Die Anforderungen an die Human-Resources-Abteilung sind heute komplexer denn je. Ihre Aufgaben umfassen ein breites Spektrum, von der Lohnbuchhaltung über Recruiting, die Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung bis hin zu Themen wie Employer Branding und Talent Management. Viele Unternehmen spüren bereits den Fachkräftemangel: Sie müssen länger nach geeignetem Nachwuchs suchen und mehr dafür tun, ihn zu halten. Insbesondere in den Branchen, in denen sich die Wertschöpfung hauptsächlich aus dem Humankapital – dem Wissen und den Fähigkeiten der Mitarbeiter – speist, wächst somit die Verantwortung der Personalabteilung.
Die digitale Personalakte
Umso wichtiger ist es, dass HR-Verantwortliche in die Lage versetzt werden, diese Herausforderung zu meistern. Administrative HR-Prozesse gilt es daher, mit passenden Software-Tools so zu gestalten, dass die Mitarbeiter sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. Insbesondere dokumentenbasierte Vorgänge müssen durch Digitalisierung so optimiert werden, dass HR-Mitarbeiter von einer Zeiteinsparung profitieren.Viele mittelständische und grosse Unternehmen nutzen für ihre HR-Prozesse das SAP-HCM-Modul. Mit Hilfe eines angebundenen Archivsystems lassen sich damit auch Dokumente erfassen und archivieren, doch um das Aufgabenspektrum von Personalverantwortlichen komplett abzudecken, fehlen gewisse Funktionalitäten, wie etwa das Anlegen von Terminen zu Akten und Dokumenten inklusive Erinnerungsfunktion per E-Mail. Auch hinsichtlich komfortabler Dokumentensuche und verschiedenartiger Zugriffsmöglichkeiten lässt sich das SAP HCM sinnvoll ergänzen – und zwar durch eine elektronisch angebundene Personalakten-Lösung, entweder On-Premise oder in der Cloud. Diese stellt Zusatzfunktionen bereit wie die Terminkontrolle, Wiedervorlage oder die vereinfachte Recherche mit einer aktenübergreifenden Volltextsuche. Und nicht zuletzt wird durch die zeitlich begrenzte Möglichkeit einer Akteneinsicht durch Dritte auch für beschleunigte Abläufe gesorgt.
Die Einführung einer externen digitalen Aktenlösung, die per Schnittstelle an das SAP-Modul angebunden wird, ist somit ein möglicher Weg, die Personalverwaltung einfacher und produktiver zu gestalten. Der Vorteil: In der digitalen Personalakte sind sämtliche Dokumente zu einem Mitarbeiter jederzeit an zentraler Stelle verfügbar – in elektronischer Form, sodass die Koexistenz von digitalen Dateien und Papierdokumenten, wie sie derzeit noch in vielen Unternehmen üblich ist, entfällt.
Aufgrund der höheren Beweiskraft von Papierdokumenten vor Gericht ist es sinnvoll, juristisch relevante Unterlagen in einem Ordnerarchiv aufzubewahren. Im Tagesbetrieb hat es jedoch zahlreiche Vorteile, wenn die HR-Abteilung gänzlich ohne Papierakten auskommt. Schliesslich können diese ganz oder in Teilen verloren gehen, unbeaufsichtigt herumliegen, wegen verteilter Standorte nicht zugänglich und aufgrund daraus resultierender Schattenakten unvollständig sein. Eine digitale Verwaltung der sensiblen Personaldokumente gewährleistet hingegen, dass der Datenschutz stets eingehalten wird. Ein durchdachtes Rollen- und Rechtekonzept sorgt dafür, dass nur befugte Personen auf die verschiedenen Daten und Dokumente zugreifen können. Umgekehrt sind diese für die berechtigten Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zugänglich, selbst wenn mehrere Personen gleichzeitig auf die elektronische Akte zugreifen. So leistet eine vollständige Digitalisierung der Personalprozesse nicht zuletzt einen entscheidenden Beitrag zur Einhaltung der Compliance.
Ausserhalb der Personalakte
Mit einer digitalen Personalakte allein lassen sich jedoch nicht alle Dokumentenmanagement-Vorgänge abdecken: In jeder Personalabteilung werden auch Dokumente ohne eindeutigen Personenbezug aufbewahrt. Diese Dokumente gehören entweder aufgrund ihres Inhalts nicht in eine Personalakte, oder sie lassen sich keiner bestimmten Personalakte zuordnen. Zum einen sind dies regelmässig anfallende Beleglisten wie etwa Lohnjournale, in denen alle Gehaltsaufwendungen pro Monat beziehungsweise Jahr aufgeführt sind, oder Zahlungslisten für Lohnsteuer- und Krankenkassenbeiträge.
Zum anderen fallen darunter Dokumente allgemeiner Art, die keine konkrete Person betreffen oder aber gleich mehrere. Beispiele sind Beitragsbescheide (z. B. für die jährlichen Beiträge, die Arbeitgeber an Berufsgenossenschaften zahlen), Korrespondenz mit Arbeitsagenturen (etwa bezüglich vom Arbeitgeber bereitgestellter Ausbildungsplätze), Personalstatistiken und Prämienvorschlagslisten (wenn etwa eine Führungskraft drei Mitarbeiter für eine Bonuszahlung vorschlägt, von denen nur einer die Prämie erhält).
Schliesslich gibt es auch Dokumente mit eindeutigem Personenbezug, die nicht in der Personalakte aufbewahrt werden dürfen. So sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Mitarbeitern, die wegen einer bestimmten Erkrankung mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres arbeitsunfähig sind, ein sogenanntes Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten. Im Zusammenhang eines BEM darf zum Beispiel nur in die Personalakte aufgenommen werden, ob es dem Mitarbeiter angeboten wurde, ob dieser zugestimmt hat etc. Dokumente, die sensible Informationen zum Gesundheitszustand der betroffenen Person enthalten, wie etwa ärztliche Gutachten oder Stellungnahmen des Rehaträgers, haben in der Personalakte jedoch nichts zu suchen.
Arbeitgeberakte als Modul
Um sämtliche Personaldokumente zeiteffizient und Compliancekonform verwalten zu können, sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Enterprise-Content-Management-(ECM)-Lösung für die HR-Abteilung darauf achten, dass diese nicht nur die digitale Verwaltung von Personalakten ermöglicht, sondern sämtliche HR-relevanten Dokumente in einer digitalen Arbeitgeberakte erfasst. Diese sollte sauber von den Personalakten getrennt werden können. Das Arbeitgeberakten-Modul muss übersichtlich und strukturiert aufgebaut sein wie eine digitale Personalakte und die Möglichkeit bieten, Prozesse zu automatisieren. Sinnvoll ist zum Beispiel eine Ablagesystematik, in der Beleglisten (Lohnjournale, Zahlungslisten) und sonstige Dokumente getrennt voneinander erfasst werden können.
Da erstere oft sehr umfangreich sind und daher von externen Dienstleistern ohnehin nur elektronisch geliefert werden, können sie fast vollständig automatisiert in die Arbeitgeberakte überführt bzw. geladen werden. Bei der Ablage der sonstigen Dokumente sollte es möglich sein, Verbindungen zu Geschäftspartnern und Mitarbeitern herzustellen, sodass sich Dokumente über unterschiedliche Suchbegriffe und -wege auffinden lassen.
Neben einem intuitiven Aufbau der Aktenlösung, der ein schnelles Zurechtfinden ermöglicht, ist auch eine leistungsfähige Reporting-Funktion unabdingbar. Diese erlaubt es, durch Abfragen schnell und einfach Übersichten zu generieren, sei es nach Dokumentart, Geschäftspartner oder Mitarbeiter. So sollte es möglich sein, mit wenigen Klicks eine Übersicht über die Beitragsbescheide des Pensionssicherungsvereins der letzten fünf Jahre zu erstellen.
Voraussetzung dafür ist, dass ein Dokument beim Ablegen entsprechend klassifiziert wird: Durch Zuordnung zu Mitarbeitern und Geschäftspartnern ist der Bezug des Dokuments sofort ersichtlich und für die Gliederungsfunktion zugänglich. Für das schnelle Auffinden von Dokumenten darf natürlich auch eine Volltextsuche nicht fehlen; hierfür benötigt die Lösung eine integrierte Texterkennung. Mit diesen Funktionalitäten kann sich jeder Benutzer innerhalb von Sekunden einen Überblick über die gerade benötigten Dokumente verschaffen – und die frei gewordene Zeit für andere Aufgaben nutzen.
