Manuelles Vertragsmanagement ist nicht nur aufwendig, sondern auch extrem fehleranfällig. Jede Menge E-Mails, beginnend mit der Anfrage bis hin zur Unterzeichnung und Archivierung, werden im Laufe eines Vertragslebens zwischen den verantwortlichen Personen hin- und hergeschickt. Im Laufe der Zeit können durch mehrfach vorhandene Versionen Fehlerquellen und potenzielle Datenschutzverletzungen entstehen. Durch die überwiegend händisch organisierten Workflows wird ein Vertrag zudem schnell zum betriebswirtschaftlichen Faktor und kann dadurch das Budget unnötigerweise belasten oder stellt ein nicht kalkulierbares Risiko dar.
Verträge sind lebendig
Organisationen, die heute noch nicht über softwaregestützte Prozesstools verfügen, sehen sich daher mit unterschiedlichen Herausforderungen konfrontiert. Dabei müssen sich Unternehmen permanent die Frage stellen, ob diese mittelbaren sowie unmittelbaren Kosten in Zeiten von digitalen Lösungen wirklich noch sein müssen. Eine Antwort auf diese Frage findet sich in der Cloud.
Verträge gehen immer mit einer Vielzahl an Rechten und Pflichten einher. Diese beginnen meist mit dem unerlässlichen Abschluss einer Geheimhaltungspflicht und gehen über in fortwährende Pflichten. Der Vertrag selbst «endet» also nicht mit der Unterzeichnung oder einer notariellen Beurkundung – ganz im Gegenteil. Vertragsmanagement kann als mitunter äusserst lebendiger Prozess bezeichnet werden, und das macht ihn eben auch fehleranfällig. So werden über die gesamte Dauer der Vertragsverhandlungen sensible Daten ausgetauscht, der Überblick über Zugriffsrechte und Kontrollen kann dabei schnell verloren gehen. Und auch wenn kollaboratives Arbeiten heutzutage unerlässlich geworden ist, so bergen Projekte, bei denen Texte in Zusammenarbeit von mehreren Personen entstehen, gewisse rechtliche und organisatorische Risiken. Was oft fehlt, ist die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf, der übersichtlich ist, bei dem die Zuständigkeiten geklärt und Änderungen nachvollziehbar sind.
Die Vorteile
Public Cloud Services bieten über den gesamten Vertragslebenszyklus den richtigen Rahmen für professionelles Vertragsmanagement. Zudem ergeben sich mit dem Arbeiten in der Cloud für Unternehmen ganz neue Chancen. Eine Studie von Forrester Research kam zu dem Schluss, dass sich die Dauer der Vertragserstellung mithilfe einer guten Software um bis zu neunzig Prozent reduzieren lässt (Forrester: Market Overview: Contract Life-Cycle Management, 2014). Dass durch diese Zeitersparnis auch das Budget geschont wird, ist nicht von der Hand zu weisen.
Als weiteres hilfreiches Tool des cloudbasierten Vertragsmanagements ist die Zeitreise-Funktion zu erwähnen. Sie ermöglicht eine lückenlose Dokumentation aller vorgenommenen Änderungen. Zahllose E-Mails und Vertragsversionen gehören demnach der Vergangenheit an, Personalressourcen können wieder effizient eingesetzt werden – eine weitere kostenintensive Fehlerquelle verschwindet.
Professionelle Cloud-Services ermöglichen zudem die Kontrolle und Vergabe unterschiedlicher Zugriffsrechte oder Berechtigungen in Bezug auf die im Umlauf befindlichen Dokumente. Mit nur einem Klick können Benutzern ihre Rechte aber auch wieder entzogen werden wie zum Beispiel externen Beratern, wenn ihre Dienstleistung beendet ist. Wer sich für cloudbasiertes Vertragsmanagement entscheidet, sollte den Cloud-Lösungen Vorrang geben, die für den Login eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangen sowie eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbieten.
