechteverteilung, einer Rechteverteilung, die zwar die Teilhabe zulässt, gleichzeitig aber vorhandene Hierarchien berücksichtigt. Das bedeutet, dass einzelnen Personen unterschiedliche Handlungsfreiheiten zugeteilt werden; für die Bearbeitung, Freigabe und Veröffentlichung der Dokumente. Ausserdem ermöglichen solche Werkzeuge das Rekapitulieren von Änderungen im Dokument, innerhalb der entsprechenden Datei – damit eben nichts auf der Strecke bleibt, auch wenn der Überblick kurzzeitig mal verloren gehen sollte. Dabei spiegelt die Software nur das wider, was moderne Unternehmenskultur erfordert: nämlich den Bruch mit den vermeintlich bewährten Top-down-Management-Prinzipien und die Kultivierung eines vorwärtsgewandten Spirits, inklusive eines professionellen Qualitätsmanagements, das sich positiv auf eben jene Unternehmenskultur auswirken kann. Jeder soll partizipieren, mit­reden und seine Gedanken einbringen können. Denn die Kompetenzen der Individuen sind das Wertvollste, was ein Unternehmen hat. Ein Fakt, der sogar in der aktuellen Revision der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001 offiziell bestätigt und festgehalten ist.

Für die Verantwortlichen ist es daher unabdingbar, das Wissensmanagement zu optimieren und entsprechende technische Hürden zu beseitigen. Im Umkehrschluss sollte die Dialogizität aber auch nicht dazu führen, dass sämtliche Regeln der Kommunikation über Bord geworfen werden. Oder schlimmer, dass die brisanten Themen Datenschutz und Schweigepflicht plötzlich an Relevanz einbüssen.

Die Rechteverwaltung

Im Zuge der Etablierung solcher Arbeitsprozesse geniesst daher das Thema Rechteverwaltung absolute Priorität. Generell sollte jeder Nutzer auch Autor sein können, auch um keine Ressourcen ungenutzt zu lassen. In der Praxis bieten restriktive Programme und Strukturen häufig eingeschränkte Möglichkeiten, die den Verantwortlichen oft nur Wahl zwischen «darf lesen» und «darf lesen und ändern» lässt. Das geht natürlich am beschriebenen Kern des Problems vorbei beziehungsweise erstickt Potenziale und gutes Qualitätsmanagement im Keim.

Innovative Verwaltungssoftware eröffnet hier mehr Handlungsspielraum und erlaubt beispielsweise auch Nutzern mit Lesezugriff das Einfügen von Kommentaren, um Verbesserungsvorschläge und Ideen einzubringen. Nutzer mit voller Schreibeberechtigung können diese dann bestätigen oder mit dem Absender in Interaktion treten. Grundbedingung ist allerdings gegenseitiges Vertrauen innerhalb des Unternehmens. Denn eine solche Form der Transparenz ist überhaupt nur da möglich, wo man sich neuen Wegen nicht gänzlich verschliesst.

Das Ergebnis eines solchen softwaregestützten Dokumentenmanagements ist also nicht nur ein Wandel in den Ordnerstrukturen, sondern ebenso ein Schritt in Richtung modernerer Führungsstrukturen. Der Austausch findet tatsächlich von unten nach oben statt, wenn in der Praxis unternehmensinterne Netzwerkfunktionen genutzt werden, die solche Software bietet. Die Etablierung eines digitalen «schwarzen Bretts», in dem Input rund um ein Thema gesammelt wird, kann sämtliche Bereiche im Unternehmen involvieren – von der Beratung, über das Marketing, bis hin zur Buchhaltung.

Der Faktor Usability

Wichtig ist nicht die Position, sondern die Qualität des Beitrags. Die volltextindexierten Inhalte lassen sich bei Bedarf durchsuchen sowie entsprechend auch mit zeitlichem Abstand nutzbar machen. Informationen gehen – anders als in den Wogen der E-Mail-Fluten – auf diese Weise nicht verloren, sondern haben eine wesentlich längere Halbwertzeit. Im Umkehrschluss werden eben jene nicht enden wollenden Mail-Ströme eingedämmt und kanalisiert. Einzelne inhaltliche Elemente können bei Bedarf natürlich trotzdem per E-Mail an ausgewählte Kreise versendet werden. Hier verbirgt sich allerdings auch ein bekanntes Problem, das jedem vertraut sein dürfte: Wieso überhaupt von altbewährten Prozessen und Herangehensweisen trennen, wenn damit erstmal ein Initialaufwand verbunden ist. Umso wichtiger ist der Faktor Usability, der eine zentrale Rolle spielt. Wenn eine intuitive Bedienbarkeit und damit eine Alltagstauglichkeit nicht gegeben sind, werden die Verantwortlichen es schwer haben, Mitarbeiter und Kollegen von dem Mehrwert eines aktiven Qualitätsmanagementsystems zu überzeugen.

Dazu zählt auch die Möglichkeit einer Schnittstellen-basierten Anbindung bestehender Nutzeraccounts – beispielsweise der Windows Active Directory – an die entsprechende Software sowie das möglichst aufwandsarme Übertragen von Daten aus externen Tools. Sind diese Optionen gegeben, lassen sich Informationen auf innovative Art und Weise darstellen und Mitarbeiter dafür gewinnen.