Ein historisch gewachsenes Flickwerk: So liesse sich die Software-Landschaft vieler hiesiger KMU beschreiben. Veraltete Buchhaltungs-, Lagerverwaltungs- oder Dokumentenverwaltungssysteme prägen den Arbeitsalltag ihrer Mitarbeitenden. Sie entstehen durch unterschiedliche Anschaffungsjahre, Anbieter und Marken und werden zum Fass ohne Boden für die Informatikabteilungen. Denn sie zu warten und zu aktualisieren, wird mit jedem Betriebsjahr schwieriger und kostenintensiver.
Wachsender Druck
Die überholte IT-Landschaft steht im markanten Gegensatz zum Umfeld von KMU, das immer anspruchsvoller wird: Komplexe gesetzliche Vorgaben und administrative Aufgaben fordern die Unternehmen heraus – sei es bei der Mehrwertsteuer, der Rechnungslegung oder der Personaladministration. Und auch von- seiten der Kundschaft verstärkt sich der Druck. Brachte der Konsument vor fünfzehn Jahren noch wenig Wissen beim Kauf einer Dienstleistung oder eines Produkts mit, so ist er heute bestens informiert. Bevor er sich beim Anbieter meldet, durchstöbert er Online-Vergleichsportale, recherchiert im Netz und ist auf sozialen Medien aktiv. Mit einem Rucksack voller Vorwissen wendet er sich an den Markt. Wer ihm hier keinen herausragenden und schnellen Service bietet, verliert den potenziellen Kunden an die Konkurrenz.
Der Kunde ist also permanent auf dem Absprung. Um mit ihm und seinen veränderten Bedürfnissen mitzuhalten, müssen Unternehmen in Sachen Informatik, Technologie und Service nachziehen. Dies betrifft auch ihre Mitarbeitenden, denn unter ihnen befinden sich zunehmend «Digital Natives», also jene Fachkräfte, die mit Computer und Internet aufgewachsen sind. Sie brauchen Arbeitsinstrumente, die auf ihre Fähigkeiten zugeschnitten sind und mit denen sie das Beste aus sich herausholen können.
Standardisieren und vernetzen
Eine Möglichkeit, den IT-Rückstand wettzumachen, sind Enterprise-Resource-Planning-Softwarelösungen (ERP). ERP-Lösungen sind in der Informatiklandschaft grundsätzlich nicht neu. Grossunternehmen und Konzerne greifen längst auf ganzheitliche Unternehmenssoftware zurück. Sie verbinden gleich mehrere Systeme miteinander und werden so für die gesamte Ressourcenplanung eingesetzt. Teilsysteme wie die Buchhaltung, die Lagerverwaltung, das Berichtswesen sowie die E-Mail-, Kalender- oder Dokumentenverwaltung werden miteinander verknüpft.
Mitarbeitende aus unterschiedlichen Geschäftsfeldern haben somit Zugang zu Daten, die ihnen bei ihrer Tätigkeit dienlich sind: So hat ein Servicetechniker beispielsweise Einblick in die Eigenschaften der beim Kunden installierten Geräte sowie in die laufenden Wartungsverträge. Der Kundenservice wiederum sieht, welche Wartungseinsätze geplant, welche Bestellungen offen sind und wie sich die Lieferplanung gestaltet.
Anbieter von ERP-Systemen bieten in diesem Zusammenhang oft Branchenlösungen an, deren Teilpakete auf die Grösse und das Tätigkeitsgebiet der Unternehmen zugeschnitten sind. ERP-Systeme lassen sich zudem beliebig erweitern – auch durch die Integration externer Systeme wie Lieferantensysteme oder Webshops. Wer zudem seine Prozesse wie die Rechnungsstellung, Zahlungsverarbeitung oder die Monatsabschlüsse durch ERP standardisiert, arbeitet effizienter.
Mehr Leistung innert weniger Zeit ermöglichen moderne ERP-Lösungen auch durch ihre intuitiven Benutzeroberflächen sowie rollenspezifische Ansichten und Prozesse. Sie spielen den Mitarbeitenden in die Hand und lassen sie effizient und produktiv arbeiten. Zudem öffnen sie den Weg zu einem positiven Kundenerlebnis: Verkäufer können bei der Kundenbetreuung am Point of Sale mobile Geräte einsetzen und ihre Kunden umfassend informieren und beraten. Vernetzte Daten aus allen Geschäftsfeldern wie Lagerbestän-de, Preise sowie Produkteigenschaften liefern ihnen unmittelbar jene Informationen, die sie gerade brauchen. Dadurch fallen Wartezeiten weg, und der Kunde realisiert, dass sein Verkäufer genauso gut informiert ist wie er selbst.
